Używając Google do wspólnej skrzynki odbiorczej, możesz mieć pewność, że żadne wiadomości nie przebiją się przez pęknięcia.
Źródło obrazu: dolgachov/iStock/Getty Images
Google udostępnia funkcję o nazwie Grupy, która umożliwia zespołom projektowym, klubom i klasom – lub osobom z dowolnej innej grupy – komunikowanie się i udostępnianie treści, takich jak dokumenty, filmy i kalendarze. Jednym ze sposobów korzystania z grupy jest skonfigurowanie jej jako wspólnej skrzynki odbiorczej. Twój zespół może używać tego konta do czytania i odpowiadania na wiadomości publikowane przez członków grupy, a nawet klientów. Korzystając z Grup dyskusyjnych Google dla Firm, możesz dołączyć nieograniczoną liczbę członków i przydzielić obowiązki poszczególnym osobom.
Krok 1
Przejdź do witryny Grup dyskusyjnych Google (patrz Zasoby) i kliknij „Utwórz grupę”. Wprowadź nazwę grupy i wpisz adres e-mail, którego chcesz użyć, kończący się na „@googlegroups.com”. Wprowadź opis grupy, aby członkowie mogli pogląd.
Wideo dnia
Krok 2
Wybierz opcję „Wspólna skrzynka odbiorcza” z listy rozwijanej Wybierz typ grupy. Wybierz typy członków, którym chcesz zezwolić na dostęp do funkcji skrzynki odbiorczej. Wybierz podstawowe uprawnienia, które chcesz zastosować, takie jak umożliwienie publiczności przeglądania tematów lub umożliwienie wszystkim członkom grupy publikowania wiadomości. Kliknij „Utwórz”, a następnie „OK”, aby zarządzać ustawieniami skrzynki odbiorczej.
Krok 3
Kliknij link „Zarządzaj” u dołu strony Tematy. Kliknij „Zaproś członków” w lewym okienku, aby otworzyć formularz zaproszenia e-mail. Wprowadź adresy e-mail osób, którym chcesz zezwolić na korzystanie ze skrzynki odbiorczej, wpisz wiadomość z zaproszeniem i kliknij „Wyślij zaproszenia”.
Krok 4
Wybierz "Role" w lewym okienku i kliknij "Role". Wybierz rolę, której ustawieniami chcesz zarządzać. Dodaj członków do roli i wybierz uprawnienia, które chcesz zastosować. Powtórz dla pozostałych ról. W zależności od przydzielonych ról członkowie otrzymują powiadomienia na swój podstawowy adres e-mail, gdy ktoś opublikuje nową wiadomość.
Wskazówka
Aby mieć oko na dyskusję, dodaj ją do ulubionych, klikając ikonę gwiazdki, co spowoduje dodanie dyskusji do sekcji Oznaczone gwiazdką w menu głównym po lewej stronie.
Członkowie grupy mogą kliknąć przycisk „Oznacz jako najlepszą odpowiedź” przy swoich ulubionych odpowiedziach na pytania lub przycisk „Oznacz jako zakończony”, gdy problem zostanie rozwiązany.
Menedżerowie lub właściciele grup mogą wyświetlać odpowiedzi uznane za najlepsze ponad innymi. Kliknij ikonę koła zębatego, wybierz „Zarządzaj grupą” i wybierz „Zaawansowane”. Kliknij „Dostosuj widok internetowy” i wybierz „Tak” poniżej opcji Wyświetl kopię najlepszej odpowiedzi nad innymi odpowiedziami.
