Jak utworzyć podstawowy arkusz kalkulacyjny inwentaryzacji w programie Excel

Zarządzanie zapasami ma kluczowe znaczenie dla każdej działalności detalicznej. Nawet modele biznesowe niedetaliczne wymagają wewnętrznego zarządzania zapasami w celu śledzenia narzędzi i sprzętu. Excel jest wyjątkowo przydatny, ponieważ oferuje tani sposób skutecznego śledzenia zapasów. Duży, złożony sklep odniesie korzyści z kompleksowego oprogramowania do zarządzania, ale Excel wystarczy do prostych potrzeb związanych z zarządzaniem zapasami.

Zarządzanie zapasami to system, który śledzi towary w momencie ich pojawienia się w firmie i rejestruje je, gdy zostaną sprzedane. Na przykład sklep odzieżowy wprowadzi do systemu 100 koszul po ich zamówieniu i umieszczeniu na stojakach. Kiedy klient kupuje jedną z tych koszul, pozycja jest wyrejestrowana z zapasów, a sprzedaż jest rozliczana z dołączoną marżą zysku. Kiedy 80 z tych koszul zostanie sprzedanych, kierownik lub właściciel może rozważyć złożenie nowego zamówienia w celu uzupełnienia zapasów.

Bez wdrożonego systemu zarządzania zapasy nie są śledzone, a sklep nie wie, ile każdego artykułu jest na stanie. Zaburza to systemy zamawiania, księgowość finansową oraz zdolność do monitorowania sprzedaży i podejmowania świadomych decyzji zakupowych w oparciu o najlepiej i najgorzej sprzedające się przedmioty.

Excel jest mniej zautomatyzowany niż programy, które łączą się z systemem punktów sprzedaży (POS). Te systemy POS służą do rejestrowania transakcji i przetwarzania kart kredytowych. Wiele z nich jest również zaprojektowanych do śledzenia zapasów. Sklep ręcznie wprowadza nowy stan magazynowy, a każdy przedmiot jest usuwany z magazynu po zakończeniu sprzedaży. Przechowuj oprogramowanie do inwentaryzacji w programie Excel nie jest to powszechne, ale wiele programów umożliwia eksport do programu Excel w celu prowadzenia dokumentacji.

Tworzenie arkusza kalkulacyjnego to dość prosty proces. Zarządzanie zapasami Formuły Excela są również przydatne do śledzenia całkowitej wartości zapasów zalogowanych do systemu. Aby rozpocząć, utwórz nagłówki kategorii dla każdej kolumny.

Użyj nagłówka Przedmiot dla pierwszej kolumny, Ilość dla drugiego i Cena jednostkowa dla trzeciego i Całkowita wartość za czwartą. Chociaż istnieje wiele różnych systemów śledzenia zapasów, ten utrzymuje dokładną liczbę i pokazuje całkowitą wartość wszystkich zapasów w magazynie.

W przypadku kolumny Wartość całkowita pomnóż ilość przez cenę jednostkową, aby określić tę liczbę w każdym wierszu. Formuła śledzenia wartości każdego towaru w magazynie to =suma (b*c). Zastosuj to do każdego wiersza, aby każda pozycja magazynowa generowała unikalną wartość na podstawie ilości i ceny jednostkowej. Na przykład koszulka wymieniona w trzecim rzędzie użyłaby =suma (b3*c3) aby określić całkowitą wartość na twoim arkusz inwentarzowy w Excelu.

Excel jest przydatny, ale nie zawsze jest najlepszą opcją. System arkuszy kalkulacyjnych sprawdza się w firmach zajmujących się tylko kilkoma pozycjami. Na przykład firma sprzedająca wyroby medyczne może mieć w zapasie tylko kilka różnych dużych pozycji. Model maszyny rentgenowskiej z 20 jednostkami jest łatwy do śledzenia, niezależnie od wartości każdej jednostki. Jest to sytuacja o małej liczbie i niskim stanie zapasów, która znacznie ułatwia śledzenie.

Firma medyczna sprzedająca wszystko, od wacików z gazy po maści, będzie jednak wymagać bardziej niezawodnego systemu do śledzenia zapasów. Excel nadal jest możliwy, ale dostęp do właściwej przestrzeni w arkuszu kalkulacyjnym, gdy wymienione są tysiące elementów, sprawia, że ​​proces jest nieefektywny. Program z funkcją wyszukiwania może szybko wyciągnąć przedmiot, wyświetlając wszystkie istotne informacje w zakresie dostępnych zapasów, dokonanej sprzedaży, wartości sprzedaży oraz łącznej wartości pozostałych zapasów w Zbiory.

Rozważ użycie programu Excel jako programu startowego do podstawowego śledzenia zapasów i w razie potrzeby uaktualnij go do poważniejszego systemu. Oprogramowanie do śledzenia zapasów jest drogie, ale warte jest poniesienia kosztów w przypadku śledzenia wielu jednostek o wysokich obrotach.