Excel może ograniczyć błędy, automatyzując obliczenia.
Źródło obrazu: rgbdigital/iStock/Getty Images
Excel ma reputację używanego w działach księgowych i chociaż jego funkcje matematyczne są niezbędne do prowadzenia ksiąg rachunkowych, Arkusze kalkulacyjne i wykresy programu pomagają we wszystkim, od tworzenia listy zakupów po analizę naukową dokumentacja. Przejście z programu Word do programu Excel w celu wykonywania codziennych zadań może początkowo wydawać się onieśmielające, ale gdy przyzwyczaisz się do pracy w arkuszu kalkulacyjnym, program Excel znacznie uprości organizację i obliczenia.
Zrób listę dla domu lub pracy
Jedną z najprostszych, ale najbardziej podstawowych umiejętności programu Excel jest: porządkowanie danych. Excel nie może konkurować z Microsoft Access do tworzenia złożonych baz danych, ale do codziennej organizacji Excel ma wiele funkcji i jest znacznie łatwiejszy w użyciu. Aby sporządzić listę, po prostu wpisz dowolną komórkę, której potrzebujesz — bez względu na to, czy potrzebujesz podstawowej dwukolumnowej listy zakupów, inwentarza lub
katalog całej Twojej biblioteki, program Excel pomaga utrzymać dane na miejscu oraz zapewnia sortowanie i wyszukiwanie.Wideo dnia
Dla bardziej wyszukanego układu bez dodatkowej pracy, zacznij od szablonu, wyszukując stronę „Nowy” w menu Plik w programie Excel 2010 lub 2013. Firma Microsoft udostępnia wiele bezpłatnych szablonów do tworzenia list, od spisów sportowych, przez faktury, po książki telefoniczne.
Wykreśl swoje dane na wykresie
Wprowadź zakres danych do Excela, a program może je automatycznie zwizualizować w postaci wykresu lub wykresu. Po wpisaniu danych zaznacz je i wybierz jeden ze stylów wykresu na karcie Wstawianie. Excel 2013 sprawia, że proces jest jeszcze łatwiejszy dzięki „Polecane wykresy”, który skanuje Twoje dane i wyświetla podgląd najtrafniejszych wykresów.
Poprawne układanie danych na wykresie wymaga pewnej praktyki. Na przykład, aby zbudować wykres kołowy, użyj dwóch kolumn: pierwszej zawierającej etykiety, a drugiej zawierającej wartości procentowe. Podobnie wykres liniowy wykorzystuje tylko dwie kolumny: jedną dla etykiet, a drugą dla punktów na osi Y. Jeśli Twoje dane zawierają współrzędne X i Y, użyj zamiast tego wykresu punktowego.
Zautomatyzuj księgowość za pomocą funkcji
Funkcje Excela automatyzują formuły matematyczne, upraszczając księgowość, księgowość i inne śledzenie danych. Jedna z najczęstszych funkcji, SUMA, dodaje do siebie inne komórki i ma skrót za pomocą jednego przycisku: wybierz grupę komórek i naciśnij "Alt-Równe", aby uzupełnić sumę. Niektóre funkcje analizują zawartość komórek i mogą nawet pracować z tekstem. Na przykład EXACT sprawdza, czy dwie komórki mają tę samą zawartość i zwraca „PRAWDA” lub „FAŁSZ”.
Aby wprowadzić funkcję, wpisz znak równości, nazwę funkcji i otwarty nawias, a następnie wypełnij jego zmienne, klikając inne komórki, aby odnieść się do ich zawartości. Aby uzyskać wskazówki dotyczące korzystania z dowolnej funkcji, wybierz ją z Biblioteki funkcji na karcie Formuły.
Oblicz za pomocą złożonych formuł
Aby w pełni wykorzystać funkcje programu Excel, połącz je w formuły wieloczęściowe do wykonywania skomplikowanych obliczeń. Prawie każdy zestaw funkcji może ze sobą współpracować. Na przykład dodaj kolumnę komórek, a następnie zaokrąglij ją do najbliższej setki, łącząc opcję SUMA z ZAOKR: =ZAOKR(SUMA(A1:A5);-2) zaokrągla sumę komórek od A1 do A5 do dwóch miejsc na lewo od przecinka, co daje zaokrąglenie do setek.
Formuły mogą również odwoływać się do innych formuł. Jednym z zastosowań jest szybkie śledzenie rozliczeń i płatności dla Twojej firmy. Zsumuj faktury klienta w jednej kolumnie, zsumuj płatności w drugiej kolumnie, a następnie użyj funkcji JEŻELI, aby uzyskać prostą odpowiedź: =JEŻELI(B10>=A10;"PŁATNE";"NIEPŁATNE") sprawdza, czy suma płatności w B10 jest równa lub przekracza sumę opłat w A10 i zgłasza „ZAPŁACONO” lub „NIEZAPŁACONO” w postaci zwykłego tekstu.
