Jak zapisywać dokumenty Word bez znaczników

Tryb recenzji programu Microsoft Word — powszechnie określany najpopularniejszą funkcją „Śledź zmiany” — umożliwia użytkownikom udostępnianie dokumentów i współpracę nad nimi. Włączenie tej funkcji powoduje, że program Word odnotowuje wszelkie zmiany wprowadzone w dokumencie od tego momentu i umożliwia pozostawienie komentarzy innym użytkownikom przeglądającym dokument. Jednak chociaż śledzenie zmian w programie Word może być korzystne, wysłanie dokumentu programu Word może być kłopotliwe, a nawet katastrofalne klientowi, instruktorowi klasy lub koledze, tylko po to, aby powiedzieć, że wszystkie znaczniki i komentarze są widoczne po otwarciu dokument. Możesz temu zapobiec, wyłączając śledzenie zmian w programie Word, ale musisz zrozumieć, że program Word może nadal śledzić zmiany, nawet jeśli ich nie widzisz.

Większość użytkowników, którzy przypadkowo wysyłają dokumenty, które nadal zawierają znaczniki, robi to z prostego powodu; ukrywanie śledzonych zmian w widoku nie powoduje usunięcia tych zmian z dokumentu. Microsoft Word pozwala użytkownikom na ukrywanie i ujawnianie notatek dokumentu z zakładki „Recenzja” zgodnie z potrzebami, aby przyspieszyć uruchom program i zminimalizuj czynniki rozpraszające, które mogą pojawić się przy każdej edycji i nowym zdaniu zalogowany. Można to zrobić za pomocą menu rozwijanych na karcie Recenzja po prawej stronie przycisku „Śledź zmiany”. Nawet jeśli program nie wyświetla zmian w momencie ich wystąpienia, jeśli funkcja została włączona, program Word nadal śledzi i rejestruje je w dokumencie. Możesz zapisać dokument ze zmianami ukrytymi przed Twoim widokiem, ale nadal będą one widoczne dla innych użytkowników, chyba że usuniesz je poprawnie.

Podczas gdy zapisywanie dokumentu Word bez znaczników było skomplikowane, pakiet Microsoft Office 2016 upraszcza ten proces. Kliknij kartę „Recenzja” w menu nad dokumentem, aby rozpocząć proces, i wybierz przycisk „Śledź zmiany” w menu trybu recenzji, aby wyłączyć śledzenie. Jeśli nie widzisz dziennika zmian w dokumencie, kliknij górne menu rozwijane po prawej stronie przycisku Śledź zmiany. Powinien brzmieć „Brak znaczników”, jeśli nie są widoczne żadne zmiany. Wybierz „Cała adiustacja”, aby wyświetlić wszelkie zmiany zarejestrowane w dokumencie. Spowoduje to również wyświetlenie komentarzy do dokumentu, jeśli takie istnieją. Spójrz na okno po prawej stronie ekranu. Musisz rozwiązać lub odrzucić każdą ze zmian lub komentarzy, aby je odrzucić. Jeśli chcesz to zrobić szybko, wybierz menu rozwijane pod przyciskami „Akceptuj” lub „Odrzuć” w panelu Zmiany, a także przycisk „Usuń” w panelu Komentarze. Kliknięcie opcji akceptowania, odrzucania lub usuwania wszystkich zmian lub komentarzy znacznie przyspiesza rozwiązywanie zmian.

Po rozwiązaniu zmian i usunięciu komentarzy zapisz dokument i otwórz go ponownie w programie Word. Jeśli jakiekolwiek śledzone zmiany nadal istnieją, program Word wyświetla uwagi dotyczące znaczników podczas ładowania dokumentu — umożliwiając ich zlokalizowanie i rozwiązanie lub usunięcie ich w razie potrzeby. Możesz także użyć funkcji Inspektora dokumentów programu Word, aby przejrzeć dokument jako całość, aby usunąć dowolne informacje, których możesz nie chcieć udostępniać, takie jak dane osobowe przypisane do dokumentu lub ukryte tekst. Dostęp do tego można uzyskać, klikając „Plik” w menu u góry okna programu Word i wybierając „Informacje”, a następnie „Sprawdź problemy” i wreszcie „Sprawdź dokument”.