Jak przeprowadzić wyszukiwanie w arkuszu kalkulacyjnym Excel

Excel to niezwykle przydatne narzędzie, jeśli chodzi o analizę i syntezę dużych ilości informacji, ale znalezienie pojedynczej frazy lub liczby w obszernym arkuszu kalkulacyjnym może przypominać szukanie igły w stóg siana. Przy tak wielu kolumnach i wierszach danych ręczne zlokalizowanie pojedynczej informacji nie jest ani łatwe ani praktyczne, co jest dlaczego firma Microsoft udostępniła kilka funkcji, których możesz użyć do wyszukiwania w programie Excel i podkręcania informacji, które są dla Ciebie szukać. Możesz jednak podejść do problemu na kilka sposobów, więc warto poznać je wszystkie przed podjęciem decyzji o najlepszym rozwiązaniu.

Najprostszym sposobem wyszukiwania w arkuszu kalkulacyjnym określonej frazy lub liczby jest użycie przycisku Znajdować w taki sam sposób, jak w programie Microsoft Word i wielu innych programach pakietu Office. Ta opcja nie wymaga żadnego kodu i zwraca dokładnie to, czego szukasz — lokalizacje komórek określonych ciągów tekstu lub liczb. Inne opcje wyszukiwania określonych informacji w arkuszu kalkulacyjnym są bardziej przydatne do znajdowania czegoś w określonej komórce i wymagają nieco więcej pracy, aby uzyskać dokładnie to, czego chcesz.

Pod Dom spójrz po prawej stronie wstążki na Znajdź i wybierz w Redagowanie Grupa. Kliknij strzałkę w dół, a następnie wybierz Znajdować lub Zastępować z wyświetlonych opcji. ten Znajdować opcja służy tylko do wyszukiwania określonych fragmentów tekstu i wyświetla najprostszą wersję okna. Wpisz tekst, którego szukasz, w Znajdź co pole, a następnie kliknij albo Znajdź następny aby przejść przez wszystkie wystąpienia słowa, liczby lub frazy lub Znajdź wszystko aby wyświetlić listę wszystkich lokalizacji komórek zawierających wyszukiwany termin.

Kliknij Opcje>> aby wyświetlić więcej możliwości wyboru dokładnie tego, co ma przywrócić okno. Możesz zmienić W ciągu pole, aby przeszukać arkusz lub cały skoroszyt. Wyszukiwanie można uporządkować według wierszy lub kolumn za pomocą Szukaj i możesz wybrać wyszukiwanie w formułach, wartościach lub komentarzach za pomocą Zaglądać pole. Masz również opcje na Sprawa meczu, który zwraca tylko komórki z pasującymi wielkościami liter, lub for Dopasuj całą zawartość komórki gdy chcesz uzyskać tylko wyniki, w których wyszukiwane hasło zajmuje całą komórkę. Możesz użyć Format możliwość znalezienia wystąpień określonego formatowania.

ten Znajdować opcja lokalizuje szukany termin, ale co, jeśli chcesz coś zmienić w każdym przypadku, w którym się pojawi? Na przykład, jeśli podałeś nazwę klienta jako Kowal, ale tak naprawdę jest Smyth, będziesz chciał zmienić każde wystąpienie Kowal do Smyth. Użyj Zastępować do tego celu, którą wybierasz za pomocą menu rozwijanego pod Znaleźć zamiennik lub przechodząc do Zastępować zakładka z okna, które wywołałeś w ostatnim kroku za pomocą Znajdować opcja.

Ta metoda działa dokładnie w taki sam sposób, jak Znajdować sekcja, z wyjątkiem dodatkowego pola o nazwie Zamienić gdzie wpisujesz tekst lub numer, który chcesz na swoim miejscu. W tym przykładzie wpiszesz Kowal w Znajdź co pole i Smyth w Zamienić pole. Wszystkie pozostałe opcje są takie same, więc możesz wybrać wyszukanie określonego terminu i ponowne sformatowanie każdej zawierającej go komórki, na przykład za pomocą Format opcja obok Zamienić pole.

Jak w Znajdować sekcję, możesz kliknąć Zastępować lub Zamień wszystko aby zastąpić każdą instancję po kolei lub zastąpić je wszystkie naraz.

Istnieją określone funkcje programu Excel zaprojektowane do obsługi różnych aspektów wyszukiwania w programie Excel, przy czym Szukaj funkcja będąca jedną z dwóch najważniejszych. Ta funkcja została zaprojektowana, aby pomóc Ci wyszukać w określonej komórce ciąg znaków. Poznanie podstaw jego używania może być przydatne w wielu sytuacjach, zwłaszcza gdy masz komórki zawierające wiele znaków.

ten Szukaj funkcja w Excelu ma trzy argumenty w formacie SZUKAJ(znajdź_tekst; w_tekście; [liczba_początkowa]) używając terminologii Excela. ten Znajdź tekst sekcja to miejsce, w którym wpisujesz ciąg tekstowy, którego szukasz, a w_tekście sekcja to miejsce, w którym wpisujesz odwołanie do komórki zawierającej tekst, który chcesz przeszukać. Zwraca to liczbę, która określa numer znaku, od którego zaczyna się wyszukiwane hasło lub #WARTOŚĆ! jeśli w ogóle nie pojawia się w komórce. Możesz użyć ostatniego opcjonalnego argumentu [_start_num_], aby wprowadzić numer znaku, który rozpocznie wyszukiwanie od tego numeru znaku i ignoruje wszystko przed nim.

Na przykład, jeśli szukałeś kodu pocztowego 98199 z serii adresów, aby znaleźć w arkuszu kalkulacyjnym osoby mieszkające w określonej lokalizacji, należy wpisać =Szukaj("98199", [odwołanie do komórki_]) z odwołaniem do określonej komórki w miejscu [_odwołanie do komórki_], więc _=Szukaj("98199", A3), na przykład. Stamtąd możesz przeciągnąć formułę w dół kolumny lub w poprzek wiersza, aby sprawdzić inne komórki, pamiętając, że wróci #WARTOŚĆ! jeśli termin się nie pojawia.

ten Znajdować funkcja w Excelu działa bardzo podobnie do Szukaj funkcja, ale nie jest tak skuteczna jak użycie Znaleźć zamiennik opcja, jeśli chcesz przeszukać cały arkusz. Argumenty Znajdować funkcji są dokładnie takie same jak te z Szukaj funkcjonować: Znajdź tekst, w_tekście, [numer_początkowy]. Więc używasz go w ten sam sposób.

W poprzednim przykładzie należy wpisać =Znajdź("98199";A3) aby sprawdzić, gdzie w komórce A3 pojawia się kod pocztowy, jeśli w ogóle się pojawia. Wyjścia są również takie same jak dla Szukaj funkcjonować. Możesz wpisać tę formułę do jednej komórki, a następnie przeciągnąć ją, aby skopiować formułę, ale zmienić dowolną komórkę odwołuje się odpowiednio, co pozwala przeszukać arkusz kalkulacyjny lub kolumnę lub wiersz w nim pod kątem konkretny termin.

Możesz się zastanawiać, dlaczego Szukaj oraz Znajdować są oddzielnymi funkcjami Excela, jeśli mają te same argumenty i wyświetlają te same podstawowe informacje. Istnieją dwie kluczowe różnice między tymi dwiema funkcjami, a poznanie ich pomoże ci wybrać najlepszą do użycia w każdej sytuacji.

ten Szukaj w funkcji nie jest rozróżniana wielkość liter, ale Znajdować jest. Jeśli szukasz Zielony, na przykład Znajdować funkcja nie zwróci wartości dla komórek, które zawierają Zielony, ale Szukaj funkcja będzie. Inną ważną różnicą między nimi jest to, że Szukaj pozwala używać znaków wieloznacznych w wyszukiwanym ciągu, co może być przydatne w wielu sytuacjach, ale Znajdować nie.

Jeśli chcesz wyszukać początek i koniec określonego terminu, ale chcesz zwrócić wszystkie wyniki, niezależnie od tego, co znajduje się w środku wyszukiwanego terminu, możesz skorzystać ze znaków wieloznacznych ? i ***** za pomocą funkcji Szukaj lub okna dialogowego Znajdź i zamień.

ten ? znak umieszczony w środku wyszukiwanego terminu ( Znajdź tekst argument) nakazuje programowi Excel umieszczenie określonego terminu z dowolnym indywidualnym znakiem w miejscu, w którym znajduje się znak zapytania. Na przykład, jeśli szukasz s? T, dostajesz sat lub ustawić jako wyniki, ale nie zużyty, ponieważ ta druga opcja zawiera wiele znaków między s oraz T.

ten Znak **** działa w zasadzie w taki sam sposób jak znak zapytania, z wyjątkiem tego, że może to być dowolna liczba znaków w miejscu, które zajmuje. Na przykład, jeśli wyszukujesz _st, _ wyniki mogą obejmować sat, siedzieć, pluć, miejsce, zużyty i jakakolwiek inna kombinacja z s oraz T na początku i na końcu. Użycie dowolnego symbolu wieloznacznego w wyszukiwaniu zapewnia wszystkie wyniki, których szukasz, bez pominięcia wszystko, co może być istotne, ale uważaj, jak tego używasz, ponieważ może to również prowadzić do obcych wyniki.

Co więc robisz, gdy chcesz wyszukać znak zapytania? Jak byś powstrzymał program Excel przed traktowaniem go jako znaku wieloznacznego? Można to osiągnąć, wpisując tyldę ~ w polu przed poszukiwaną postacią. Na przykład, jeśli chcesz wyszukać znak zapytania w komórce A2, wpisz =Szukaj("~?",A2) do pustej komórki.

Kiedy szukasz jednego z wielu terminów w określonej komórce, metody opisane do tej pory nie działają, chyba że utworzysz oddzielne wyszukiwanie dla każdego pojedynczego terminu. Jednak za pomocą formuły można wyszukiwać wiele terminów jednocześnie, chociaż ta metoda zajmuje trochę czasu, zanim zostanie poprawnie skonfigurowana. Ta metoda obejmuje Szukaj funkcja działająca w połączeniu z Czy numer funkcja i SumProduct.

Chociaż nie jest to wymagane, tworzenie nazwany zakres dla listy rzeczy, które chcesz przetestować, upraszcza proces. Zrób to, wprowadzając każdy z wyszukiwanych terminów w sąsiednich komórkach, podświetlając wszystkie komórki, a następnie nadając im nazwę, wpisując nazwę w lewym górnym polu po lewej stronie paska formuły. Pozwala to na odwołanie się do całej listy po podanej nazwie. Możesz jednak uwzględnić wszystkie wyszukiwane hasła bez tworzenia nazwanego zakresu, oddzielając je przecinkami w środku { } wsporniki.

Aby przetestować komórkę, użyj formuły:

=SUMPRODUCT(--ISNUMBER(SEARCH([nazwany zakres];[komórka])))>0

gdzie [nazwany zakres] jest zastępowane nazwą zakresu lub nawiasami { } zawierającymi każdy oddzielny termin oraz [komórka] jest zastępowane przez odwołanie do komórki, którą chcesz przetestować.

Formuła zwraca a PRAWDA wartość, jeśli dana komórka zawiera jeden z terminów lub FAŁSZYWE jeśli nie. Można go przeciągnąć w dół, aby sprawdzić inne komórki, ponieważ odwołanie do komórki w formule zostanie automatycznie zaktualizowane.

Istnieje wiele sposobów wyszukiwania w programie Excel, więc którego należy użyć? Odpowiedź bardzo zależy od twojego celu. Jeśli przeglądasz dużą listę komórek dla jednego konkretnego terminu – i ogólnie w większości sytuacji – Znaleźć zamiennik box to najłatwiejszy i najskuteczniejszy sposób na uzyskanie wyniku. Jeśli jednak chcesz znaleźć określony termin w serii długich komórek, Szukaj Funkcja prawdopodobnie będzie najlepszą opcją, ponieważ nie jest w niej rozróżniana wielkość liter i pozwala na używanie symboli wieloznacznych.

Jeśli szukasz jednej z wielu rzeczy w określonych komórkach, formuła z poprzedniej sekcji jest najskuteczniejszym sposobem wykonania zadania.