Microsoft Word har en utskriftsflettingsfunksjon som kobler et Word-dokument med informasjon som er lagret i en datafil, kalt en datakilde. Datakilden kan være en database. Før sammenslåingen kan du opprette og administrere en database i Word. Databasen lagres som en Access-databasefil i Word.
Tips
Du vil faktisk ikke utføre utskriftsflettingen, men du må velge typen utskriftsflettingsdokument du lager før du oppretter databasen.
Hoveddokumentoppsett
Åpne et tomt Word-dokument.
Dagens video
På Utsendelser fanen, klikk Start utskriftsfletting og velg Katalog. EN Katalog dokumenttype forteller Word å opprette en liste og bruke felt fra en datakilde, for eksempel en database.
Tilpass databasefelt
Klikk Velg Mottakere og velg Skriv inn Ny liste for å åpne Ny adresseliste dialogboks. Bruk den til å tilpasse feltene som skal brukes i databasen. Klikk Tilpass kolonner. De Tilpass adresseliste dialogboksen vises.
- For å fjerne feltnavn, velg feltnavn, klikk Slett og klikk Ja for å fjerne feltnavnet.
- For å redigere feltnavn, velg feltnavn, klikk Gi nytt navn, den Gi nytt navn til felt dialogboksen vises, endre feltnavnet og klikk OK.
- For å legge til flere feltnavn, klikk Legge til, den Legg til felt dialogboksen vises, skriv inn et nytt feltnavn og klikk OK.
- For å endre rekkefølgen på feltnavnene, uthev et feltnavn og klikk Flytte opp eller Flytt ned.
Klikk OK når du er ferdig. De Ny adresseliste dialogboksen viser de tilpassede feltnavnene i en tabell.
Skriv inn databaseinformasjon
Skriv inn data i hvert felt. Bruk Tab-tasten for å flytte fra ett felt til et annet. Klikk Ny inngang for å gå til neste post i databasen. Etter å ha skrevet inn den siste posten, ikke klikk Ny inngang for å flytte til en ny rekord.
Sjekk gjennom poster og gjør eventuelle endringer
- For å redigere en post, uthev dataene og skriv inn endringene.
- For å søke etter en post, klikk Finne, den Finn oppføring dialogboksen vises, skriv inn søkeord og klikk Finn neste.
- For å slette en post, klikk på firkanten til venstre for det første feltet, klikk Slett inngang og klikk Ja for å fjerne posten.
Klikk OK når ferdig.
Lagre database og hoveddokument
De Lagre adresseliste dialogboksen vises. Velg hvor du vil lagre databasefilen, skriv inn filnavnet og klikk Lagre.
Tips
Skriv bare inn filnavnet, og Word legger til filtypen .mdb, og lagrer filen som en Microsoft Access-databasefil.
Lagre hoveddokumentet, en tom katalog som kobler til databasen, i tilfelle du bestemmer deg for å utføre en utskriftsfletting senere. Lukk hoveddokumentet og Avslutt Word.
Se database
Naviger til Access-databasefilen og åpne den. Microsoft Access åpnes. Klikk Kontoradresseliste under Tabeller overskriften og databasetabellen som ble opprettet i Word-skjermer.
Gå tilbake til databasen og rediger data
Åpne hoveddokumentet i Word. De Microsoft Word dialogboksen vises. Klikk Ja slik at hoveddokumentet kan hente informasjon fra databasen. På Utsendelser fanen, klikk Rediger mottakerliste. De UtskriftsflettingMottakere dialogboksen vises. Under overskriften Datakilde velger du databasefilnavnet. Klikk Redigere og Rediger datakilde dialogboksen vises. Rediger dataene. Klikk når du er ferdig OK og klikk Ja for å oppdatere databasen. I UtskriftsflettingMottakere dialogboksen, kan du avgrense databaseinformasjonen ved å bruke Sortere, Filter, Finn duplikater, Finnemottaker og Bekreft adresser alternativer.
Klikk OK når ferdig. Lukk hoveddokumentet. Klikk Lagre. Avslutt Word.
Tips
Du kan utføre en katalogpostfletting i Word ved å bruke den opprettede databasen og hoveddokumentet.
