Hvordan beregne felt i en MS Access-rapport

Microsoft Access-rapport i designvisning

Å bygge rapporter i Microsoft Access kan hjelpe brukeren med å bestemme resultatene av data som har blitt filtrert gjennom spørringer og/eller lagret i tabeller. Etter hvert som en Access-bruker blir dyktigere til å bruke Access-rapporter, finner hun ut at dataene ikke bare kan vises, men beregnes gjennom en rekke funksjoner som er innebygd i Microsoft Access-biblioteket. Å mestre disse funksjonene og rapportens funksjoner kan gjøre enhver middelmådig rapport til et profesjonelt kunstverk.

Trinn 1

Åpne Microsoft Access. Åpne rapporten der du vil legge til beregningsfeltet. Siden spørsmålet handler om rapporter, bør brukeren allerede ha laget en tabell og en spørring som rapporten kan leses fra.

Dagens video

Steg 2

Gå inn til "Design View". Legg til en tekstboks i «Sidebunntekst»-delen av rapporten.

Trinn 3

Høyreklikk på tekstboksen (ikke etiketten knyttet til tekstboksen), og velg alternativet "Egenskaper". "Egenskapsarket" åpnes på høyre side av vinduet. Velg alternativet "Kontrollkilde" i "Alle"-delen på "Egenskapsarket". Klikk på "..."-knappen. Dette vil føre til at uttrykksbyggeren åpnes.

Trinn 4

Dobbeltklikk på "Functions"-mappen i høyre kolonne. "Funksjoner"-treet åpnes. Velg mappen "Innebygde funksjoner".

Trinn 5

Velg funksjonen du ønsker å utføre fra listen helt til høyre. Den midterste kolonnen bryter ned de ulike funksjonene i separate kategorier.

Dobbeltklikk på "Sum"-funksjonen.

I uttrykksvinduet vil du se "Sum (<>)." Dette forteller rapporten om å legge til alle verdier fra en bestemt datakilde.

Trinn 6

Uthev "<>" og trykk på "Slett"-tasten. Dobbeltklikk på "Queries"-mappen for å åpne spørringstreet, som viser alle prosjektspørringene dine. Enkeltklikk på spørringsmappen og en liste over tilgjengelige spørringer vises i midtkolonnen. Dobbeltklikk på søket du bruker for datakilden. Spørsmålet vil bli kalt "Ukelige kostnader."

Trinn 7

Uttrykksvinduet viser nå "Sum (ukentlige kostnader)."

Trinn 8

Klikk på "OK"-knappen på "Expression Builder" for å lukke vinduet. Formelen, Sum (ukentlige kostnader), vises i kontrollkilden til egenskapsarket.

Trinn 9

Kjør rapporten for å se resultatene dine.

Tips

Hvis du kjenner funksjonene du vil kalle, kan du bare skrive inn dataene i kontrollkilden og ikke gå gjennom uttrykksbyggeren. Inntil du er bedre kjent med Access, er det en god idé å bruke Expression Builder.

Advarsel

Denne artikkelen er skrevet for erfarne Access-brukere.