Trinn-for-trinn-instruksjoner for å lage et Excel-regneark

Når du jobber med data, kan regneark være en hendig måte å organisere alt på i et lettfattelig format. Regneark er ideelle for å sette budsjetter, spore fremdrift på prosjekter og planlegging. I pre-teknologi-æraen brukte bedrifter papirbaserte regnskaper for å spore disse tingene, men nå er Microsoft Excel det foretrukne verktøyet. Heldigvis er det relativt enkelt å lage og oppdatere Excel-regneark.

Et regneark har samme oppsett enten det er på papir eller dataskjermen. Du har rader som starter på toppen og fortsetter så lenge dataene varer. Det er også kolonner, som begynner på venstre side av regnearket og fortsetter til høyre så langt du trenger. Punktet der en rad møter en tilsvarende kolonne kalles a celle.

I Microsoft Excel får hver rad en Nummer, mens hver kolonne har en brev. Så den første cellen er A1. Hvis du gir hver kolonne en overskrift, er den første raden reservert for det formålet, og krever at du skriver inn en tittel for hver kolonne. Hvis du for eksempel overvåker et budsjett, kan den første kolonnen være produktene, mens kolonne B er pengene du brukte og kolonne C, avgiften du betalte, etterfulgt av totalprisen i kolonne D.

Har du Microsoft Office er Excel inkludert i pakken. Gå til listen over programmer og velg Microsoft Excel fra listen. Plukke ut Fil og Ny for å åpne et nytt regneark med standardtittelen Bok1. Nederst på skjermen er det en fane som leser Ark 1.

Som med Microsoft Word har du et bånd øverst på skjermen som lar deg tilpasse dokumentet og formatere cellene. Under Hjem, kan du fet tekst eller endre skrifttype og størrelse. Du kan også endre tekstjustering i hver celle til venstrejustert, høyrejustert eller sentrert.

En ting som kan være forvirrende i utgangspunktet er terminologien. Hvert nytt dokument du åpner i Excel kalles en arbeidsbok. I hver arbeidsbok lager du et regneark, som du vil se som en fane nederst på skjermen. Som standard heter et nytt regneark Ark1, men du kan høyreklikke på det og velge Gi nytt navn for å gi det navnet du ønsker.

For å opprette et nytt regneark, klikk på + symbol ved siden av regnearkfanen nederst på skjermen. Du kan sette inn et regneark mellom to du allerede har laget ved å høyreklikke en fane og velge Sett inn ark. Du kan flytte ark rundt ved å klikke på ønsket fane og dra den til høyre eller venstre for der den befinner seg.

En av de mest nyttige funksjonene til et Excel-regneark er det Autosum trekk. For å se hvordan denne formelen fungerer, skriv inn en rekke tall i en kolonne og klikk deretter på den tomme cellen under det siste tallet. Klikk på båndet Formler og Autosum. Du vil se formelen for autosummen som dukker opp i den siste boksen – for eksempel, =SUM(A1:A4). Når du klikker Tast inn, summerer formelen radene over den og legger inn summen i boksen som inneholder formelen.

Du kan også skrive dine egne formler. Etter hvert som du blir mer komfortabel med denne funksjonen, kan du utvide det du kan gjøre i applikasjonen. I autosum-formelen =SUM(A1:A4), for eksempel leder formelen Excel til å summere elementene i radene A1 til A4.

Når du begynner å jobbe med større datamengder, vil du føle et økende behov for å administrere alt mer effektivt. EN pivottabell er innebygd i Excel som en måte å enkelt organisere informasjon på. I stedet for manuelt å sortere gjennom rader og rader med informasjon, kan du sette opp ting for raskt å komme til dataene du trenger.

Med en pivottabell omorganiserer du ikke Excel-arket eller endrer dataene i det. I stedet snur du dataene på en annen måte - derav navnet "pivot" - for å se på dem fra en annen retning. Du kan enten legge inn informasjonen manuelt eller la Excel gjøre jobben for deg.

Hvis du vil lage en pivottabell for Excel-arket ditt, er den enkleste måten å la Microsoft anbefale en for deg. Under Sett innklikker du på rullegardinpilen ved siden av Tabeller og velg Anbefal pivottabeller. På det tidspunktet gir Microsoft deg flere alternativer for å organisere dataene dine.

Hvis du føler deg eventyrlysten, kan du lage din egen pivottabell basert på dataene du har lagt inn. Under Sett inn, gå til rullegardinpilen ved siden av Tabeller og velg Pivottabell. Du kan velge å enten sette inn pivottabellen i det eksisterende regnearket eller starte et nytt regneark med informasjonen. Etter at du har valgt Tast inn, vil du kunne begynne å bygge rapporten.

En annen nyttig Excel-funksjon er dashbord, som kan spore dataene dine på ett sted. Ettersom bedrifter trender mot datadrevet beslutningstaking, blir denne typen lett tilgjengelig informasjon viktig. Den beste måten å sikre suksess mens du bygger et dashbord er først å planlegge hva du håper å oppnå ved å gjøre det. Beregningene du må samle bør være oppført lenge før du begynner å bygge.

Når du er klar til å begynne, importerer du dataene dine til Excel hvis de ikke allerede er der. Deretter åpner du en ny arbeidsbok og setter opp ett eller to ekstra regneark ved å legge til faner nederst. De ekstra arkene er der du skjuler de ekstra dataene dine. Legg deretter til et Gantt-diagram ved å velge Sett inn, Diagrammer og det andre alternativet. For å sette inn dataene dine, høyreklikk på diagrammet og velg Velg Data.

Blant de mange forretningsbrukene for Excel er oppretting av tidsplaner. Driver du en bedrift med deltidsansatte som følger en ukeplan, kan Excel være nyttig. Etter en kort Excel-opplæring kan du begynne å lage en tidsplan for teamet ditt.

For å lage en tidsplan, åpne Excel og skriv inn Tidsplaner inn i det Søk i alle maler boksen øverst til høyre. Velg malen som passer best til det du prøver å gjøre. I dette tilfellet er det sannsynlig heller Skiftplan for ansatte eller Ukentlig medarbeiderskifte rute. Når du er der, kan du skrive over de fiktive navnene med dine egne ansattes navn, legge til linjer og slette overskrifter slik at du kan endre tidspunktene som er oppført.

Makroer er et hendig Microsoft-verktøy som lar deg spare tidkrevende trinn ved å angi enkle kommandoer for mer kompliserte oppgaver du utfører hver dag. Å lage og bruke makroer er overraskende enkelt, spesielt når du først får taket på det. Først må du legge til Utvikler fanen ved å velge utmerke > Preferanser > Bånd og verktøylinje. Undersøk Utvikler boksen i listen til høyre og lagre endringen.

For å lage en makro, velg Ta opp makro på Utvikler fanen. Gi makroen et navn, skriv inn hurtigtasten du vil peke på handlingen, og trykk OK. Utfør umiddelbart handlingen du vil ta opp, og trykk deretter Stopp opptak i Utvikler fanen. Hver gang du ønsker å utføre den handlingen, trykker du bare på nøkkelordsekvensen du spesifiserte da du tok opp makroen.

Lange lister med tall kan være kjedelig. Du kan krydre ethvert Excel-regneark ved å legge til visuelle elementer. Et kakediagram er en fin måte å vise prosenter på, der hver del av kaken representerer et segment av informasjonen du formidler.

For å lage et sektordiagram, må du først ha dataene i et regneark. Hvis du spurte 100 personer, lag en liste i én kolonne med svarene og antall personer som velger hvert svar i kolonnen rett ved siden av. Velg informasjonen du vil inkludere i sektordiagrammet og velg Sett inn på menylinjen og Pai. Velg deretter stilen du foretrekker.

Et søylediagram er bedre for å vise hvordan noe har endret seg over tid eller for å sammenligne ulike elementer med hverandre. Hvis du for eksempel har undersøkt en stor gruppe mennesker om emnene de er mest interessert i, kan du bruke et søylediagram for å vise hvordan mennene og kvinnene svarte for hvert fagområde.

Etter at du har lagt inn informasjonen i et Excel-ark, velger du dataene du vil inkludere og velger Sett inn > Diagram > Bar fra menylinjen. Informasjonen vises automatisk som et stolpediagram. Du kan endre oppsettet til det nye stolpediagrammet i båndet øverst på skjermen, inkludert å legge til diagramelementer, raskt justere oppsettet og endre fargene som brukes for å illustrere data.

Mange bedrifter synes at et Excel-regneark er et nyttig verktøy for å organisere og administrere store e-postlister. Selv om det finnes mer komplekse databaseapper for bedrifter som har uhåndterlige e-postlister, kan Excel fungere helt fint for bedrifter som fortsatt bygger og utvider en kundedatabase. Det kan også være en rask og smertefri måte å lage adresseetiketter av en liten liste over navn du har hentet på nettet eller fra svar på en kampanje.

Før du kan lage adresseetiketter, må du først bygge adresselisten på en måte som enkelt kan gjøres om til adresser. Hvis du vil skrive ut etiketter, må du imidlertid gå til Microsoft Word og velge typen forsendelse du vil gjøre fra Start utskriftsfletting rullegardin under Utsendelser. Ønsker du å bruke listen du har satt opp i Excel, klikker du på rullegardinpilen ved siden av Velg Mottakere og velg Bruk en eksisterende liste. Koble deretter til Excel-dokumentet.

Ingen Excel-opplæring ville være komplett uten å gå gjennom hvordan du skriver ut dokumentet du har opprettet. Utskrift i Excel kan være litt vanskelig, og krever et par ekstra trinn hvis du vil ha rutenett eller du trenger å kontrollere området på dokumentet du vil skrives ut. Siden én arbeidsbok kan inneholde flere regneark, må du også sørge for at du bare skriver ut arkene du trenger.

Før du skriver ut, velg regnearkene du vil skrive ut. Hvis du vil skrive ut flere ark, holder du nede Skifte tasten mens du klikker på fanene. Velge Fil > Skrive ut > Vis detaljer. Her kan du velge om du vil skrive ut aktive ark eller hele arbeidsboken, samt velge orientering. Hvis du vil skrive ut rutenett eller overskrifter, må du imidlertid angi det før du velger Fil > Skrive ut ved å velge Arkalternativer under Sideoppsettet og merk av i boksene for å skrive ut disse elementene.