Forskjellen mellom kontakter og adresseboken i Outlook

Mens de fleste som er kjent med Microsoft Outlook kan bruke det først og fremst til å sende og motta e-post, Outlook er et kraftig program med mange nyttige verktøy, inkludert en kalender, oppgavebehandling og notattaking trekk. Et annet nøkkelelement i Outlook er dets evne til å hjelpe deg med å organisere kontaktenes personlige opplysninger, enten de er kolleger eller personer utenfor bedriften din. Dette gjør du med verktøyene Kontakter og Adressebok.

Både kontaktfunksjonen i Outlook og den globale adresseboken ligner mye på en elektronisk Rolodex, hvor du kan få tilgang til kontaktinformasjon for personer du sannsynligvis har å gjøre med regelmessig. Kontaktfunksjonen er imidlertid vanligvis en liste over eksterne kontakter, mens adresseboken inneholder informasjon for personer som jobber i bedriften din. Dette er et vanlig oppsett i næringslivet fordi adressebøkene er lagret på en Exchange Server og kan deles med alle i selskapet.

Kontakter-funksjonen er utviklet for å hjelpe deg raskt å få tilgang til informasjon for personer du har vært i kontakt med før, men som ikke nødvendigvis jobber for bedriften din. Den globale adresselisten er utformet for å raskt sette deg i kontakt med kolleger, eller bedriftsdefinerte adresselister.

Mens både verktøyene Kontakter og Adressebok inneholder kontaktinformasjon, er det bare kontaktene som kan redigeres av brukere fordi de er lagret på datamaskinen din. Du kan legge til nye kontakter, redigere informasjon om eksisterende kontakt og slette kontakter. Adresseboken, derimot, kan vanligvis bare redigeres av en systemadministrator. For hjemmebrukere er listene begge redigerbare.

Adresseboken inneholder vanligvis en liste over alle ansatte og avdelinger i et selskap, inkludert en e-postadresse, telefonlinje eller telefonnummer, tittel og plassering. Ved å klikke på en individuell oppføring vil du få ytterligere kontaktdetaljer, for eksempel et annet bedriftsnummer og postadresse. En kontaktoppføring inkluderer et navn, visningsnavn og e-postadresse. Ved å klikke på en individuell kontakt åpnes et skjema med felt for mer informasjon som kan legges inn, inkludert firma, postadresse, stillingstittel, telefonnumre og et bilde.

Både kontakter og adresseboken vil hjelpe deg raskt å finne kontaktinformasjon om personer slik at du trenger ikke å kaste bort tid på å grave rundt etter visittkort eller bla i firmakataloger. På toppen av programmets grensesnitt har du sannsynligvis et lite ikon som ser ut som en åpen bok. Når du klikker på den, dukker det opp en søkeboks. Du kan skrive inn et navn i den søkeboksen og velge om du vil se i adresseboken eller kontaktlisten.