Noen ganger er det nyttig å lagre en Excel-fil som det som kalles en avgrenset tekstfil, hvor hver rad inneholder regnearket er en tekstlinje og cellene i en rad er atskilt med et tegn kalt a skilletegn.
Bildekreditt: grinvalds/iStock/GettyImages
Noen ganger er det nyttig å lagre en Excel-fil som det som kalles en avgrenset tekstfil, hvor hver rad inneholder regnearket er en tekstlinje og cellene i en rad er atskilt med et tegn kalt a skilletegn. Et alternativ er å bruke rørsymbolet | som et skilletegn, noe som kan være nyttig siden det ikke vises i de fleste regneark og ikke blir forvirret for et tegn i en av cellene. Du kan ha en fil i Excel eksportpipe avgrenset på en Mac eller PC.
Forstå regnearkformater
Microsoft Excel og andre regnearkprogrammer som Apple Numbers og LibreOffice Calc har sine egne egendefinerte filformater som de vanligvis bruker til å lagre og laste inn data. Det er ofte greit å lagre filer selv og sende dem til andre som også bruker det samme regnearket program, men det kan noen ganger være en utfordring å åpne disse filene i andre programmer som ikke alltid kan analysere dem perfekt.
Dagens video
En løsning på dette problemet er å lagre et regneark som det som kalles en avgrenset tekstfil, som ganske enkelt er ren tekst der hver rad er på en egen linje og individuelle celler er atskilt med en skilletegn karakter. Vanlige valg for skilletegnet inkluderer kommaer, semikolon, rørsymbolet | og null-tegnet, som ikke er synlig.
Lagre rørdelte filer i Excel
Som standard vil Excel lagre separerte tekstfiler atskilt med kommaer, men du kan konvertere Excel til pipe-separert tekstfil innstillinger eller et annet skilletegn etter eget valg ved å endre innstillingene i operativsystemet ditt, enten du er på en Windows-PC eller en Mac.
På Windows høyreklikker du på Start knapp og klikk Innstillinger. Klikk deretter Tid og språk, etterfulgt av Region. Klikk Ytterligere dato, klokkeslett og regionale innstillinger og klikk deretter under Regionalternativene Endre dato-, klokkeslett- eller tallformater. Klikk Tilleggsinnstillinger på Format fanen og deretter på Tall tabulator, skriv inn en | symbol eller hvilket symbol du vil bruke i Listeskilletegn boksen og klikk OK.
Hvis du bruker en Mac, klikker du på Apple-knappen øverst til venstre på skjermen og velger Systemvalg fra rullegardinmenyen. Plukke ut Språk og region, og klikk deretter på Avansert knapp. Under Nummerskillere, endre kommaet for desimalskilletegnet til et rør eller et annet symbol etter eget valg, og klikk OK. Merk at det nye symbolet ikke bare vil bli brukt for avgrensede filer, men vil også bli brukt til å skille grupper på tusenvis, millioner, etc., i tall som vises på Mac-en din, så det kan være lurt å endre denne innstillingen tilbake etter at du har lagret en Excel-fil som pipe avgrenset.
På begge systemene kan du deretter bruke Lagre som menyen for å lage en avgrenset fil. Velg under «Lagre som type». CSV (kommadelt). Excel vil bruke systemskilletegn i stedet for et komma.
Avgrenset tekst fordeler og ulemper
Avgrensede tekstfiler er nyttige fordi du kan åpne dem i praktisk talt alle programmer. Du kan til og med åpne dem i et tekstredigeringsprogram eller tekstbehandler og ganske enkelt lese dem som tekst, selv om det kan noen ganger være vanskelig å holde styr på de forskjellige kolonnene hvis teksten er ulik lengde på forskjellige linjer. De fleste regneark- og databaseprogrammer kan åpne dem, og det samme kan de fleste programmeringsspråk. Av den grunn brukes ofte avgrensede tekstfiler for å sende data mellom programmer.
En ulempe er imidlertid at de vanligvis ikke inneholder noe av formateringen som en vanlig regnearkfil i Excel ville ha, for eksempel fonter, tekststørrelser og farger. Hvis denne formateringen er viktig, kan det være lurt å vurdere å bruke en annen filtype for å sende data frem og tilbake.
