Hvordan rydde opp i innboksen og holde rotet unna

Er innboksen din tynget av gamle jobbe-poster? Er den fylt til randen med søppelpost fra tilfeldige butikker du handlet på en gang? Da er det definitivt på tide å vårrengjøre den.

Hvis innboksen din trenger en dyp digital declutter, men du ikke aner hvor du skal begynne, så er dette veiledningen for deg. Fortsett å lese, så vil vi gå gjennom tips om hvordan du kan rense det mer effektivt og hvordan du forhindrer at uønsket e-post tetter igjen innboksen din.

Fortsett og masseslett disse søppelpostene

Den raskeste måten å redusere rot på (og sannsynligvis den mest tilfredsstillende, for å være ærlig), er å masseslette en haug med e-poster. Og ikke la uttrykket "massesletting" lure deg: Du kan slette massevis av e-poster på en gang og fortsatt holde den målrettet mot bestemte typer e-post. Massesletting betyr ikke nødvendigvis alltid at du bare sletter et stort antall e-poster tilfeldig. (

Generelt sett, hvis du ønsker å målrette en bestemt type uønsket e-post for massesletting (som gamle reklame-e-poster fra favorittbutikken din), kan du vanligvis bare søke etter det butikkens navn eller e-postadresse via innboksens søkefelt, velg alle e-postene som samsvarer med kriteriene dine fra søkeresultatsiden, og trykk deretter på e-postklientens slette- eller søppelknapp. E-postene du valgte kan deretter sendes til papirkurven der de blir værende i en bestemt tidsperiode og deretter automatisk slettes permanent etterpå. Eller du kan bare tømme søppelet selv for å fremskynde den permanente slettingsprosessen.

Hvis du har masseslettet alle e-postene du er komfortabel med å bli kvitt permanent og innboksen din fortsatt er rotete, er vårt neste tips for deg.

Arkiver e-postene du fortsatt trenger å beholde

Noen ganger er innboksen din rotete, men det er alle e-poster du trenger å beholde eller bare ikke orker å skille deg med av en eller annen grunn. (Det er greit. Ingen dom.) I dette tilfellet handler det mindre om å slette e-poster og mer om å flytte dem ut av din primære innboks og inn i et ute av syne, men fortsatt trygt og tilgjengelig arkiv. På den måten kan du redusere antall e-poster i innboksen din og fortsatt få tilgang til arkiverte e-poster når du trenger dem.

Et godt eksempel på dette er Gmails arkivfunksjon, som lar deg arkivere individuelle meldinger, massearkivere en haug av dem, eller til og med flytt dem tilbake til innboksen din hvis du vil. Når du arkiverer meldinger i Gmail, går de til All e-post. Disse meldingene vil fortsatt vises i søkeresultatene hvis du søker etter dem. I Gmail kan arkivering gjøres ved å flytte musen over meldingen og klikke på Arkiv ikonet som vises. Dette ikonet ser ut som en 3D-boks med en pil ned i midten. Outlook har også en arkivfunksjon.

Kalendervarsler: Slett de gamle og administrer kommende bedre

Hvis du bruker en kalenderapp som er koblet til e-postadressen din, mottar du sannsynligvis e-postvarsler for alle planlagte møter og arrangementer. Selv om disse varslene kan være nyttige påminnelser som holder deg på toppen av forpliktelsene dine, mister de raskt nytten og blir rot når disse hendelsene er over. Så det er viktig å slette dem når du ikke trenger dem lenger. Og hvis du ikke har slettet dem mens du går, er det nå et godt tidspunkt å masseslette dem.

Men hva om du faktisk ikke trenger disse e-postvarslene i utgangspunktet? Du kan kanskje forhindre at disse e-postvarslene sendes i det hele tatt. Hvis du for eksempel bruker Google Kalender, kan du redigere varslingsinnstillingene for en bestemt hendelse, inkludert å fjerne e-postvarsler for den. Du kan til og med erstatte e-postvarslene med en annen type påminnelse, for eksempel en skrivebords- eller telefonvarsling i stedet. På denne måten kan du fortsatt bli påminnet om dine kommende arrangementer, men uten unødvendige e-poster.

Avslutt abonnementet på disse e-postlistene

Dette tipset handler mer om forebygging, som er nøkkelen til å holde innboksen din ren (og enklere å administrere) etter at du har gjort alt det harde arbeidet med å rydde opp i den i utgangspunktet. Innboksen din er sannsynligvis plaget med reklame-e-poster og meldinger fra e-postlister fra selskaper og organisasjoner du sannsynligvis ikke samhandler så mye med lenger. Det er på tide å melde seg av dem. I mange tilfeller ligger nøkkelen til å melde seg av dem i selve de fornærmende e-postene: En liten avmeldingslenke nederst i meldingen. Så sørg for at e-posten er legitim før du åpner den (pass opp for skadelig programvare og svindel). Hvis det er trygt å gjøre det, åpne meldingen og bla ned til bunnen av den og se etter en Avslutte abonnementet knapp eller tekstlenke. Klikk på den linken. Du bør ikke trenge å gjøre mye mer enn det i de fleste tilfeller.

Gmail tilbyr også sin egen avmeldingsknapp for denne typen e-poster (ikke alltid, men mesteparten av tiden). For å bruke den, åpne en melding fra en av disse e-postlistene og se etter avsenderens e-post over meldingen. Gmails Avslutte abonnementet knappen skal være til høyre for avsenderens e-postadresse.

Blokker uønskede avsendere

Et annet tips for å forhindre rot i innboksen: Ikke alle trenger å ha tilgang til deg. Hvis du trenger å blokkere enkeltpersoner fra å sende deg e-post, bruk e-postklientens blokkeringsfunksjon for å gjøre det. Du kan vanligvis få det gjort med bare noen få klikk.

Her er et annet Gmail-eksempel på hvordan blokkere en uønsket avsenderes e-post: Åpne en melding fra avsenderen du vil blokkere, og klikk på det vertikale ikonet med tre prikker på høyre side av meldingen. Velg fra menyen som dukker opp Blokker [avsenderens navn]. Meldinger fra blokkerte avsendere vil vanligvis bli sendt til Spam.

Lag filtre for å organisere e-postene du vil beholde

Du kan også administrere innkommende e-poster bedre ved å bruke filtre. I stedet for bare å la hver melding komme gjennom innboksen din, kan du lage filtre som automatisk sletter eller arkiverer disse meldingene for deg. På denne måten kan du holde innboksen klar uten å måtte gjøre mye i det hele tatt.

I Gmail kan du opprette et filter via søkeboksen. Bare klikk på Vis søkealternativer ikonet i søkefeltet. Dette ikonet ser ut som tre brytere stablet oppå hverandre. I skjemaet som vises, skriv inn søkekriteriene dine, og klikk på Opprett filter. Når du blir bedt om det, merker du av i boksen ved siden av handlingen du vil at Gmail skal utføre når en e-post som samsvarer med søkekriteriene dine mottas. Klikk deretter på Opprett filter knapp. Ved å bruke denne metoden kan du fortelle Gmail om automatisk å slette eller arkivere innkommende e-poster som samsvarer med kriteriene du har oppført.

Redaktørenes anbefalinger

• Hvordan lage mapper i Gmail
• Slik holder du Microsoft Teams-statusen aktiv
• Slik sikkerhetskopierer du datamaskinen
• Slik dyprenser du tastaturet og musen
• 6 tips for kabelhåndtering for å holde teknologien din ryddig

Oppgrader livsstilen dinDigitale trender hjelper leserne å følge med på den fartsfylte teknologiverdenen med alle de siste nyhetene, morsomme produktanmeldelser, innsiktsfulle redaksjoner og unike sniktitter.