Innhold
- Trinn 1: Forbered dataene dine
- Trinn 2: Prøv en anbefaling
- Trinn 3: Tilpass pivottabellen din
- Trinn 4: Lag dine egne pivottabeller fra bunnen av
- Trinn 5: Invester i litt læring
Før vi begynner, hva er egentlig pivottabeller gode for? Enkelt sagt lar pivottabeller deg se på de samme dataene på forskjellige måter og fra forskjellige vinkler, for å gjøre det lettere å utføre dybdeanalyse og å oppdage viktige trender. Når du for eksempel evaluerer salgsresultater, vil du kanskje se på en enkeltperson, et spesifikt produkt eller en bestemt tidsramme. Med en pivottabell kan du opprette én samling av informasjon og deretter enkelt endre fokus fra én ting til en annen – en analyse som ville vært kjedelig å utføre manuelt.
Anbefalte videoer
Merk at du trenger full versjon av Excel 2016 å bruke pivottabeller. Universal Windows Platform (UWP) Windows 10 versjon av Excel inkluderer ikke det og mange andre avanserte Excel-funksjoner. Til slutt, hvis du vil prøve ut nye Excel-funksjoner, bli med i Office Insider-programmet og kanskje være den første til å oppleve en ny pivottabellfunksjon.
I slekt
- Slik finner du din Windows 11-produktnøkkel
- Microsoft driver kontoret ditt. Microsoft 365 Personal ønsker å drive familien din også
Trinn 1: Forbered dataene dine
Det kanskje viktigste trinnet i bruk av Excel-pivottabeller er å organisere dataene dine nøye. Den enkleste måten å gjøre dette på er å bruke Excel-tabeller, som lar deg legge til rader som vil bli inkludert i pivottabellen din når du trykker på oppdatering. Men i det minste vil du at dataene dine skal være i tabellform med informative kolonneoverskrifter og med konsistente data i kolonner.
La oss for eksempel si at du vil analysere salgsinformasjon for bedriften din. Du har seks selgere som selger tre produkter på tvers av en rekke regioner. Produktene dine er skreddersydd for hver kunde og derfor varierer prisene. Her er en eksempeltabell med fiktiv informasjon for å gi deg en ide om hvordan data kan organiseres med en pivottabell i tankene.
Tabellen ble opprettet ganske enkelt ved først å legge inn dataene, deretter velge hele området og deretter gå til Sett inn > Tabell. Igjen, du trenger ikke å ta dette trinnet, men det anbefales hvis du vil legge til flere rader med data senere og gjøre det enklere å oppdatere pivottabellen.
Mark Coppock/Digital Trends
Trinn 2: Prøv en anbefaling
Excel er full av smarte triks for å gjøre arbeidet med data enklere, og når det er mulig vil det prøve å gjette hva du vil oppnå og deretter automatisk utføre noen få trinn. Denne nyttige naturen demonstreres her av verktøyet for anbefalte pivottabeller, som tar en titt på dataene dine og tilbyr noen logiske alternativer for hvordan du kan analysere og presentere ting.
For å bruke en anbefalt pivottabell, gå ganske enkelt til Sett inn > Anbefalte pivottabeller. Excel vil presentere noen alternativer du kan vurdere. I vårt eksempel tilbyr Excel å lage 10 forskjellige pivottabeller som tar en titt på en rekke forskjellige vinkler på salgsdataene våre. Merk at hvordan du merker kolonnene dine betyr noe; Excel leser disse overskriftene og gir anbefalinger som gir mest mening. Hvis du vil se på salgspriser, for eksempel, ikke bruk begrepet "kostnad", fordi Excel vil basere anbefalingene deretter.
En anbefaling er "Summen av totalt salg etter kunde." Hvis vi velger det alternativet, vil Excel fortsette å lage pivottabellen.
Mark Coppock/Digital Trends
Legg merke til at pivottabellen bare viser dataene som er relevante for vår nåværende analyse. På høyre side finner du kriteriene som Excel brukte for å lage den i dialogboksen Pivottabellfelt. Vi vil dekke hva hvert av disse feltene betyr i neste avsnitt om tilpasning.
Trinn 3: Tilpass pivottabellen din
Hvert av elementene i denne dialogboksen er viktig for å finne ut hvordan pivottabellen din vil fungere. Klikk på konfigurasjonshjulet for å endre denne dialogboksens utseende til det som fungerer best for deg.
Valg av felt
Her velger du hvilke kolonner som skal inkluderes i pivottabellen. Hvordan disse dataene vil fylles ut i pivottabellen, bestemmes av typen data de representerer - Excel vil finne ut for deg om du vil legge til en kolonne i pivottabellen eller legge til feltets data i bord. Hvis du for eksempel velger «Varer», antar Excel at du vil legge til antall varer for hver kunde.
Mark Coppock/Digital Trends
På den annen side, hvis du velger "Dato", plasserer Excel dataene i tabellen og organiserer salgene etter når de fant sted.
Mark Coppock/Digital Trends
Mens du jobber med dine egne pivottabeller, kan du eksperimentere for å se hvordan lagt til og fjerning av felt påvirker dataene som vises. Du vil finne at Excel gjør en god jobb med å gjøre valg som gir mening, men du kan også endre ting hvis Excels valg ikke gir mening.
Filtre
Dra elementer fra feltvalglisten til "Filtre"-delen hvis du vil begrense hvilke data som vises. Hvis du for eksempel drar «Kunde» inn i «Filtre»-delen, kan du enkelt vise kun data fra én eller et utvalg kunder.
Mark Coppock/Digital Trends
Kolonner
Ved å dra felt inn i «Kolonner»-delen kan du utvide hvordan dataene dine rapporteres. Igjen, når du drar et felt inn i denne delen, vil Excel prøve å finne ut hvordan du vil ha dataene presentert. For eksempel, hvis du drar "Dato" inn i "Kolonner"-delen, vil Excel vise salget som oppsummert for den mest logiske tidsrammen, som i dette tilfellet er per måned. Dette ville være nyttig hvis din primære bekymring var hvor mye som ble solgt på månedlig basis med et øye på kundenes kjøpsmønstre.
Mark Coppock/Digital Trends
Rader
På samme måte kan du dra felt inn i "Rows"-delen for å bygge inn forskjellige data i pivottabellrader. Igjen, hvis vi drar "Dato" inn i "Rader"-delen, vil Excel dele ut salget etter kunde per måned, men dataene vil bli oppsummert etter kunde og ikke etter måned som i forrige eksempel. I dette tilfellet er du mest bekymret for hvor mye du solgte til hver kunde, men du vil også se eventuelle tidsbaserte trender.
Mark Coppock/Digital Trends
Verdier
Til slutt bestemmer "Verdier"-delen hvordan du analyserer dataene dine. I alle eksemplene våre så langt har vi sett på totalt salg. Hvis du klikker på pil ned-tasten i denne delen, kan du konfigurere verdifeltinnstillingene dine til å se på en annen numerisk beregning.
Mark Coppock/Digital Trends
La oss for eksempel si at du vil se på salgsgjennomsnitt i stedet for totalt salg. Du velger ganske enkelt "Gjennomsnitt" i dialogboksen for verdifeltinnstillinger. Du kan også stille inn tallformatet slik at resultatene gir mest mening.
Mark Coppock/Digital Trends
Nå, i stedet for å vurdere totalt salg etter kunde, og deretter beregne en totalsum, ser vi på gjennomsnittlig salg per selskap og deretter gjennomsnittlig salg på tvers av selskapet. Dette vil være nyttig for å vurdere hvilke kunder som er over eller under gjennomsnittet i salg, for eksempel, og som derfor fortjener mest (eller minst) oppmerksomhet. I vårt eksempel fortjener kanskje ikke Acme Engineering og Jones Roofing like mye salgsoppmerksomhet som de andre.
Det er klart at pivottabeller tilbyr en rekke alternativer for å gjøre det enkelt å kutte og kutte dataene dine. Trikset for å bruke pivottabeller effektivt er å bestemme nøyaktig hva du vil se før du begynner å bruke alternativer. Du vil også forsikre deg om at dataene dine samsvarer med hvordan du har lagt opp tabellen og hvordan du har navngitt overskriftene dine. Jo mer forsiktig du er med å sette opp ting, jo mer effektive vil pivottabellene dine være.
Trinn 4: Lag dine egne pivottabeller fra bunnen av
Når du har lekt med pivottabellfunksjonen og fått litt forståelse for hvordan de ulike alternativene påvirker dataene dine, kan du begynne å lage en pivottabell fra bunnen av. Prosessen ligner på å bruke en anbefaling, bare du går til Sett inn > Pivottabell og velger deretter dataene dine manuelt som ditt første trinn.
I vårt tilfelle betyr det å velge Tabell1, men vi kan også velge en rekke data eller hente fra en ekstern datakilde. Vi kan også bestemme om vi vil opprette et nytt regneark eller plassere pivottabellen ved siden av dataene våre på et bestemt sted på det eksisterende regnearket.
Mark Coppock/Digital Trends
Når vi har gjort vårt valg, blir vi presentert med en tom pivottabell og dialogboksen PivotTable Fields.
Mark Coppock/Digital Trends
Å lage vår egen pivottabell er da bare et enkelt spørsmål om å velge felt og bestemme hvordan vi vil at dataene skal beregnes og vises. La oss si at vi ønsker å se hvordan selgere presterte per måned, med en totalsum for salg for året. Vi velger feltene "Selger", "Dato" og "Totalt salg", drar "Selger"-feltet til "Filtre"-delen og konfigurerer verdiene til å vises som valuta. Excel legger automatisk til de relevante datoelementene i "Rader"-delen og antar at vi ønsker å se summer.
Mark Coppock/Digital Trends
Som standard vil Excel vise alle dataene for alle selgere. Vi kan også velge en enkelt selger for å se kun hans eller hennes data. I dette tilfellet ser vi at Judy French hadde salg på bare tre måneder, selv om salgssummen hennes var betydelig. Det kan bety at salgsprosessen hennes var lengre fordi hun gikk etter hval i stedet for fisk – en verdifull konklusjon, hvis den var nøyaktig. Kanskje det er en god idé å investere i en assistent for å hjelpe Judy med å avslutte salget hennes raskere.
Mark Coppock/Digital Trends
Trinn 5: Invester i litt læring
Hvis du ønsker å få egentlig flink til å bruke Excel-pivottabeller, invester litt tid i å lære litt mer om hvordan den bruker de ulike datatypene. Microsoft tilbyr sine egne opplæringsressurser og det er en rekke tredjeparts trenere å overveie.
Generelt betyr dette imidlertid å grave i Excel på en måte som ligger utenfor denne veiledningen. Likevel, forhåpentligvis ser du nå hvordan pivottabeller kan være et kraftig verktøy for å analysere dataene dine, og det er relativt enkelt å komme i gang så lenge du har dataene dine konfigurert til riktig type bord. Og vi kan ikke understreke nok hvor viktig det er å vite hva du vil oppnå med pivottabellen før du begynner.
Redaktørenes anbefalinger
- Bruker du Office? PC-en din kan være i fare på grunn av denne Microsoft-endringen
- Hvordan passordbeskytte en Excel-fil
