Skanning og sending av et personlig eller forretningsdokument som et e-postvedlegg kan spare tid og penger siden du ikke trenger å bekymre deg for utskrifts- eller portokostnader. Selv om det er viktig å velge riktig filformat, er ikke prosessen vanskelig, og skanneprosedyrene er generelt de samme enten du bruker en frittstående skanner eller en multifunksjonsskriver. Det samme gjelder for å legge ved et skannet dokument til en e-post, siden vedleggsprosedyrer generelt er de samme i de fleste e-postprogrammer.
Velg en filtype
De fleste skannere lar deg velge mellom en PDF- og JPEG-fil. PDF-filen er det beste valget for å skanne dokumenter som inkluderer tekst eller vektorgrafikk som inkluderer punkter, linjer, former og kurver. Ved å bruke dette formatet kan du også kombinere dokumenter med mer enn én side til en enkelt fil. JPEG-filformatet er et godt valg for fotografier, siden det lar deg komprimere bildedata og redusere størrelsen på en stor fil.
Dagens video
Skann dokumentet
Rengjør skannerglasset med en ren, myk klut. Legg dokumentet med forsiden ned på skannerglasset. Juster den ved hjelp av veiledningsmarkører langs omkretsen av glasset og senk deretter dekselet. Velg "skann" på skrivermenyen, velg datamaskinen du vil skanne dokumentet til, velg filtype og start skanningen. Som en alternativ metode, åpne programvaren du installerte under oppsettet og skann dokumentet fra datamaskinen.
Lagre og gi nytt navn til den skannede filen
Når skanningen er fullført, åpnes enten Windows Utforsker eller Mine dokumenter automatisk. Skanningen du nettopp fullførte vil være den siste på listen. Åpne og se gjennom dokumentet for å sikre at det skannes riktig, og klikk deretter på "Lagre"-knappen. Gi nytt navn til filen fra gjeldende navn, for eksempel Scan0001.jpg, til noe mer beskrivende, for eksempel "Bedriftstelefonliste", og lagre filen på et passende sted.
Legg ved dokumentet til en e-post
Det er to måter å legge ved et dokument til en e-post. I den første metoden høyreklikker du filnavnet fra gjeldende plassering. Velg "send til" og deretter "e-postmottaker" fra hurtigmenyen som vises. Et nytt meldingsvindu åpnes med dokumentet som allerede er vedlagt. En annen metode er å åpne e-postprogrammet og skrive en ny melding. Når du er ferdig, velg "legg ved fil"-knappen øverst i meldingsvinduet. Naviger til stedet der du lagrer dokumentfilen, velg den og klikk "sett inn". Filen legges ved uten ytterligere handling fra din side, og du kan deretter sende e-posten.
