5 Microsoft Word-triks som revolusjonerte arbeidsflyten min

Microsoft Word er en viktig del av mange av våre daglige arbeidsliv, men det betyr ikke at vi alltid bruker det for alt det er verdt. Over tid, Microsoft har lagt til nye funksjoner som gjør Word mer robust, men du har ikke alltid innsikt i nye funksjoner eller til og med de nyttige skjulte verktøyene.

For å forbedre arbeidsflyten din når du bruker Microsoft Word, her er fem triks som dramatisk forbedret min egen tid med applikasjonen. I løpet av årene har disse spart meg for tid, redusert risikoen for feil og forbedret effektiviteten min til å bruke Word.

Spor kun endringene dine

Hvis du samarbeider med andre om Word-dokumentene dine, er du kanskje kjent med Spor endringer. Denne praktiske funksjonen lar deg enkelt se alles tillegg eller endringer i dokumentet.

Med en oppdatering til Word sent i 2021, la Microsoft til muligheten til å spore kun endringene dine. For de gangene du ikke trenger at alle skal holde styr på deres og du bare vil se dine egne, er dette en flott funksjon.

Trinn 1: Åpne Word-dokumentet og gå til Anmeldelse fanen.

Steg 2: Klikk på Sporing rullegardinpil.

Trinn 3: Klikk deretter på Spor endringer pil og velg Bare min.

Du kan deretter gjøre dokumentredigeringer, legge til kommentarer og godta endringer du gjør selv uten at samarbeidspartnerne dine er involvert.

Dra større nytte av utklippstavlen

Office-utklippstavlen er en funksjon du kan bruke i andre Office-applikasjoner som Excel og Outlook i tillegg til Word. Med den forblir alt du kopierer på utklippstavlen til du kopierer noe annet.

Det som gjør utklippstavlen til et så nyttig verktøy er at du kan gjenbruke det som er i historien, opptil 24 elementer. Dette inkluderer tekst så vel som bilder. Dessuten fungerer det uansett om du bruker Redigere > Kopiere, høyreklikk og Kopiere, eller hurtigtastCtrl+ C.

For å se utklippstavlen, gå til Hjem og klikk på utklippstavlens dialogboksvelger. Dette er den lille pilen nederst til høyre på utklippstavlen på båndet.

Du vil se utklippstavlen åpne på venstre side med en liste over elementer du har kopiert. Velg et element for å lime det inn i dokumentet. Du kan også klikke på pilen til høyre for et element og velge Lim inn eller, for å fjerne den, velg Slett.

Øverst i oppgaveruten ser du flere handlinger til Lim inn alle eller Rydd alt elementer, som begge er praktiske.

Dette er en reell tidsbesparelse hvis du bruker kopier-og-lim-handlinger ofte i Word-dokumentene dine.

Sett inn tilfeldig tekst for plassholdere

Hvis du noen gang har måttet bruke tid på å lage et dokument uten teksten, vil du sette pris på dette neste trikset for Microsoft Word. Du kan skrive en enkel linje og Word vil sette inn tilfeldig tekst for deg. Dette er ideelt for plassholdere til du har teksten du trenger.

Det er to måter å legge til denne teksten i dokumentet.

Metode 1: For tilfeldig tekst, der P er antall avsnitt og S er antall setninger du ønsker, skriv inn følgende:

=RAND(P, S)

For eksempel gir =RAND(2,3) deg to avsnitt med tre setninger hver.

Metode 2: For lorem ipsum (vanlig plassholdertekst), skriv inn kommandoen nedenfor. Som RAND, bruk tall for antall avsnitt (P) og setninger (S) du vil sette inn.

=LOREM(P, S)

Så =LOREM(4,2) gir deg fire avsnitt som inneholder to setninger hver.

Umiddelbart etter at du har skrevet kommandoen, vil teksten komme inn i dokumentet ditt, klar til å brukes som plassholder i Word mal eller dokument.

Lagre og gjenbruk tekst, bilder og mer

Når du kan gjenbruke noe når du oppretter et dokument, som utklippstavlen ovenfor, er det en velkomstfunksjon.

Microsoft Word tilbyr hurtigdeler og autotekst som fungerer på samme måte, slik at du kan lagre og gjenbruke tekst, bilder, tabeller, signaturer, og andre gjenstander. Hvis du finner deg selv å skrive eller sette inn det samme om og om igjen, så er disse verktøyene for deg.

Trinn 1: Velg teksten, bildet eller annet element du vil lagre.

Steg 2: Gå til Sett inn fanen og klikk på Raske deler rullegardinpil.

• For å lagre den som en hurtigdel, velg Lagre utvalg i Quick Part Gallery.
• For å lagre den som autotekst, flytt til Autotekst og velg Lagre utvalg i autotekstgalleri.

Trinn 3: I popup-vinduet som vises, kan du gi det et meningsfylt navn, velge hvilket galleri du vil lagre det i, legge til en kategori og fylle ut andre detaljer som du vil.

Trinn 4: Klikk OK for å lagre oppføringen.

Når du er klar til å bruke det lagrede valget ditt, plasserer du markøren i dokumentet der du vil ha den. Gå tilbake til Sett inn fanen, klikk på Raske deler rullegardinpil, og velg elementet. Den kommer deretter inn i dokumentet på stedet du spesifiserte med markøren.

Hoved forskjeller mellom hurtigdeler og autotekst er at AutoText er en del av Quick Parts-funksjonen og de har hvert sitt galleri for lagrede elementer.

Uansett hva du velger å bruke, eller kanskje begge deler, vil du sette pris på denne fantastiske måten å spare tid på og redusere feil ved å skrive inn eller lese det samme innholdet.

Ta og sett inn skjermbilder

Et annet produktivitetstriks for Word som er verdt å nevne, er skjermbildeverktøyet. Med den kan du raskt og nesten enkelt sette inn et skjermbilde i dokumentet ditt. Du kan velge fra et annet åpent vindu på skrivebordet eller sette inn et skjermbilde av noe du tar manuelt.

For å bruke verktøyet, gå til Sett inn fanen og klikk på Skjermdump rullegardinpil.

Øverst i boksen ser du de andre åpne vinduene. Velg en for å sette den inn i dokumentet og formater eller rediger den som alle andre bilder i Word.

Alternativt kan du fange en bestemt del av skjermen eller et annet vindu. Plukke ut Skjermklipping. Du vil se at markøren endres til trådkors. Dra for å fange delen du vil ha og slipp når du er ferdig. Utklippet vil automatisk vises i dokumentet ditt som et statisk bilde.

Når du trenger skjermbilder fra datamaskinen, kan du eliminere behovet for å åpne et skjermbildeverktøy, fange det du trenger, størrelse og lagre det, og deretter gå tilbake til dokumentet for å sette det inn. Bare bruk Words innebygde skjermbildeverktøy.

Redaktørenes anbefalinger

• Dette stablede, vertikale skjermoppsettet revolusjonerte arbeidsflyten min
• 5 funksjoner jeg har lyst til å prøve i Microsofts ChatGPT-drevne Edge Browser
• Microsoft kan sette ChatGPT inn i Outlook, Word og PowerPoint
• Microsoft Edge har et nytt triks for økt ytelse
• Bruker du Office? PC-en din kan være i fare på grunn av denne Microsoft-endringen