Sett opp komplekse regler med flere betingelser eller unntak for å administrere e-posten din.
En travel e-postinnboks kan snart fylles opp med en blanding av presserende og viktige eller helt irrelevante og trivielle meldinger. En måte å sortere e-posthveten fra klinten på er å sette opp regler som automatisk filtrerer meldingene inn i forskjellige mapper når de ankommer innboksen din. Outlook tilbyr mange regelalternativer for å filtrere meldinger etter nøkkelord, avsender, emne, konto eller adressefelt. En av de mest brukte filterreglene viderekobler e-poster fra en bestemt person eller gruppe mennesker - for eksempel sjefen din, en klient eller medlemmene av et prosjektteam - fra innboksen til en dedikert mappe. Bruk regler og varsler-funksjonen i Outlook 2013 for å filtrere og organisere e-postene dine automatisk.
Trinn 1
Klikk på "Fil"-fanen.
Klikk på "Fil"-fanen i hovedmenybåndet fra hvilken som helst skjerm i Outlook.
Dagens video
Steg 2
Velg "Administrer regler og varsler."
Velg knappen "Administrer regler og varsler" på infoskjermen.
Trinn 3
Klikk "Ny regel."
Klikk på "Ny regel"-knappen i dialogvinduet Regler og varsler. Du kan også endre innstillingene for eksisterende regler fra dette dialogvinduet.
Trinn 4
Velg en regelmal.
Velg din foretrukne regelmal fra listen i delen "Velg en mal" i dialogvinduet Regelveiviser. Outlook tilbyr regelmaler som dekker mange e-postfiltreringsoppgaver. En av de mest brukte reglene filtrerer meldinger fra en person eller gruppe mennesker til en bestemt mappe. Velg "Flytt meldinger fra noen til en mappe" og klikk deretter på den understrekede "mennesker eller offentlig gruppe"-koblingen i regelbeskrivelsesruten.
Trinn 5
Velg en kontakt.
Dobbeltklikk på hver kontakt i Outlook-adresseboken for å legge dem til i "Fra"-feltet. Klikk på "OK"-knappen.
Trinn 6
Angi en mappe.
Klikk på "spesifisert" mappekoblingen i regelbeskrivelsesruten i dialogboksen Rules Wizard.
Trinn 7
Velg mappen.
Klikk for å velge Outlook-mappen du vil bruke til å lagre meldinger filtrert av regelen. "Velg en mappe:"-ruten viser alle tilgjengelige Outlook-mapper. Klikk på "OK"-knappen.
Trinn 8
Klikk "Neste".
Se gjennom regelinnstillingene dine. Du kan legge til eller fjerne personer eller endre mappedestinasjonen ved å klikke på disse koblingene i regelbeskrivelsesruten. Klikk "Neste" når du er klar til å gå videre.
Trinn 9
Velg regelbetingelser.
Klikk for å velge andre forhold som du vil inkludere i regelen; Hvis du for eksempel aktiverer avmerkingsboksen "Send bare til meg", betyr det at Outlook vil bruke regelen bare på e-poster som sendes til deg alene.
Trinn 10
Velg regelunntak.
Velg eventuelle unntak fra regelen din; Hvis du for eksempel velger "unntatt hvis bare sendt til meg", vil Outlook ikke følge regelen for e-poster som sendes til deg alene. Mange av unntakene og betingelsene inkluderer konfigurerbare handlinger. Hvis du for eksempel velger unntaket "unntatt hvis emnet inneholder spesifikke ord", klikker du på den understrekede koblingen "spesifikke ord" og velger ordene du vil legge til i regelen. Klikk på "Neste"-knappen.
Trinn 11
Legg til et regelnavn.
Skriv inn et navn for regelen i det aktuelle feltet. Klikk for å velge "Kjør denne regelen nå på meldinger som allerede er i innboksen" hvis du ønsker å bruke regelen på alle eksisterende innboksmeldinger. Klikk på "Fullfør"-knappen for å fullføre oppsettet og avslutte regelveiviseren.
Trinn 12
Bruk endringene.
Velg "Bruk" og deretter "OK" for å implementere regelen og gå ut av dialogvinduet Regler og varsler.
Tips
Outlook tilbyr også et filteralternativ for å hjelpe deg med å søke gjennom e-postene dine etter meldinger basert på spesifikke kriterier som mottaksdato, viktighetsstatus eller om den hadde et vedlegg. Klikk på "Hjem"-fanen, klikk på "Filter e-post" i Finn verktøy-gruppen og velg deretter ditt foretrukne e-postsøkefilter fra rullegardinlisten.
Søppelpostfilteret i Outlook flytter automatisk mistenkte spammeldinger til søppelpostmappen. Du kan justere disse innstillingene for å blokkere avsendere eller legge til avsendere på en sikker liste. Gå til "Hjem", "Søppelpost" og deretter "Alternativer for søppelpost" for å sjekke og endre innstillingene for søppelpost i Outlook.
