Sperr ferier i Outlook slik at medarbeidere vet at du er borte.
Bildekreditt: Robert Daly/OJO Images/Getty Images
Ved å bruke Microsoft Outlook 2013 kan du blokkere ferietid i kalenderen din ved å bestille en avtale med deg selv. Hvis kontoret ditt bruker Microsoft Exchange, kan du tilpasse automatiske svarmeldinger som bare går til folk i organisasjonen din, mens du sender en annen melding til alle andre som sender deg en e-post mens du er borte. Hvis du ikke bruker Exchange, kan du fortsatt sende automatiske svar på meldinger fra Outlook, men du må la datamaskinen være på mens du er borte.
Bestill tid i kalenderen din
Trinn 1
Åpne Kalender i Outlook 2013, dra markøren over dagene du skal på ferie og høyreklikk på den uthevede tidsblokken. Alternativt kan du bare klikke på "Ny avtale"-knappen og angi start- og sluttid i de aktuelle menyene.
Dagens video
Steg 2
Skriv "Ferie!" eller en annen gjeldende tittel for din avspasering i "Emne"-boksen. Angi en plassering om ønskelig i "Plassering"-boksen. «Hawaii» fungerer alltid bra, selv om du bare blir hjemme i en uke for å se Netflix.
Trinn 3
Klikk på "Vis som"-boksen i Alternativer-gruppen under Avtale-fanen og velg "Ikke til stede" for å la alle med tilgang til kalenderen din se når du er borte. Klikk "Lagre og lukk" for å fullføre ferieplanene dine - i det minste når det gjelder Outlook-kalenderen.
Autosvar med utveksling
Trinn 1
Klikk på "Fil"-menyen i Outlook 2013 og velg "Automatiske svar (ikke på kontoret)." Hvis dette alternativet ikke er tilgjengelig, har du ikke en Microsoft Exchange-konto. Vinduet Automatiske svar åpnes.
Steg 2
Klikk på alternativet "Send automatiske svar". Merk at fanen "Inside My Organization" er valgt.
Trinn 3
Klikk på det store tekstfeltet og skriv inn meldingen du vil sende til alle i organisasjonen din mens du er borte. Dette bør normalt inkludere datoen du returnerer. Hvis noen dekker for deg mens du er borte, kan du inkludere denne personens kontaktinformasjon, eller nødkontaktinformasjonen din om ønskelig. Bruk formateringsalternativene over tekstfeltet for å tilpasse formateringen akkurat som du ville gjort med enhver e-postmelding.
Trinn 4
Klikk på "Utenfor min organisasjon"-fanen hvis du vil at Outlook også automatisk skal svare til personer som ikke jobber i bedriften din. Klikk på alternativet "Autosvar til personer utenfor organisasjonen min". Velg enten "Kun mine kontakter" eller "Alle utenfor organisasjonen min". Teksten du brukte for automatiske svar i organisasjonen din vises automatisk i meldingstekstfeltet. Rediger denne meldingen som ønsket eller slett den og skriv en annen melding.
Trinn 5
Klikk på menyene "Starttid" og "Sluttid" for å velge dato og klokkeslett du skal reise på ferie og når du skal tilbake til kontoret. Outlook vil sende ditt automatiske svar i løpet av denne tidsperioden.
Trinn 6
Slå av automatiske svar hvis du kommer tilbake tidlig ved å klikke på "Fil"-menyen og deretter klikke på "Slå av"-knappen under alternativet Automatiske svar.
Automatiske svar uten utveksling
Trinn 1
Klikk på "Ny e-post"-knappen i Outlook 2013. Skriv inn en passende tittel i "Emne"-linjen, for eksempel "Borte denne uken", og skriv deretter inn en fraværsmelding i "Melding"-feltet.
Steg 2
Velg "Lagre som" fra Fil-menyen. Klikk på "Lagre som type"-menyen og velg "Outlook-mal". Som standard er filtittelen den samme som emnelinjen din, men du kan endre dette om nødvendig. Klikk på "Lagre"-knappen.
Trinn 3
Klikk på "Regler"-knappen i båndets Hjem-fane. Velg "Administrer regler og varsler" fra rullegardinmenyen. Vinduet Regler og varsler åpnes.
Trinn 4
Klikk på "Ny regel"-knappen. Dette åpner veiviseren for nye regler. Klikk på "Bruk regler på meldinger jeg mottar" i delen Start fra en tom regel. Klikk "Neste". En liste over alternativer vises for å filtrere hvem som skal eller ikke skal motta fraværsmeldingen. Du kan for eksempel spesifisere at meldingen bare sendes til meldinger når navnet ditt er i "Til" feltet og ikke "CC"-feltet, eller du kan spesifisere at svaret kun sendes til meldinger med høy betydning.
Trinn 5
Velg alternativene for å finne ut hvem som får eller ikke får autosvaret. Hvis du lar alternativene stå tomme, sendes autosvaret til alle som sender deg en e-post. Klikk "Neste".
Trinn 6
Klikk på "Svar med en spesifikk mal"-alternativet i trinn 1-delen og klikk deretter på "en spesifikk mal"-koblingen i trinn 2-delen. Et navigasjonsvindu åpnes. Klikk på "Se inn"-menyen og velg "Brukermaler i filsystem" og dobbeltklikk deretter malen for automatisk svarmelding du nettopp opprettet for noen minutter siden.
Trinn 7
Klikk på "Neste", se gjennom valgene dine og klikk på "Neste" igjen. Klikk "Fullfør". La Outlook kjøre på datamaskinen. Hvis datamaskinen går i dvale, slår seg av eller hvis Outlook er lukket, sendes ikke autosvarmeldingen til noen.
Trinn 8
Trykk på "Søk"-ikonet på Windows 8.1-startskjermen, skriv inn "sleep" og velg "Strøm- og søvninnstillinger". Klikk "Sleep"-menyen og velg "Aldri". På en bærbar datamaskin er dette kun tilgjengelig i "Slå av etter når den er tilkoblet" Meny.
Trinn 9
Slå av automatisk svar når du kommer tilbake fra ferie ved å gå tilbake til alternativet "Administrer regler og varsler" fra Regler-knappen. Klikk på haken ved siden av regelen for å deaktivere autosvaret og klikk "Bruk". Ikke glem å tilbakestille datamaskinens hvilemodus til normal.
Tips
Hvis kontoret ditt bruker Microsoft Exchange, kan du gjøre en medarbeider til en delegat for e-postene og kalenderen din når du er borte. Klikk på "Fil"-fanen i Outlook 2013, velg "Kontoinnstillinger", klikk på "Delegattilgang" og klikk deretter "Legg til". Skriv inn navnet på kollegaen din, velg den og klikk "Legg til". Du kan deretter spesifisere hva delegaten kan gjøre, for eksempel godta møter på dine vegne, i delegattillatelsene dialogboks. Delegaten din kan da få tilgang til kontoen din.
