E-post har blitt en viktig form for forretningskommunikasjon. Selv om personlig e-post er uformell, krever e-post for bedrifter profesjonalitet og høflighet. De grunnleggende delene av et papirforretningsbrev gjelder også for Internett-korrespondanse.
Emne
Gjør emnelinjen kort og nøyaktig. Unngå å bruke betegnelser som kan utløse mottakerens spamfilter, for eksempel «Re», en tradisjonell kontormemo-forkortelse for «Regarding» eller «Fwd», som betyr en videresendt e-postmelding. Fyll alltid ut emnefeltet; Hvis du lar det stå tomt, kan det også sende meldingen din inn i spam-mappen.
Dagens video
Hilsen
Bruk en profesjonell hilsen for forretnings-e-postmeldinger. "Dear Mr. Foster" skaper et mye bedre inntrykk enn "Hei, Bob" og gjenspeiler bildet ditt som forretningsperson. Legg igjen en tom linje etter hilsenen, og begynn deretter brødteksten i e-posten. Dette mønsteret gjør hele meldingen lettere å lese for mottakeren.
Kropp
Følg standardretningslinjene for forretningsbrev for e-postteksten. Bruk et høflig språk for å komme med en forespørsel eller forklare et poeng. Hvis du ikke er sikker på at mottakeren vil huske deg eller om du tar kontakt for første gang, introduser deg selv på første linje. "Takk for at du snakket med meg sist torsdag angående Johnson-kontrakten" vil jogge mottakerens minne før du går inn i detaljene om virksomheten.
Signatur
Legg til en tom linje etter brødteksten i e-posten, igjen for å gjøre meldingen lettere for øynene, og avslutt meldingen med en høflig sign-off, for eksempel "Med vennlig hilsen", "Vennlig hilsen" eller til og med "Takk". Etter navnet ditt, legg til e-postadressen din, telefon Nummer. din tittel med selskapet og til og med kontorets adresse om ønskelig. Dette gir mottakeren all kontaktinformasjonen din på ett sted.
Les to ganger, send en gang
Før du trykker "Send", les e-posten på nytt for å søke etter problemer: Er mottakerens e-postadresse riktig i "Til" feltet, er det en passende linje i "Emne"-feltet og er meldingen fri for stavemåte, kontekst eller grammatisk feil. Dobbeltsjekk din signatur og kontaktinformasjon også.
Hold deg profesjonell
Bruk kun svart tekst på hvit bakgrunn. Velg en forretningsmessig skrifttype, for eksempel Times New Roman eller Courier. Ikke bruk fargede, svingete skrifttyper, grafikktunge bakgrunner, uttrykksikoner eller internettslang, for eksempel "LOL" (Laughing Out Loud). Unngå å skrive en melding med store bokstaver, som regnes som roping i tekstform. Hvis du sender en bedrifts-e-post til et stort antall mottakere, bruk alternativet Blind Carbon Copy (BCC). På den måten er hver lesers e-postadresse beskyttet og mindre sannsynlighet for å havne på noens spamliste.
