Slik setter du inn et Microsoft Word-dokument i et annet Microsoft Word-dokument

Det finnes flere alternativer for å konsolidere to Word 2013-dokumenter. Grunnleggende kopier/lim inn eller dra-og-slipp-funksjoner replikerer raskt tekst i et annet dokument, men de vil ikke etablere en kobling mellom de to. Ved å bruke Words Insert Object-funksjon setter du inn tekst fra et annet dokument og oppretter eventuelt en kobling til originalfilen, slik at redigeringer av kildedokumentet automatisk vises i den kopierte destinasjonen fil. Du har også muligheten til å legge til et filikon som bare inkluderer en praktisk referanselenke til kildefilen.

En av de enkleste metodene for å konsolidere filer er å bruke utklippstavlen. Marker teksten du ønsker å kopiere, eller trykk "Ctrl-A" for å markere hele dokumentet, og trykk deretter "Ctrl-C" for å kopiere det. Klikk hvor som helst i måldokumentet og trykk deretter "Ctrl-V" for å kopiere teksten, inkludert eventuell formatering. Noen ganger oppstår formateringsproblemer (mer om dette senere), men du kan fjerne den opprinnelige formateringen ved å i stedet trykke "Ctrl-Alt-V" for å lime inn og deretter velge "Uformatert tekst" fra Lim inn spesial vindu. Dette vinduet gir også et "Lim inn lenke"-alternativ som oppretter en kobling til den opprinnelige filen, slik at redigeringer i kildedokumentet automatisk oppdateres i målfilen når den åpnes.

Dra og slipp gir en raskere metode for å overføre tekst mellom to åpnede Word-dokumenter. Marker kildeteksten og klikk og dra den til målet. Word viser en markør som sporer musebevegelsene dine, og når du slipper museknappen, kopierer Word den valgte teksten til denne markørplasseringen.

Ved å bruke funksjonen Sett inn objekt plasseres hele innholdet i ett Word-dokument i et annet. Klikk på "Sett inn", velg "Objekt" i tekstgruppen og velg deretter "Opprett fra fil"-fanen. Du kan deretter "Bla gjennom" etter et annet Word-dokument. Hvis ingen alternativer er valgt, inkluderer Word hele innholdet i kildefilen som redigerbar tekst. Hvis du velger alternativet "Koble til fil", legges teksten til i en skrivebeskyttet tekstboks som ikke tillater redigering, bortsett fra i den originale filen; redigeringer av den opprinnelige filen reflekteres deretter automatisk i målfilen neste gang du åpner den. Ved å velge "Vis som ikon" legges det til et Word DOCX-ikon som åpner originalfilen når den klikkes.

Klikk på "Objekt"-rullegardinmenyen på Sett inn-fanens tekstgruppe, og velg deretter "Tekst fra fil" for å legge til ikke-tilkoblet, redigerbar tekst. Dette alternativet har samme funksjon som å søke etter en fil i objektvinduet, men det gir deg ikke alternativene til å "Koble til" til fil" eller "Vis som ikon." Hvis du imidlertid ikke trenger disse tilleggsalternativene, sparer du noen få klikk ved å bruke denne tilnærmingen.

Hvert tekststykke i et Word-dokument er tildelt en stil; hvis du ikke tilordnet en stil manuelt, bruker teksten automatisk stilen "Normal" som standard. Alle metoder for å kopiere tekst, bortsett fra alternativet Lim inn spesielt for å fjerne formatering, overfører formateringen som standard, men det kan oppstå problemer hvis begge dokumentene bruker samme navn for stiler med forskjellig formatering. I slike tilfeller brukes stilene i måldokumentet i stedet for de originale stilene med samme navn. Dette er oftest tilfellet når du overfører tekst fra en fil opprettet av en eldre versjon av Word som bruker forskjellige standardstiler.