Trykk på "Konvolutter" på fanen Utsendelser i Word til starte et nytt konvoluttprosjekt. Fyll inn din returadresse hvis du vil bruke en, men la leveringsadressen stå tom.
Trykk "Alternativer" og angi konvoluttstørrelsen i kategorien Konvoluttalternativer. Alternativene inkluderer også fontinnstillinger og marginnstillinger. Word velger automatisk en retning for å mate konvolutter basert på skrivermodellen din, men hvis du trenger å endre matingen, åpner du kategorien Utskriftsalternativer.
Klikk "Legg til dokument" for å lage konvoluttmalen. Hvis du har angitt en ny returadresse, velg om du vil angi den som standard for senere bruk.
Plasser markøren i leveringsadressetekstboksen i nedre halvdel av konvolutten. Du kan ikke se boksen før du klikker på den, men ett klikk hvor som helst i boksen aktiverer den riktig. Trykk "Velg mottakere" på Utsendelser-fanen og velg "Bruk en eksisterende liste" for å laste Excel-filen din og start a utskriftsfletting. Hvis du har fulgt instruksjonene så langt, gjør du det ikke må klikke på "Start utskriftsfletting"-knappen når som helst.
Velg hvilket regneark eller tabell i Excel-arbeidsboken som inneholder adressene dine hvis filen har flere alternativer. Velg om den øverste raden inneholder overskrifter, for eksempel "Navn" og "Adresse", og trykk "OK".
Klikk på "Adresseblokk" for å sette opp hvordan adresser vises på konvoluttene. Velg formateringsalternativer på venstre side av vinduet for å justere forhåndsvisningen. Hvis forhåndsvisningen mangler informasjon fra Excel-filen, trykk "Samsvar felt" for å tilordne deler av hver adresse til bestemte kolonner i regnearket.
Word er dyktig til å tolke adressedata i Excel, selv om du ikke deler dem opp i «By», «State», «Postnummer» og andre kolonner. Mellom Words automatiske gjenkjenning og Match Fields-alternativene trenger du vanligvis ikke å redigere Excel-filen for å få den til å fungere i Word.
Trykk "Forhåndsvis resultater" for å se en prøve av den første konvolutten, og bruk pilene eller "Finn mottaker"-knappene i Forhåndsvis resultater delen for å sjekke andre konvolutter. Du trenger ikke se på hver oppføring før du skriver ut - bare sørg for at det generelle formatet ser riktig ut. Klikk på "Fullfør og slå sammen"-knappen og velg "Skriv ut dokumenter" for å skrive ut. Hvis du heller vil lagre konvoluttoppsettet, inkludert adresser, velger du "Rediger individuelle dokumenter".
Velg "Alle" for å skrive ut en konvolutt for hver adresse, eller angi en rekke oppføringer, i rekkefølgen til Excel-listen. Velg "Current Record" for å skrive ut den ene konvolutten på skjermen.
Hvis du ikke vil bruke alle adressene i Excel-dataene dine, trykk "Rediger mottakerliste" etter å ha lastet inn Excel-filen. Fjern merket for individuelle adresser for å ekskludere dem, eller velg "Filter" for å bruke adresser som samsvarer med en spesifikk funksjon, for eksempel alle adresser med "NY" i "State"-kolonnen.
Du trenger ikke bruke noen spesiell mal i Excel for Word for å importere adresser, men hvis du bygger en e-postliste fra bunnen av, spar tid ved å starte fra en adresselistemal. I Excel 2013, klikk "Fil", "Ny" og søk etter "adresse" for å finne flere alternativer.
Hvis du aldri har skrevet ut konvolutter før, testutskriv en med bare returadressen din - ved å bruke "Fil" og "Skriv ut" - før du laster inn Excel-dataene. Hvis den kommer ut i feil retning, endrer du materetningen i utskriftsalternativene for konvolutten.
