Hvorfor bruke Microsoft Excel

Microsoft Excel er regnearkprogramvare som brukes til å beregne økonomiske, statistiske og tekniske beregninger informasjon, og brukes på en lang rekke steder, fra individuelle husholdninger til Fortune 500 selskaper. Komponentene i Excel er celler, regneark og arbeidsbøker. Arbeidsbøker inneholder regneark og regneark inneholder celler. Derfor er tusenvis av celler i et regneark og to eller flere regneark utgjør en arbeidsbok. Funksjonene Excel tilbyr gjør det mulig for brukeren å spare tid ved beregning av formler, opprettelse av diagrammer og grafer, og deling og sikring av informasjon.

Microsoft Excel er nyttig når du utfører beregninger. Programvaren inneholder innebygde formler for grunnleggende matematikk, statistikk og til og med tekniske funksjoner. Beregninger som kan kreve flere iterasjoner for å komme frem til et svar, krever bare å legge inn noen få grunnleggende formelkomponenter for at Excel skal beregne det endelige svaret. I tillegg reduseres tiden som trengs for å få svaret kraftig ved å bruke Microsoft Excel.

Microsot Excel kan også brukes til å lage diagrammer og grafer. Dataene som legges inn i et regneark kan mate de mange typene grafer som er tilgjengelige i Excel. Microsoft Excel har muligheten til å lage sektordiagrammer, søylediagrammer, 3D-grafer og til og med punktdiagrammer. Å lage slike diagrammer på papir vil være svært tidkrevende, om ikke umulig for noen typer grafer. Excel inneholder også veivisere (trinn-for-trinn-instruksjoner) for å veilede brukeren i å lage den typen graf han trenger.

Flere regneark kan kobles til hverandre ved hjelp av Excel. Hvis for eksempel salgsavdelingsdata er i ett regneark og markedsføringsdata er i et annet, kan de to regnearkene kobles sammen uten å skrive inn informasjonen på nytt. Koble informasjonen ved å beregne cellene i ett regneark med cellene i et annet. Det endelige resultatet vil være kombinasjonen av salgsdata og markedsføringsdata. Vær oppmerksom på at dersom informasjonen i ett regneark endres, vil også sluttresultatet endres.

Excel har en annen funksjon som lar brukeren formatere celler. Celleformateringsfunksjonen er spesielt nyttig for å forstå ytelsen. I Excel kan cellene formateres til å vise en bestemt måte hvis det er et bestemt resultat. For eksempel, hvis det økonomiske målet er å være 10 prosent under budsjettet, men det nåværende resultatet er 1 prosent over budsjettet, kan cellen formateres til å vises i rødt. På den annen side, hvis resultatet er 12 prosent under budsjett, kan det formateres til å vises i grønt.

Excel kan også beskytte informasjon. Det er en cellelåsefunksjon i Excel som hindrer andre brukere i å endre informasjonen i cellen. I tillegg kan hele regnearket eller arbeidsboken være passordbeskyttet. Hvis det er deler av arbeidsboken som ikke skal sees, plasser et passord på de delene av arbeidsboken eller hele arbeidsboken.

Microsoft Excel kan også integreres med annen programvare. Excel-data kan importeres til Microsoft Access, og Access-data kan eksporteres til Excel. Microsoft Word og PowerPoint bruker Excel til å lage tabeller i dokumentene sine. Hvis en tabell, diagram eller graf er laget i Excel, kan den kopieres og limes inn i Microsoft Word og PowerPoint.