Hvordan skrive ut adresseetiketter i Excel

Microsoft Excel fungerer som et utmerket program for å administrere e-postlister. Store e-postlister er spesielt enkle å administrere i Excel mens du kategoriserer og organiserer kontaktene i et tilpasset format.

Excel- og CSV-formater brukes til å importere og eksportere lister fra e-postbehandlere, og celleinndelingene betyr at du kan skille navn, adresse og annen relevant informasjon i individuelle kolonner. Du kan også velge å plassere hele kontakten i en enkelt celle.

Fleksibiliteten for dyktige Excel-brukere er praktisk, men det er ikke lett å skrive ut etiketter direkte fra Excel. Selv om prosessen ikke er altfor kompleks, er den heller ikke åpenbar, og du kan skape en teknisk katastrofe. Å bruke en utskriftsflettingsprosess er den mest effektive måten å sette opp etiketter for skriveren på.

Den raskeste og mest effektive måten å skrive ut etiketter fra Excel-e-postlisten på er gjennom utskriftsflettingsprosessen. Denne prosessen tar den organiserte Excel-informasjonen din og samler hver adresse til en individuell etikett for skriveren.

Selv om dette høres enkelt ut, er det en hake. Excel-arket må formateres til et spesifikt oppsett som bruker kolonner for hver kategori. Hvis du brukte en annen metode da du skrev inn adressene, er omformatering tidkrevende.

Ideelt sett begynner du på nytt og kan skrive hver kontakt i riktig format. Hvis du allerede har alt delt inn i kategorier, kan det hende at de bare krever enkle etikettendringer og justeringer for å oppfylle formateringskravene.

Sett opp Excel-regnearket med kolonneoverskrifter. Hver kolonne representerer en bestemt kategori. Lag en egen kolonne for fornavn, etternavn, adresse, by, stat og postnummer.

Informasjonen for hver enkelt sitter på en horisontal rad. Bruk nøyaktig stavemåte, forkortelser og store bokstaver du ønsker i hvert felt. Bruk for eksempel NV i stedet for Nevada med mindre du vil stave ut hele statens navn.

Vurder også hvordan du vil at navnene skal se ut på etikettene. Måten du stiler bokstaver på er et spørsmål om personlig preferanse. Noen individer liker å bruke stor bokstav i alle bokstaver, mens andre bare bruker stor bokstav i hvert ord.

Du har også muligheten til å legge til kolonner etter behov. Hvis du for eksempel vil at den første linjen på etiketten skal lese firmanavnet, endrer du den første kolonnen slik at den gjenspeiler denne informasjonen.

Etter at alle kolonnene er satt, er neste trinn den kjedelige oppgaven med å legge inn for hver kontakt. Legg til alle dataene og gjør en runde eller to med redigeringer for å sikre at alt ser bra ut.

Etter at kontaktene og all tilhørende informasjon er i regnearket, markerer du alt inkludert kolonneoverskriftene. Du kan dra markøren over alle feltene mens du holder nede museknappen for å markere alt eller bruke tastatursnarveien for å velge alle, Ctrl+EN.

Etter at informasjonen er uthevet, velg fanen merket Formler og klikk Definer navn. Skriv inn et listenavn i boksen som dukker opp. Bruk for eksempel Bryllup_invitasjoner eller Julekort.

Hvis du skriver ut etiketter med en viss regelmessighet, er det også nyttig å legge til en dato på hver liste. Kontaktlister oppdateres ofte, og datoen gir deg en idé om når listen sist ble oppdatert. Det sikrer også at du skriver ut den riktige og nyeste versjonen.

Lagre det nylig navngitte Excel-kontaktregnearket og avslutt dokumentet for å fortsette med utskriftsflettingen.

Microsoft Word er der du skriver ut etikettene. Excel er ideell for å organisere og hoste dataene, og det fungerer godt for raskt å laste inn listen i andre programmer. Microsoft Word har imidlertid en innebygd etikettutskriftsmal som legger ut adressene i formatet som kreves av skriveren.

Utskriftsflettingsprosessen kombinerer Excel for muligheten til å organisere feltene og Word for muligheten til å formatere etikettene for skriveren.

Åpne et nytt Word-dokument og klikk på Utsendelser for å åpne en liste over alternativer. Klikk på rullegardinmenyen for Start utskriftsfletting for å avsløre en sekundærmeny der du kanskje må klikke Start utskriftsfletting igjen før du kan velge Etiketter for å åpne en meny med Etikettalternativer.

På dette tidspunktet trenger du informasjon om skriveren og etikettene for å komme videre. Du må velge mellom kontinuerlig feed skrivere og sideskrivere. Se skriverhåndboken for å finne ut hvilken type du bruker. Hvis du har en sidestilskriver, krever en annen rullegardin at du velger den spesifikke typen skuff for sideskriveren. Et bypassbrett er ganske vanlig.

Velg deretter etikettleverandøren. Hver leverandør har sin egen spesifikke layout, og dette er viktig for skriveren. Microsoft, Avery og mange andre leverandøralternativer er oppført i rullegardinmenyen. Velg den som samsvarer med etikettene du kjøpte for jobben.

Til slutt velger du produktnummeret som samsvarer med produktnummeret på etikettene dine. Dette finnes vanligvis på emballasjen og ikke selve etikettarkene. Produktnummeret forteller skriveren papirdimensjonene for å sikre at utskriften er riktig justert med etikettene.

I sjeldne tilfeller kan det hende at produktnummeret ikke er tilgjengelig for etikettene dine. Utskriften kan fortsatt gå fremover, men du må manuelt måle den enkelte etikettstørrelsen. Du må også vite hvor mange etiketter som er på en side og hvor mange som er plassert i hver kolonne og rad.

For å angi en egendefinert etikettdimensjon, velg Detaljer alternativet i Etikettalternativer vindu for å vise oppsettet for etikettarket etter kolonner og rader. Skriv inn margene, kolonnene og radene i det angitte feltet. Klikk OK hvis dette samsvarer med konfigurasjonen din. Hvis ikke, klikk Avbryt og velg deretter Ny etikett og prøv igjen.

Skriv inn et navn for etikettene slik at dimensjonene lagres for fremtidig referanse. Ethvert navn vil være tilstrekkelig. Deretter setter du dimensjonene til målt høyde og bredde. Skriv også inn rad- og kolonneoppsettet. Gå videre og klikk OK for å lagre de nye størrelsesinnstillingene, klikk deretter OK igjen for å lagre alle innstillingene.

På dette tidspunktet har du etikettene forberedt i Excel og Word-dokumentet formatert riktig for å skrive ut etikettene. Nå må du importere kontaktinformasjonen for å fylle ut etikettene.

Klikk på i Word-dokumentet Fil og så Alternativer og Avansert. Merk av i boksen ved siden av Bekreft filformatkonvertering ved åpen og velg OK. Gå tilbake til Utsendelser fanen og klikk Velg Mottakere for å åpne en rullegardin med alternativer. Velge Bruk eksisterende liste for å finne Excel-kontaktinformasjonen på datamaskinen. Velg filen og klikk OK. Denne prosessen kobler Excel-arket til Word-dokumentet. Selv om programmene er koblet til, er etikettene ennå ikke fylt med informasjonen.

Den enkleste måten å importere hele listen på er gjennom plassholdere. Plassholderbetegnelsen samsvarer med kolonnene du opprettet i Excel-filen. For eksempel skriver du <> hvor du vil at fornavnet skal vises på etiketten. Husk at denne sekvensen gjentas på tvers av alle etikettene.

En standard adressesekvens ser slik ut:

<> <>

<>

<> <> <>

Hver etikett tilsvarer direkte en kolonne i Excel-arket ditt. Hvis du ønsker å legge til egendefinert informasjon, må den stå i en merket kolonne på arket. Deretter skriver du inn feltet i din foretrukne plasseringssekvens for etiketten.

Hvis du ofte laster lister ved hjelp av utskriftsflettingsprosessen, finnes det også en adresseblokksnarvei for å kombinere flere datafelt under en enkelt <

Nå som etikettene er satt med sekvensen for hvert felt, kan du effektivt laste inn hundrevis eller til og med tusenvis av kontakter samtidig som du oppretter en konsistent merkesekvens for skriveren. Utskriftsflettingen er ideell for massekontaktlister.

Du må kartlegge utskriftsflettingen slik at Word leser de riktige kolonnene fra Excel. Gå tilbake til Utsendelser fanen, klikk Match felt og velg Skriv og sett inn felt. En boks vises med en rekke etiketter ved siden av rullegardinboksene.

Etikettene er vanlige elementer i en adresseetikett. Den lister opp Tittel, Fornavn, Etternavn, Gateadresse, og så videre. I de tilsvarende rullegardinene ser du kolonneetikettene fra Excel-arket ditt. Mange av disse vil allerede være matchet, men sørg for at hvert element er justert og riktig matchet. Dette betyr når du skriver <>, den trekker bare fra Fornavn kolonne i Excel-arket.

Nå som feltene er kartlagt og etikettene er bygget, klikker du Forhåndsvisning i Utsendelser fanen. Før du bestemmer deg for å skrive ut, gjør en grundig forhåndsvisning for å se etikettene. Dobbeltsjekk justeringen og formateringen med denne visningen.

Klikk på når du er klar til å skrive ut Fullfør og slå sammen under Utsendelser fanen. Klikk Skriv ut dokumenter for å sende den endelige jobben til skriveren. Sørg for at skriveren er fylt med etikettpapir før du sender jobben.

Selv om Excel er et flott middel for å kjøre en utskriftsfletting, kan du også importere kontakter fra Outlook. Outlook lar deg eksportere kontakter til et Excel-regneark, hvor du kan bruke prosessen som beskrevet ovenfor.

Hvis du vil hente kontakter direkte fra Outlook-e-postprogrammet, trekk opp kontaktlisten din. Bruk Skifte+Kontroll for å velge og markere flere kontakter til hver ønsket kontakt er uthevet.

Gå til Hjem fanen og velg Utskriftsfletting. Velge Kun utvalgte kontakter etterfulgt av Alle kontaktfelt. Velg deretter Nytt dokument og Postetiketter som dokumenttype.

Denne handlingen utløser et nytt Word-dokument med en utskriftsfletting. Plukke ut Skrive og sette inn felt under Utsendelser og kontroller at alt er riktig justert. Klikk Oppdater etiketter for å generere etikettene.

Bruk forhåndsvisningsfunksjonen til å se gjennom og sikre at alt er riktig justert. Etter at du har redigert og gjort eventuelle endelige revisjoner, forhåndsviser du på nytt og kjør Fullfør utskriftsfletting og Skrive ut for å sende jobben til skriveren.

Outlook er utmerket til å administrere kontakter, og det er enkelt å kjøre en utskriftsfletting fra programmet. Ikke alle har Outlook som e-postbehandler, og utskriftsetiketter-fra-Excel-prosessen er fortsatt det beste alternativet for å administrere kontakter.