Slik bruker du Avery 5160-etiketter på Excel

Avery-etiketter er et velkjent standard kontorprodukt, og 5160-etikettene (blant andre størrelser) er kompatible med Microsoft-produkter. Du kan skrive ut Avery-etiketter fra Excel, men prosessen krever til slutt en utskriftsfletting for å kategorisere etikettfeltene og importere dem til et etikettformat.

Under utskriftsflettingsprosessen setter du opp kolonner med data i Excel og deretter matcher de med formateringsfeltene i Microsoft Word. Prosessen er ikke komplisert, men det krever tid å sette opp formateringen riktig. Store kontaktlister eller andre former for data i Excel krever også mer tid å fullføre.

Alternativet til å bruke Excel med Word er å manuelt skrive ut hver etikett eller å kjøre en utskriftsfletting gjennom et annet kompatibelt program som Microsoft Outlook. Microsoft Outlook-alternativet er attraktivt bare hvis du allerede bruker tjenesten som e-postbehandler.

Avery-etiketter er standard i Microsoft Word-etikettformatering, og størrelsen er allerede lagret i en forhåndsinnstilling, noe som gjør dem til et utmerket valg for merkeprosessen. Andre vanlige etikettmerker og oppsett lagres også i etikettformateringen for Microsoft.

Før du hopper inn i Excel og bruker programmet til å være vert for dataene dine, bør du vurdere om Excel er den beste bruken for akkurat din situasjon. Hvis du lager et lite antall etiketter – for eksempel under 100 med minimal informasjon – er det et bedre alternativ å skrive informasjonen direkte inn i et etikettformatert Word-dokument. Dette gjelder spesielt for en engangsliste.

Excel er ideell for å være vert for en stor mengde informasjon, for eksempel en kontaktliste med navn, adresse og annen informasjon for hundrevis eller til og med tusenvis av mennesker. Lister som stadig vokser og utvikler seg er enkle å administrere i Excel.

Excel-arbeidsboken er ikke et godt valg for å skrive ut etiketter for den administrerte listen, men formateringen gjør det enkelt å flytte dataene til andre programmer og formater. Du kan for eksempel enkelt laste opp en kontaktliste til en e-postbehandler fra Excel.

Bruk Excel hvis informasjonen er viktig og vil se kontinuerlig bruk. Ellers bør du vurdere å manuelt skrive informasjonen direkte til et Word-dokument.

I Excel formaterer du etikettfeltene ved å bruke kolonneoverskrifter. For eksempel, hode hver kolonne med et spesifikt felt som f.eks fornavn, etternavn, adresse, by, stat, post kode, epostadresse og all annen informasjon du beholder på kontaktene. Å sette opp en kolonne for hvert spesifikt sett med data er viktig når det er på tide å formatere etikettene.

Hver rad tilsvarer en enkelt kontakt eller datasett. Ved å bruke en kolonneoverskrift for hver informasjon maksimerer du muligheten til å plassere informasjonen på etikettene senere når du bruker utskriftsflettingsprosessen. På dette tidspunktet lagrer du Excel-regnearket og avslutter programmet. Åpne deretter Microsoft Word for å kjøre utskriftsflettingen og til slutt skrive ut etikettene.

Gå til Utsendelser fanen i det nye Word-dokumentet og velg Start utskriftsfletting alternativ. Plukke ut Etiketter og klikk Etikettalternativer. Det er her du formaterer Word-dokumentet for Avery 5160-etikettene.

Velg kontinuerlig matingsskriver eller sideskriver basert på modellen du bruker. Under skriveralternativene er etikettalternativene. Velg rullegardinmenyen for å se leverandørene og velg Avery fra denne listen.

En annen liste genereres med alle Avery-etikettstilene. Klikk på 5160 modelletiketter og velg OK. Word-dokumentet størrelser etikettene slik at de samsvarer med den nøyaktige avstanden og designet som er nødvendig.

Klikk nå Fil og velg Avansert mulighet for å koble Excel til Word. Merk av Bekreft filformatkonvertering avkrysningsboksen og velg OK. Tilbake til Utsendelser og klikk Velg Mottakere for å finne Excel-filen. Velg filen for å slå sammen informasjonen med Word.

Formater slik dataene dine skal se ut på etikettene i Mailings-innstillingene også. Bruke <> styling for å legge ut informasjonen. Dette samsvarer med kolonnene du opprettet tidligere i Excel. Du kan konfigurere denne informasjonen på hvilken som helst måte du vil.

En adresseetikett er vanligvis vert for navn, gateadresse, by, stat og postnummer. Du kan også legge til et firmanavn eller et hvilket som helst egendefinert felt så lenge det finnes i en Excel-kolonne. Formater hver kolonneoverskrift på nøyaktig den måten du vil at den skal vises. Dette inkluderer avstanden mellom ordene og linjen den finnes på.

Juster fontinnstillingene i dette området også. Å bruke standardfonten som kartlagt fra Excel fungerer fint, men tilpasset stil er et enkelt alternativ for etiketter. Bare kjør en forhåndsvisning etter sammenslåing for å sikre at fonten og tekststørrelsen passer på etiketten.

Nå er Avery-etikettene formatert, og informasjonen er koblet sammen. Klikk Match felt under Utsendelser og sørg for at kolonneoverskriftene fra Excel samsvarer med <> formatering du brukte tidligere. Hvis alt stemmer, gå videre. Hvis ikke, bruk rullegardinmenyene for å justere til alle feltene samsvarer. Dette tilordner Excel-kolonnene til etikettene.

Klikk Fullfør og slå sammen under kategorien Utsendelser for å fullføre prosessen. Klikk Skrive ut for å sende jobben til skriveren din. Plasser Avery-etikettene i skriverskuffen før du utfører utskriftsfunksjonen.

Gjør også en forhåndsvisning for å dobbeltsjekke justering og avstand og for å finne eventuelle feil. Etiketter og skriverblekk er kostbare, og dobbeltsjekking av filen sikrer at du ikke trenger å skrive ut mer enn én gang.

Det finnes et alternativ til å kjøre en utskriftsfletting mellom Excel og Word. Outlook-alternativet er spesifikt for kontaktlister, men det tilbyr en enkel metode for å laste kontakter fra Excel til Outlook-kontaktbehandlingen.

Hvis du opprettholder e-postkontakt med noen på listen, er denne funksjonen spesielt nyttig. Gå inn i Outlook og velg Legg til kontakter og velg Fra fil. Du kan bruke Excel eller en standard CSV-fil for å oppnå samme resultat. Velg filen og importer alt til Outlook-behandleren.

Nå er det en mye kortere prosess å kjøre en utskriftsfletting i Word. Velg alle ønskede kontakter ved å bruke Skifte+Kontroll tastaturkommando for å markere flere kontakter.

Gå til Hjem fanen i Outlook og velg Utskriftsfletting etterfulgt av Kun utvalgte kontakter. Velg kontaktfeltene du vil ha på etikettene eller klikk Alle kontaktfelt å overføre alt. Velge Nytt dokument og velg type dokument. Postetiketter er det mest åpenbare utvalget på listen.

Denne handlingen utløser åpning av et Word-dokument, og all kontaktinformasjon er kartlagt og klar. Du må fortsatt bruke Word for å velge Avery-etikettstilen, men prosessen er den samme som oppført ovenfor.

Hvis du er forsiktig, skriv inn Skrive og Sett innEnger delen i Word for å dobbeltsjekke tilordningen. Du kan også kjøre en forhåndsvisning for å sikre at alt er lagt opp på riktig måte og klart til utskrift. Ellers er du klar og kan skrive ut etikettene raskt ved hjelp av Outlook-utskriftsflettingsprosessen.