De beste Microsoft Excel-tipsene og triksene for å komme i gang

som ikke elsker regneark? Sannsynligvis mange mennesker, faktisk, men selv om tanken på å fylle rader og kolonner med ulike data poeng ikke får pulsen opp, er det en rekke bransjer der regneark er en nødvendighet. Imidlertid, selv om det er mange tredjepartsalternativer til Microsofts ikoniske kontorpakke, Excel er fortsatt det fremste programmet for å lage og administrere regneark. Hvis du er ny på utmerke – eller en gammel hånd som ønsker å fordype seg i Excels dybder – våre Excel-tips og triks vil garantert hjelpe deg med å øke produktiviteten. Les videre for alle detaljer.

Hvis du leter etter flere Excel-pekere, har vi satt sammen guider på hvordan passordbeskytte et Excel-dokument og hvordan lage en graf i Excel.

Velg alle

Hvis du vil markere et spesifikt rutenett med celler, kan du ganske enkelt klikke og dra, men hva om du vil velge alle? Det er to måter. Du kan bruke hurtigtasten - Ctrl + "A" i Windows 10, Kommando + "A" inn MacOS High Sierra og tidligere iterasjon av MacOS - eller gå til den mindre cellen i øvre venstre hjørne (merket med en hvit pil) og klikk på den.

Hvordan skyggelegge annenhver rad

Regneark kan være forferdelig triste, og hvis du har mye data å se på, kan leserens øyne begynne å drive planløst over siden. Å legge til en fargeklatt kan imidlertid gjøre et regneark mer interessant og lettere å lese, så prøv å skyggelegge annenhver rad.

For å starte, marker området du vil bruke effekten på. Hvis du vil legge til farge på hele regnearket, velger du bare alle. Mens du ser på Hjem fanen, klikk på Betinget formatering knapp. Deretter velger du Ny regel fra den resulterende rullegardinmenyen.

I rullegardinmenyen Stil velger du Klassisk.

Etterpå velger du Bruk en formel for å bestemme hvilke celler som skal formateres.

Formelen som skal skrives inn er "=MOD(ROW(),2)."

Velg hvilken fyllfarge du vil ha, og klikk deretter OK. Nå skal radene skygges i vekslende farger.

Skjul/vis rader

Noen ganger vil du kanskje skjule noen rader eller kolonner med data. Dette kan være nyttig hvis du for eksempel vil skrive ut kopier til en presentasjon, men publikum trenger bare å se det viktigste. Heldigvis er det enkelt å skjule en rad eller kolonne i Excel. Bare høyreklikk på den og velg Gjemme seg.

Kolonnen eller raden vil bli merket med en tykk kant mellom de tilstøtende kolonnene eller radene.

Hvis du vil vise en spesifikk rad eller kolonne, må du markere kolonnene eller radene på hver side av den. Når du er ferdig, høyreklikker du og velger Vis frem fra den resulterende listen over alternativer.

Hvis du har skjult flere rader og/eller kolonner, kan du raskt vise dem ved å velge de aktuelle radene eller kolonnene, deretter høyreklikke og velge Vis frem. Merk: Hvis du prøver å vise både rader og kolonner, må du vise én akse om gangen.

Noen ganger vil du kanskje muligheten til å hente informasjon fra en bestemt celle. Si for eksempel at du har et varelager for en butikk, og ønsker å sjekke prisen på en bestemt vare. Heldigvis kan du gjøre det ved å bruke Excels vlookup-funksjon.

I dette eksemplet har vi en beholdning der hver vare har et ID-nummer og en pris. Vi ønsker å lage en funksjon der brukere kan slå inn ID og få prisen automatisk. Vlookup-funksjonen gjør dette, og lar deg spesifisere en rekke kolonner som inneholder relevante data, en spesifikk kolonne å hente utdata fra og en celle å levere utdata til.

Vi skal skrive vlookup-funksjonen i celle I4; det er her dataene vises. Vi bruker celle I3 som stedet for å legge inn dataene, og forteller funksjonen at den aktuelle tabellen går fra B2 til D11, og at svarene vil være i tredje kolonne (vlookup leser fra venstre mot høyre).

Så funksjonen vår vil bli formatert slik: "=vlookup (inndatacelle, utvalg av relevante celler, kolonne å hente svar fra)," eller "=vlookup (I3,B2:D11,3)."

Hvordan lage en rullegardinliste

Hvis du vil begrense utvalget av alternativer en bruker kan sette inn i en celle, a nedtrekksmenyen er en god løsning. Heldigvis kan du enkelt lage en som gir brukerne en liste over alternativer å velge mellom. For å starte, velg en celle, og gå deretter til Data fanen og velg Validere.

Under Innstillinger, finn rullegardinmenyen merket Tillate. Deretter velger du Liste.

Marker nå cellene du vil at brukerne skal velge mellom og klikk OK.

Nå, når brukere klikker på cellen, kan de velge alternativer fra en rullegardinmeny.

Hold nullene dine synlige

Noen ganger kan det være lurt å angi strenger med tall som begynner med én eller flere nuller. Dessverre kan det hende at Excel ikke viser disse nullene, som standard. For å fikse dette, legg til et enkelt anførselstegn før nullene, f.eks. "'00001" i stedet for "00001."

Hvordan sette sammen

Noen ganger kan det være lurt å omorganisere data og kombinere informasjon fra forskjellige celler til én oppføring. Du kan gjøre dette ved å bruke sammenkoblingsfunksjonen.

I dette eksemplet har vi en basketball fantasy-ligaliste, med felt for spillernes etternavn, fornavn og posisjoner. Hvis vi vil kombinere all den informasjonen i ett felt, trenger vi en formel som lyder "=concat (første celle, andre celle, tredje celle)", eller, i dette tilfellet, "=concat (C6,B6,D6) " uten anførselstegn.

Dessverre setter ikke concatenate automatisk mellomrom mellom tekst fra forskjellige celler. For å få et mellomrom til å vises, må du legge til anførselstegn med et mellomrom mellom. Nå skal funksjonen lese "=concat (C6," ",B6," ",D6)."

For å bruke denne formelen på alle radene vi trenger, klikk på den blå boksen i hjørnet av cellen og dra ned.

Excel vil automatisk kopiere formelen og fylle ut riktig.

Slik bryter du tekst

Har du mye tekst i en enkelt celle? Det vil sannsynligvis søle inn i andre celler, som kanskje ikke ser så fine ut som du ønsker. Heldigvis er det enkelt å gjøre tekstbryting i en celle.

Start med å velge cellen med overflødig tekst i den. Høyreklikk og velg Formater celler.

Under Justering merker du av i boksen ved siden av Bryte tekst.

Juster bredden på cellen etter din smak.

Slik ser du utviklerfanen

Hvis du vil gjøre mer avansert arbeid i Excel - for eksempel opprette makroer — du må få tilgang til utviklerbåndet. Dessverre er denne fanen skjult som standard. For å se den, klikk utmerke i øvre venstre hjørne og velg Preferanser.

Deretter klikker du på Bånd knapp.

Du bør se en liste over knapper og avmerkingsbokser som bestemmer om du kan se de ulike komponentene. Her, bla ned til Utvikler boksen og sjekk den.

Nå skal du se Devolper-båndet øverst.

Redaktørenes anbefalinger

• Beste Microsoft Office-tilbud: Få Word, PowerPoint og Excel gratis
• De beste Excel-budsjettmalene
• Slik bruker du iCloud for sikkerhetskopiering på iPhone, iPad eller Mac
• Hvordan passordbeskytte en Excel-fil
• De beste Chromebook-tipsene og -triksene