7 ting du ikke visste du kunne gjøre i Outlook

Sjansen er stor for at du har brukt Microsoft Outlook på en eller annen måte for å sende en e-post eller planlegge et møte. Men selv om dette er de vanligste oppgavene du kan få gjort i Outlook, er det noen triks du kan bruke for å forbedre opplevelsen din.

Tilbakekaller en e-post er en som vi har dekket før, men det er også fargekodede e-poster eller innstilling av forskjellige tidssoner. Vi har brukt litt tid på å grave gjennom menyene for deg, og for å vise deg alt det pluss mer.

Uten videre, her er syv ting du ikke visste at du kunne gjøre i Outlook på skrivebordet og Outlook på nettet.

Still inn to tidssoner

Vi starter først med tidssoner fordi tid er alt! Dette er nyttig hvis du er basert på et annet sted enn jobben din - si at du er i New York, og jobben din er basert i Portland, Oregon. For å holde e-postene dine på samme side, og unngå å komme for sent til møter, kan du angi flere tidssoner i Outlook-skrivebordsappen.

Dette er en av de enkleste tingene du kan konfigurere i Outlook. Alt du trenger å gjøre er å gå inn i kalenderen din i Outlook-skrivebordsappen, og deretter gå til Fil Meny. Derfra klikker du Alternativer og klikk deretter på Kalender. Du vil da se etter Tidssoner alternativ. Du bør se en avmerkingsboks for Vis en andre tidssone. Klikk i avmerkingsboksen, og velg deretter ønsket andre eller tredje tidssone. Du vil nå se dette i Outlook.

Angi farger for e-poster fra bestemte personer

Vil du at e-postene dine skal se litt annerledes ut, slik at innboksen din blir mer avansert eller lettere å lese? Outlook har ryggen din med det som kalles betinget formatering. Denne funksjonen er en måte å få meldinger som oppfyller dine egne definerte betingelser til å skille seg ut i meldingslisten ved å bruke farger, fonter og stiler. Den lander som nr. 2 på listen vår.

Du kan fortelle Outlook om å endre fargen på enkelte meldinger basert på avsenderens navn eller e-postadresse; si, hvis du vil at alle e-poster fra sjefen din skal vises i rødt.

For å sette opp en betinget formateringsregel, bytt til innboksen din i Outlook-skrivebordsappen og gå til Vis-fanen. Derfra velger du Nåværende utsikt innstilling. Deretter, etter det, velg Vis innstillinger. Du vil da klikke i Avanserte visningsinnstillinger dialogboksen og velg Betinget formatering. Microsoft har en liste over trinn du kan følge her, men vi fokuserer på hvordan du kan få meldinger fra bestemte personer til å vises i en bestemt farge.

For å oppnå dette, klikk Legg til og skriv deretter inn et navn for regelen. Plukke ut Font, og deretter under Farge velg en farge du vil ha, og klikk deretter OK. Etter det, velg Betingelse og velg en betingelse. I Fra-boksen skriver du inn kontakten eller avsendernavnet du vil se vises i en annen farge i innboksen. Så, i Filter, betinget formatering og avanserte visningsinnstillinger dialogbokser, velg OK.

Bruk Outlook-hurtigtastene

Du er sikkert kjent med hurtigtaster som CTRL+C og CTRL+V, men visste du at Outlook-skrivebordsappen også har et sett med hurtigtaster du kan bruke? Disse tastene kan hjelpe deg å spare tid i løpet av den travle dagen, ved å unngå å måtte dra musen over ikoner og menyer for å utføre vanlige oppgaver som å skrive, svare eller videresende meldinger. Vi samlet våre favoritt Outlook-hurtigtaster for nummer tre på listen vår. Husk at disse er for Windows 10.

Igjen, vi har nettopp samlet noen av de vanligste hurtigtastene. Microsoft har en fullstendig liste på sin nettside, som dekker Outlook-snarveiene for MacOS, så vel som nettet. Listen deres er litt mer omfattende, og dekker diktering, mapper, leseruter, utskrift og mer.

Endre størrelsen på filene dine for å sende store bildevedlegg

En vanlig veisperring du kan møte når du sender e-post med bilder, er at filene du kanskje vil at mottakeren skal motta, er litt for store for grensene til nettet. Når dette skjer, kan du prøve å endre størrelsen på bildevedleggene dine gjennom Outlook-skrivebordsappen slik at de ikke er for store.

Du kan endre størrelsen på bildevedleggene dine i noen få trinn. Når du har skrevet en ny melding, må du først prøve å legge ved alle bildene du vil sende. Du vil sannsynligvis få en feilmelding, men ikke bekymre deg. Bare gå inn i Fil fanen i den e-posten, og se etter feilmeldingen øverst. Velg alternativet som sier Endre størrelsen på store bilder når jeg sender denne meldingen.

Outlook vil forsøke å sende ut meldingen ved å komprimere bildene dine ned til en mindre størrelse. I tilfelle meldingen fortsatt ikke går gjennom, kan du prøve Zippe filene dine i Windows 10 eller Mac os for å gjøre dem mindre og deretter legge ved ZIP-filen i en e-postmelding.

Start Teams-møter, åpne Sticky Notes og OneNote rett fra Outlook på nettet

Selv om vi har fokusert på Outlook-skrivebordsappen, har Outlook på nettet også noen hemmeligheter. Mens du sannsynligvis allerede bruker tid på å sortere gjennom kalenderen eller e-postene dine i Outlook på nettet plugget Microsoft inn noen integrasjoner med Sticky Notes, så vel som OneNote der, også.

Med integrasjonen, hvis du logger på med den samme Microsoft 365-e-posten du bruker på jobb (eller til og med en personlig Microsoft-konto-e-post) på Sticky Notes i Windows 10, eller i OneNote-appen, vil du ha rask tilgang til de samme tingene med den kontoen Outlook på web. Dette er kjent som OneNote-feeden.

Du kan bytte til dette når som helst ved å gå til toppen og klikke på OneNote-ikonet på høyre side av skjermen. Dette fungerer med både personlige Microsoft-kontoer, samt arbeids-Microsoft 365-kontoer. Så prøv det og ta notater mens du sender e-post!

Vi vil også merke oss muligheten til å "Møt nå." Dette alternativet vises øverst i innboksen i Outlook på nettet. Hvis du klikker på dette, vil du umiddelbart kunne starte et Teams-møte (med jobbkontoer) eller et Skype-møte (med personlig kontoer.) Det er en rask måte å hoppe gjennom noen bøyler og ikke trenger å gå gjennom mange menyer for å komme inn i et møte riktig borte.

Kom til innboks null med samtaleopprydding

Hvis innboksen din er full av meldinger, kan det være lurt å prøve funksjonen Conversation Cleanup i Outlook. Det er nok en funksjon som du kanskje ikke visste eksisterer.

Som Microsoft forklarer, er Samtaleoppryddingsfunksjon i Outlook er laget for å hjelpe deg med å redusere antall meldinger i mappene dine. Overflødige meldinger gjennom en samtale som ryddes opp i, flyttes til mappen Slettede elementer. Bare husk at dette er for samtaler i en e-posttråd eller en samling meldinger.

Du kan bruke samtaleopprydding ved å gå til Outlook-innboksen på skrivebordet og deretter klikke på Hjem fanen. Derfra kan du velge Slett gruppe og velg deretter Rydde opp.

Du kan velge å Rydd opp i samtalen for å rydde opp i den nåværende samtalen. Deretter velger du å Rydd opp i mappen for å rydde opp i en hel mappe, med de overflødige meldingene som slettes. Du kan også velge Rydd opp i mapper og undermapper. Med dette alternativet blir alle samtaler i den valgte mappen og enhver mappe den inneholder gjennomgått, og overflødige meldinger slettes.

Angi regler for å flytte, flagge og svare på e-postmeldinger automatisk

Mens samtaleopprydding er én måte å komme til en ren innboks på, er innstilling av regler en annen. Du kan flytte, flagge og svare på e-poster automatisk hvis du angir regler i Outlook-skrivebordsappen. Disse reglene kan til og med brukes til å spille av spesifikke lyder når du mottar meldinger.

For å sette opp en regel, er alt du trenger å gjøre å høyreklikke på en melding i innboksen og velge Regler Derfra kan du velge ett av alternativene. Outlook vil automatisk foreslå å opprette en regel basert på avsenderen og mottakerne. Hvis du vil lage flere regler, kan du høyreklikke på den og velge Opprett regel.

Følg instruksjonene på skjermen, og velg én eller flere av de tre første avmerkingsboksene i dialogboksen Opprett regel. Microsoft har en komplett guide om Outlook-regler her hvis du trenger ytterligere hjelp.

Redaktørenes anbefalinger

• Bruker du Office? PC-en din kan være i fare på grunn av denne Microsoft-endringen
• Paper Laptop kan være e-papirenheten du ikke visste du trengte
• 5 nyttige Windows-snarveier du ikke visste om
• Hvordan gjøre nettbrettet til et bedre verktøy for jobben
• Slik maksimerer du produktiviteten din i Windows 10