Bildekreditt: Jupiterimages/Pixland/Getty Images
Microsoft Word gir brukerne funksjonen til å lage enkle skjemaer og samle inn data i et standardformat. Tabeller i Word-dokumenter kan også organisere data. Word kan eksportere disse dataene til et filformat som kan nås av Microsoft Excel eller databaseprogrammer som MS Access. ".TXT" og ".RTF" angir universelle filformater for henholdsvis tekst- og rik tekstformat. Lagring av en kopi av data i begge formatene sikrer at data kan importeres til et Excel-regneark. Eksport- og importveivisere i Word og Excel gir brukere alternativer og forhåndsvisninger av hvordan dataene formateres.
Word-dokument
Trinn 1
Start Microsoft Word og åpne ønsket datadokument ved å velge "Åpne" under "Fil" i den øverste menylinjen (eller under Office 2007-båndet), velg filen og klikk på "Åpne"-knappen.
Dagens video
Steg 2
Sjekk at hver dataenhet i Word-dokumentet er atskilt med en tabulator eller et komma, og at hver post er atskilt med et linjeskift.
Trinn 3
Konverter alle tabeller til tekst ved å velge "Velg" under "Tabell" i den øverste menylinjen og velge "Tabell". Velg funksjonen under "Verktøy" for å "Konverter tabell til tekst" og velg alternativet for å skille data med enten en "Tab" eller et "Komma" før du klikker på "OK"-knappen i dialogboksen eske.
Trinn 4
Velg "Lagre som" under "Fil" i den øverste menylinjen og skriv inn navnet på dokumentet.
Trinn 5
Velg "Rich Text Format (.rtf)" eller "Text File (.txt)" fra rullegardinmenyen ved siden av "Format" og klikk på "Lagre"-knappen.
Data fra Word Form
Trinn 1
Start Microsoft Word og åpne skjemaet ved å velge "Åpne" under "Fil" i den øverste menylinjen, velg ønsket fil og klikk på "Åpne"-knappen.
Steg 2
Velg "Alternativer" under "Verktøy" i den øverste menylinjen og klikk på "Lagre"-fanen.
Trinn 3
Merk av for alternativet "Lagre data bare for skjemaer" for å merke av i boksen og klikk på "OK"-knappen.
Trinn 4
Velg "Lagre en kopi" under "Fil" i den øverste menylinjen.
Trinn 5
Skriv inn navnet på dokumentet og velg "Tekstformat (.txt)" som filtype før du klikker på "Lagre"-knappen. En filkonverteringsveiviser åpnes for å kartlegge dataene nøyaktig.
Trinn 6
Se gjennom dataene som vises i filkonverteringsveiviseren og kontroller at hver dataenhet er identifisert i anførselstegn og atskilt med komma. Bekreft at tomme datafelt er registrert som et tomt mellomrom mellom to anførselstegn før du klikker på "OK"-knappen.
Importer data til Excel
Trinn 1
Start Microsoft Excel og åpne en tom arbeidsbok.
Steg 2
Klikk på den første cellen i regnearket og velg "Importer eksterne data" under "Data" i den øverste menylinjen.
Trinn 3
Velg alternativet "Importer data" og start en tekstimportveiviser.
Trinn 4
Gå gjennom hvert trinn i tekstimportveiviseren for å sikre at feltene er riktig tilordnet ved å velge "Avgrenset" alternativer og forhåndsvisning av distribusjonen av data på regnearket i forhåndsvisningsruten nederst på dialogboks. Klikk på "Neste"-knappen for å navigere gjennom tekstimportveiviseren og klikk på "Fullfør"-knappen for å lukke veiviseren og overføre dataene.
Trinn 5
Lagre de konverterte dataene i Excel-format ved å velge "Lagre" under "Fil" i den øverste menylinjen, skrive inn filnavnet, velge "Excel Workbook" som filformat og klikke på "Lagre"-knappen.
Tips
Enkeltdatasett, for eksempel fra skjemaer, importeres til et Excel-regneark og produserer en deaktivert andre rad. For å fortsette å importere data, anbefaler ComputorCompanion.com å velge den tredje raden i regnearket for å sette inn data og slette den andre, ubrukelige raden. Microsoft Office 2007 (dvs. Word og Excel)-brukere kan få tilgang til funksjonene via den øverste verktøylinjen og Office-båndet i applikasjonene.
