Tips om å skrive direkte og indirekte forretnings-e-post

Bedriftsmeldinger følger vanligvis enten et direkte mønster eller et indirekte mønster. Det er en måte å organisere informasjonen som formidles i meldingen, avhengig av om hovedideen er gode, dårlige eller nøytrale nyheter. Velg det mest effektive mønsteret for bedriftens e-poster avhengig av hvordan du tror leseren din kommer til å reagere på hovedideen.

I direkte e-poster går hovedpoenget i begynnelsen, etterfulgt av detaljer, forklaringer eller bevis som støtter det. En e-post som er organisert på denne måten sparer leseren for tid ved å komme til formålet med meldingen med en gang. Det hjelper også leseren å sette detaljene som følger i sammenheng og perspektiv. Dette forhindrer at leseren blir frustrert over å måtte vasse gjennom avsnitt med informasjon for å finne hovedpoenget. Det direkte mønsteret fungerer best hvis leseren din skal være mottakelig for hovedpoenget, ikke motstandsdyktig.

Hvis leseren din vil være fornøyd, mildt interessert eller nøytral (ikke vil ha følelser for det på en eller annen måte), bruk det direkte mønsteret. Vurder en e-post fra en klient etter et bud for å oppfylle en kontrakt. Hvis du vinner kontrakten, begynner brevet med noe sånt som "Ditt bud er gjennomgått, og vi er glade for å tilby handle kontrakten." Når hovedpoenget er gode nyheter eller nøytrale nyheter, kommuniser det med en gang og følg opp med detaljer. De fleste e-poster vil bruke denne tilnærmingen, inkludert de som omhandler rutineoppgaver, bestillinger og bekreftelser.

I indirekte e-poster går hovedpoenget senere i meldingen, etter detaljene, forklaringene eller bevisene. Å bruke det indirekte mønsteret i en e-post viser at du respekterer leserens følelser, som kan bli såret av hovedpoenget. Ved å bygge opp til det, lar du leseren din være mer forberedt på å motta den. Det er også et forsøk på å oppmuntre leseren til å høre deg hvis du uttrykker en hovedide som vil opprøre leseren med en gang i begynnelsen av en melding, han eller hun kan slutte å lese. Totalt sett er målet å minimere eventuelle negative reaksjoner leseren din kan ha.

Hvis leseren din skal være uinteressert, misfornøyd eller fiendtlig, bruk det indirekte mønsteret. Vurder e-posten fra klienten på nytt. Hvis du ikke vant, begynner brevet annerledes: «Takk for at du la inn et tilbud om å jobbe med kontrakten vår. Vi gjennomgikk hvert bud nøye osv.» Hovedpoenget, som du allerede tror du vet, men fortsetter å lese likevel, kommer mye senere. Bruk en indirekte e-post når hovedpoenget er dårlige nyheter, for eksempel når du avslår en forespørsel eller avslår et krav. Denne tilnærmingen fungerer også bra når du prøver å selge noe eller deler sensitiv informasjon.