Viktigheten av et elektronisk regneark

Før elektroniske regneark brukte bedrifter stormaskin til å behandle store datamengder; organisasjoner kunne ikke rettferdiggjøre de høye kostnadene ved programmering for små skrivebordsapplikasjoner. Regnskapsførere brukte journalblokker og tilleggsmaskiner for å supplere dataene på stormaskinutskriftene. De første elektroniske regnearkene for personlige datamaskiner, inkludert Visicalc og Lotus 1-2-3, revolusjonerte virksomheten fordi de var raske, fleksible og hadde lave kostnader. Dagens programvare, som Microsofts Excel, fortsetter produktivitetsfordelene som ble utviklet i de tidligere programmene.

Elektronisk regnearkprogramvare forbedrer produktiviteten ved å redusere arbeidet med daglige regnskapsoppgaver. Når du skriver inn dataene i regnearket, beregner formler umiddelbart flere totaler samtidig. For eksempel trenger du ikke lenger å legge opp totaler manuelt etter selger, og etter uke, måned og år som separate trinn; regnearket gjør dette automatisk. Den gjør også gjennomsnitt, minimum/maksimum funksjoner og mer avanserte formler og statistikk. Som en ekstra bonus produserer regnearkprogramvare som Microsofts Excel grafer og diagrammer med noen få museklikk.

Utbredelsen av regnearkprogramvare betyr at du kan dele regnearkfiler med kontorkolleger, forretningspartnere, revisorer og andre. Du kan sende regnearkfiler via lokale nettverk eller e-post på noen få sekunder. Mobile fagfolk tar regnearket med seg på bærbare datamaskiner, nettbrett og mobiltelefoner, og oppdaterer informasjon i felten.

Å sette opp et nytt regneark er relativt enkelt, og det samme er å legge til nye rader, kolonner og formler til et eksisterende. Et regneark følger et enkelt rutenettsystem, der hver celle kan inneholde et stykke tekst, numerisk dataelement eller formel. Programmet legger ingen struktur på regnearket annet enn rad-kolonne rutenettet; du setter opp overskriftstekst, rader og kolonner med data og formler hvor du vil og i hvilken som helst kombinasjon.

Kostnaden for regneark varierer fra gratis til noen få hundre dollar. Apache OpenOffices Calc- og Google-regneark er tilgjengelige uten kostnad; du kan importere standard Microsoft Excel-regneark til dem eller jobbe med deres opprinnelige formater. På tidspunktet for denne publikasjonen inkluderer Microsofts Office 2010 Excel, Word, PowerPoint og andre programmer for priser som varierer fra $120 for hjemmeutgaver til en $500-versjon for profesjonelle. Lave kostnader gjør at nystartede bedrifter, ideelle organisasjoner og butikkeiere kan høste de samme regnearkfordelene som globale selskaper.