Hvordan fungerer et flerlinjetelefonsystem?

Multiline telefonsystemer er et av de beste kontorverktøyene som finnes fordi de kondenserer flere telefonlinjer til en enkelt enhet slik at du kan administrere og skjerme flere samtaler fra skrivebordet ditt. Modeller av selve telefonenheten varierer, men de har lignende funksjoner og fungerer etter de samme prinsippene. Disse telefonsystemene lar deg også ha flere telefonenheter til å arbeide utenfor de samme telefonlinjene, slik at et lederkontor og en resepsjon kan bruke samme linje.

Flerlinjetelefonsystemer kommer i to varianter: flerlinjetelefoner og PBX-linjer (private branch exchange). For standard telefoner med flere linjer er vanligvis opptil 10 telefonlinjer koblet til hver telefonenhet og kan være det besvart individuelt -- disse er vanligvis representert som linjer -- og støttes vanligvis av en resepsjonist. Et PBX-system bruker en automatisert katalog for å sende innringere dit de skal. Du har sannsynligvis brukt disse og blitt bedt om å "trykke 1" for visse funksjoner.

Telefonsystemer med flere linjer har en rekke funksjoner, som samtale venter, oppringer-ID og grunnleggende konferansesamtaler, som alle er tilgjengelige på telefonsystemer med én linje. Disse systemene tilbyr imidlertid tilleggsfunksjoner, for eksempel å overføre eller viderekoble en samtale, personlig stemme post for ulike linjer eller linjer, og støtte for en resepsjonist til å svare på flere linjer fra en enkelt pulten. Ved å publisere hvert telefonnummer du har, kan kunder ringe ditt hovedkontor, ulike avdelinger eller spesifikke personer i din bedrift.

Ett alternativ for flerlinjesystemet ditt kalles et rollover-system. For disse bruker du typiske telefonenheter med flere linjer, men publiserer bare én linje i telefonkataloger, nettsteder og annet presse- eller kontaktmateriell. Dette lar deg ha ett telefonnummer som kundene dine ringer, men systemet vil bruke flere linjer i stigende rekkefølge når den første er opptatt, slik at du kan sette kunder på vent, overføre samtaler til andre personer og få flere ansatte til å svare linjer.

Den store forskjellen for et PBX-system er at det bruker menyvalg for å dirigere kundeanrop i stedet for en resepsjonist. Dette gjør at systemet ditt kan håndtere mange samtaler samtidig og behandle disse samtalene uten først å ta opp en telefonlinje. Disse systemene støtter også utvidelser ved å tillate brukere å ringe en utvidelse og bli dirigert umiddelbart til den pulten. PBX-plattformer lar deg også holde medarbeiderkonferanser på linjer uten å foreta anrop til en ekstern linje.

Hvis du har to telefonenheter og to telefonlinjer, men ingen av dem er flerlinjemodeller, kan du fortsatt ha to forskjellige telefonnumre for hjemmet eller kontoret. Først, skaff deg en to-linjes splitter, som har en tohodet kontakt i den ene enden, enten fra telefonselskapet ditt eller en lokal elektronikkbutikk. Koble denne enheten til veggkontakten, og deretter kan du koble to separate telefoner til den, en til hver av kontaktene den gir. Vanligvis støtter den øverste eller høyre kontakten den første linjen du registrerte på adressen din. Disse splitterne er begrenset til to linjer, så du trenger et flerlinjetelefonsystem for tre eller flere linjer.