Mange småbedriftseiere trenger ikke forseggjorte arkivsystemer.
Bildekreditt: George Doyle/Stockbyte/Getty Images
Tradisjonell filorganisering refererer til en tilnærming til organisering av datamaskinbaserte eller elektroniske filer. Før datadatabaser, organiserte mange bedrifter ganske enkelt filer ved å lage mappestrukturer og plasserte dokumenter og filer i mapper basert på kategori eller type. Denne metoden har viket for databasesystemer i mange tilfeller. Imidlertid er tradisjonell arkivering noen ganger fordelaktig hvis du har et relativt lite antall filer.
Enkel å bruke
Det tradisjonelle arkiveringssystemet er veldig enkelt å sette opp og bruke, forutsatt at antallet filer du vedlikeholder er lite. Hvis du har fem grunnleggende kategorier av dokumenter og et begrenset antall filer i hver, for eksempel, trenger du ikke et databasesystem for enkelt å lagre, vedlikeholde og hente filene dine. Du trenger heller ikke å bekymre deg for å lære et programvaresystem og trene ansatte til å bruke det.
Dagens video
Minimal investering
Hvis du bruker et tradisjonelt arkiveringssystem, trenger du heller ikke å investere i en programvaredatabase som kan inkludere et forhåndskjøp og løpende lisensavgifter. Naturligvis trenger du en datamaskin, noe som er ganske vanlig i virksomheten enten du lagrer filer eller ikke. Din grunnleggende filstruktur opprettholdes rett på datamaskinens harddisk. Alternativt kan du kjøpe en svært rimelig ekstern harddisk som lar deg transportere filer fra en datamaskin til en annen.
Dårlig dataintegrering
En stor mangel ved det tradisjonelle arkiveringssystemet er at det ikke muliggjør dataintegrasjon eller datadeling på tvers av filer. Med et programvarebasert arkiveringssystem kan du vedlikeholde ulike mapper, men du kan kryssmatche søk for å hente dokumenter i flere filer. I tillegg kan du gjøre det mulig for flere ansatte å søke gjennom delte datafiler. Denne integrasjonen reduserer tiden for å søke gjennom alle individuelle filer, en fordel som er spesielt viktig hvis du vedlikeholder en stor mengde filer eller har en stor kundebase.
Duplisering og mangel på sikkerhet
Du risikerer også duplisering av data hvis du ikke integrerer filene dine gjennom en database. I et tradisjonelt system gjenkjenner ikke datamaskinen at du lager lignende dokumenter og lagrer dem på forskjellige filplasseringer. I tillegg tilbyr det tradisjonelle arkiveringssystemet ikke på langt nær det sikkerhetsnivået som et nøye utformet databasearkiveringssystem gjør. Krypterte data og gjeldende sikkerhet er nøkkelfunksjoner når selskapet regelmessig utvikler forbedrede databasesystemer.
