![E-postkommunikasjon Tilkoblingsmelding til e-postkontakter telefon Global Letters Concept](/f/826bb076c7071727f1d20d89b0b36f27.jpg)
Bruk av e-post i virksomheten
Bildekreditt: juststock/iStock/GettyImages
E-post er et av de mest allestedsnærværende forretningskommunikasjonsverktøyene de siste årene. Bruk av e-post i virksomheten inkluderer kommunikasjon med kolleger og kunder, planlegging av møter, utsendelse av automatiserte varsler og deling av nyhetsbrev med gamle og nye kunder. En av fordelene med e-post i forretningskommunikasjon er at den er så allestedsnærværende at alle antar at alle som har Internett-tilgang kan sende og motta e-post. E-post har også blitt brukt av noen svindlere og hackere de siste årene, så det er viktig å være på vakt for uredelige meldinger.
Bruk av e-post på kontorer
En viktig rolle for e-post i forretningskommunikasjon er å koble sammen mennesker innenfor samme selskap eller organisasjon. E-poster brukes veldig ofte til å stille spørsmål til kolleger uten å måtte forstyrre dem med en telefonsamtale eller et trykk på skulderen. De er vant til å sende ut møteinnkallinger og referater, distribuere viktige skjemaer og gjennomføre arbeidsplassundersøkelser.
Dagens video
Mange kontorer har ulike interne e-postlister som folk kan sende meldinger til for å få dem til en bestemt enhet i selskapet, enten det er alle som jobber med mennesker ressurser som kanskje trenger å se en feriepolicyoppdatering eller alle som jobber i en bestemt etasje som burde vite at det er en kollegas fødselsdag. E-post brukes også ofte med integrerte kalenderverktøy fra leverandører som Microsoft og Google for å planlegge møter og andre arrangementer.
E-post vedlegg brukes ofte som en måte å dele filer på, fra Microsoft Word-dokumenter til prøver av reklamemateriell som logoer eller jingler.
Folk sjekker i økende grad bedrifts-e-post på personlige enheter som smarttelefoner, som gjør at de kan holde kontakten med kolleger utenfor kontoret. Dette kan være både positivt og negativt: Folk kan lettere jobbe hjemmefra eller raskt sjekke inn under en pendling om morgenen, men de kan også ha færre ekte fritimer når de ikke er på kontoret.
E-postetikett på arbeidsplassen
E-postens viktige rolle i forretningskommunikasjon gjør det ikke overraskende at det har utviklet seg formelle og uformelle regler for etikette rundt e-post.
Folk prøver vanligvis å adressere e-poster med en en viss grad av profesjonalitet, og sørg for å ha en klar og kortfattet emnelinje som gjør e-poster enkle å få øye på i innboksen og i det minste være oppmerksomme på grammatikk, rettskrivning og store bokstaver. De fleste prøver å unngå å komme med noen form for ufarlige kommentarer i selskapets e-poster, inkludert vitser med tvilsom smak, referanser til politikk og religion eller andre stikk til deres arbeidsgivere.
Noen prøver også å virke blide i e-poster fra selskapet, siden det er vanskelig å bestemme tonen utelukkende ved å se på en skriftlig melding. Dette kan gjøres med bruk av utropstegn eller emoji, selv om det kan virke uprofesjonelt å overdrive. Generelt vil du gjerne følge ledelsen til andre i organisasjonen din når det gjelder hvordan du skriver e-postmeldinger til kolleger eller kunder.
Mange organisasjoner har sine egne retningslinjer for e-post, for eksempel å kreve at et bestemt signaturformat legges til hver utgående e-post. Noen arbeidsplasser har retningslinjer om når, om noen gang, bedriftens e-post kan brukes av personlige årsaker. Mange har også retningslinjer for når e-poster skal beholdes eller slettes for sikkerhets skyld.
Automatiserte e-postmeldinger
Å motta automatiserte e-postmeldinger fra organisasjoner du gjør forretninger med har blitt vanlig. Nettbutikker sender varsler om salg, kjøpsbekreftelser og oppdateringer om fraktplaner. Aviser og andre medieorganisasjoner sender ut automatiserte e-poster med overskrifter og historieoppdateringer.
Det finnes en rekke selskaper som kan sende automatiserte e-poster for bedrifter, inkludert markedsførings-e-poster og de som utløses av et kjøp, noen ganger kalt transaksjonelle e-poster. Enkelte lover styrer når selskaper kan lagre folks e-postadresser, når de er pålagt å la folk velge bort e-poster og når de kan sende markedsføringsmeldinger. Sørg for at du overholder reglene i din jurisdiksjon og potensielt på steder der folk du sender e-post til jobber eller bor.
Noen kommersielle e-postleverandører kan hjelpe deg med å administrere bortvalg, abonnementslister og annen informasjon. Shop rundt for å finne en som dekker dine behov til en pris du liker.
Nyhetsbrevenes verden
E-post nyhetsbrev har blitt stadig mer populært de siste årene. Noen virksomheter bruker dem for å nå ut til kunder og fortelle dem om salg, nye produkter eller eksisterende tjenester. For eksempel kan en bassengrengjøringsvirksomhet sende ut et nyhetsbrev som minner folk om tjenestene deres som sommeren nærmer seg, eller et podcaststudio kan sende ut nyhetsbrev på e-post som kunngjør en ny serie eller ny sesong av en eksisterende forestilling.
I andre tilfeller, selve nyhetsbrevet er produktet. Noen medieorganisasjoner og andre grupper har hatt suksess med betalte nyhetsbrev som inneholder informasjon som ikke er tilgjengelig andre steder. Noen av disse er laget med spesialiserte plattformer eller gjennom crowdfunding-verktøy som Patreon.
Som med andre kommersielle e-poster, hvis du sender et nyhetsbrev på e-post, bør du sørge for at du har uttrykkelig samtykke fra folk du sender meldinger til og at de har en enkel måte å avslutte abonnementet på. Du kan for eksempel invitere folk til å registrere seg for et nyhetsbrev når de besøker nettstedet ditt eller når de fullfører en transaksjon. Naturligvis, hvis du tilbyr et betalt nyhetsbrev, må du sørge for at folk har en enkel måte å kansellere abonnementene sine og slutte å bli fakturert på.
Risiko for svindel med e-post
E-postsvindel, ofte kjent som phishing, har blitt utbredt de siste årene. Svindlere sender e-poster til personer som utgir seg for å være pålitelige institusjoner eller til og med individuelle kollegaer som prøver å lure mottakerne til å sende penger eller gi verdifull informasjon som brukernavn og passord. I noen tilfeller sendes disse e-postene massevis til et stort antall mottakere, men i andre tilfeller er de spesifikt rettet mot bestemte mottakere.
Skadelig programvare distribueres også noen ganger via e-post, vanligvis gjennom vedlegg eller lenker til lyssky nettsteder inkludert i e-postmeldingene. I noen tilfeller, hvis den mistenkte filen åpnes, vil den infisere mottakerens datamaskin og bruke hans eller hennes e-postprogramvare til å sende ut flere kopier av seg selv til den opprinnelige mottakerens kontakter.
For å unngå å bli offer for e-postsvindel, ta en nærmere titt på adressene meldingene kommer fra og sørg for at de faktisk stemmer overens med personene eller institusjonene de hevder å være fra. Sjekk at eventuelle lenker i e-post går til nettstedene de hevder å lenke til. Hvis du mottar en uventet e-post med et vedlegg, sjekk at det faktisk er fra personen den hevder å være fra, selv om du trenger å ringe eller på annen måte sende melding til vedkommende for å bekrefte identiteten.
Mange bedrifter har antivirus programvare å skanne innkommende og utgående e-post for skadelig programvare, men det er fortsatt greit å være på vakt for å unngå svindel.
Alternativer til e-post
På noen kontorer blir e-post i økende grad erstattet av direktemeldingsprogramvare, for eksempel Microsoft Teams eller Slack. Bedrifter bruker også meldingsverktøy og programvare for sosiale nettverk for å snakke med kunder, ofte gjennom automatiserte chattebokser eller lenker plassert på firmaets nettsteder.
Disse sanntidsplattformene kan ofte være raskere og mer praktiske enn å bruke e-post. Mange gjør det også enkelt å dele filer eller til og med sette opp tale- og videokonferanseøkter, noe som ikke kan gjøres direkte via e-post.
Likevel er det usannsynlig at disse plattformene helt vil erstatte e-post snart.