Den interaktive naturen til applikasjoner i kontorproduktivitetssuiter som Microsoft Office skaper muligheter for å spare tid på repeterende oppgaver. En Excel-e-postliste kan deles med Outlook for kontaktadministrasjon og e-postblaster, mens den samme listen kan slås sammen med Word for å lage standardbrev eller adresse- og arkivetiketter. For å sikre den mest fleksible bruken av Excel-listen din, husk noen gode fremgangsmåter.
Opprette din Excel-postliste
Trinn 1
Bildekreditt: Bilde med tillatelse fra Microsoft
Åpne en ny Excel-arbeidsbok og sett opp feltnavn for listen din i Rad 1. Sørg for at hvert feltnavn er unikt.
Dagens video
Steg 2
Bildekreditt: Bilde med tillatelse fra Microsoft
Skriv inn data i rader under feltnavnene for å opprette poster for hver e-postmottaker. Formater celler for kolonnebredde eller ordomslag etter behov. Celler kan forbli tomme der informasjon ikke er tilgjengelig. Når datainntastingen er fullført, navngi og lagre arbeidsboken ved å klikke på Fil fanen og deretter Lagre.
Slå sammen Excel-data med Word
Trinn 1
Bildekreditt: Bilde med tillatelse fra Microsoft
Åpne Word med et nytt, tomt dokument. Klikk på Utsendelser fanen, og deretter Start utskriftsfletting. Det finnes en rekke alternativer for sammenslåing. For dette eksemplet, velg Bokstaver.
Steg 2
Bildekreditt: Bilde med tillatelse fra Microsoft
Klikk Velg Mottakere, Bruk en eksisterende liste, og velg Excel-postlistefilen. Velg en tabell fra neste vindu. Men med et enkelt regneark for e-postliste vil det bare være én tabell definert. Velg den og klikk OK.
Trinn 3
Bildekreditt: Bilde med tillatelse fra Microsoft
Skriv brevet ditt for å slå sammen som du ville gjort med all korrespondanse, og utelate personlig kopi, for eksempel adresser og hilsener, det vil si alt som vil bli slått sammen fra Excel-postlisten din. Naviger til begynnelsen av bokstaven og klikk Adresseblokk på båndet. Høyre side av skjermen viser hvordan det gjeldende formatet for adresseblokken vil se ut med dataene dine satt inn. Den venstre siden inneholder formatalternativer. Velg mellom disse og klikk OK når du er fornøyd med resultatet.
Trinn 4
Bildekreditt: Bilde med tillatelse fra Microsoft
Gjenta prosessen for Hilsen Line og alle andre data som bruker Sett inn flettefelt knapp.
Klikk på når brevet er ferdig Forhåndsvis resultater for å se hvordan det sammenslåtte brevet ditt vil se ut. Du kan også klikke Se etter feil for å sikre at brevene dine skrives ut som ønsket. Klikk når du er klar Fullfør og slå sammen og velg ønsket sammenslåingsalternativ.
Importere Excel-postdata til Outlook
Trinn 1
Bildekreditt: Bilde med tillatelse fra Microsoft
Konverter regnearket til en kommadelt verdi fil. Klikk på Fil fanen og Lagre som. Velg en plassering og navngi filen. Plukke ut CSV (kommadelt) (*.csv) i Lagre som type eske. Klikk Lagre og lukk CSV-filen.
Steg 2
Bildekreditt: Bilde med tillatelse fra Microsoft
Åpne Outlook og klikk på Fil fane, Åpne og eksporter og Import Eksport.
Trinn 3
Bildekreditt: Bilde med tillatelse fra Microsoft
Klikk Importer fra et annet program eller fil. Klikk Kommaseparerte verdier og så Neste. I vinduet Importer en fil blar du etter CSV-filen for e-postlisten som ble opprettet i forrige trinn, og klikker Neste. Velg en målmappe for de importerte postene. Kontakter er valgt som standard. Klikk Neste.
Trinn 4
Bildekreditt: Bilde med tillatelse fra Microsoft
Kontroller at boksen er merket for CSV-filen din, og klikk deretter Kartlegg tilpassede felt.
Trinn 5
Bildekreditt: Bilde med tillatelse fra Microsoft
Klikk på feltnavn fra Excel-dataene dine Fra boksen til venstre til de tilsvarende Outlook-feltene i Til boksen til høyre. Utfør dette for hvert felt du trenger fra Excel-dataene dine. Klikk OK og Bli ferdig for å fullføre dataimporten.
