Hvordan skanne dokumenter til Excel

Excel-regneark er spesielt om felt og hvordan de fylles med data. Det er mulig å skanne dokumenter til Excel, og du kan til og med konvertere en PDF til Excel i noen tilfeller. Når det er sagt, konverterer ikke alle dokumenttyper til et Excel-regneark. Du kan også finne det vanskelig å skanne dataene inn i dokumentet nøyaktig. Noen felt kan kreve manuelle justeringer for å fungere skikkelig. Skanning sparer betydelig tid fordi dataene dine ikke krever manuell inntasting, men du må sette inn relevante formler etter skanning av informasjonen.

Å skanne et dokument til Microsoft Word før du overfører det til Excel er god praksis. Du kan også bruke OneNote. Å bringe dataene inn i et Word-dokument gjør det mulig å kopiere og lime inn bestemte rader og kolonner i Excel. Inndatametoden tar litt lengre tid enn en direkte import til Excel, men den lar deg jobbe med dataene og sørge for at de går inn i Excel som tiltenkt. I en direkte skanning-til-Excel-situasjon kan det hende at dataene ikke justeres riktig i rader og kolonner. Å gjøre de nødvendige justeringene i ettertid er vanskeligere enn å starte med et nytt regneark og hente innholdet fra Word.

Dokumentkonverterere er ikke en sikker innsats, men det finnes gratisversjoner på nettet, og de kan fungere. Skann dokumentet du vil konvertere og lagre det som en PDF. Søk deretter etter en gratis dokumentkonvertering. Mange alternativer er lett tilgjengelige. Last inn PDF-en i konverteren, og programvaren foretar konverteringen. De fleste gratis omformere fungerer i en nettleser og genererer et regneark for nedlasting. Andre ber deg laste ned programvaren. Selv om dette alternativet ikke nødvendigvis er dårlig, sparer du plass i en nettleser og er den beste ruten.

Du kan jobbe skanningen inn i Excel direkte gjennom Microsoft også. Få tilgang til Microsoft Office-verktøy og åpne Microsoft Office Document Imaging. Klikk "Fil" og "Åpne" og velg deretter dokumentet. Se på nedre høyre hjørne av skjermen og finn øyeeplet-ikonet. Hold musen over dette ikonet, så skal det stå "OCR" eller "Optisk tegngjenkjenning". Klikk på ikonet for å kjøre skanningen gjennom tegngjenkjenningsprosessen. Deretter markerer du hele dokumentet, kopierer det og limer det inn i Excel. Du kan fortsatt velge å lime inn resultatene i et Word-dokument først for å jobbe gjennom dataene før du legger dem inn i Excel.