Fordeler og ulemper med kontorautomatisering

Kontorautomatisering i dag refererer til mye mer enn en skrivemaskin og en kopimaskin. Elektronisk og digital informasjon er kjernen i moderne kontorautomatisering. Det kan bestå av strengt interne datamaskiner eller, mer sannsynlig, inkluderer et verdensomspennende digitalt nettverk via Internett og skylagring utenfor stedet. Når du beveger deg gjennom det 21. århundre, vil du møte både fordeler og ulemper som ligger i kontorautomatisering i alle dens permutasjoner.

Siden introduksjonen av kontorautomatisering har utstyret gjort det mulig for bedrifter å spare tid og penger. I stedet for å vente på at et dokument skal nå en klient via post, kan du sende det over på noen få minutter via faks. Nå har datamaskinfremskritt og Internett gjort kommunikasjonen øyeblikkelig. Når du sparer tid, sparer du penger. Du er ikke begrenset av geografiske begrensninger, noe som sparer ressurser du brukte på reise. I tillegg, selv om du fortsatt kan lage papirkopier av mange dokumenter, lar digital lagring deg spare tid og penger på papir og lagringsplass.

Selv om det er sant at en maskin bare er så effektiv som menneskene som har laget den og informasjon som er samlet inn digitalt bare er like nøyaktig som personen som sendte det, når feilene er utarbeidet av programmer, er de uendelig mye mer pålitelige enn mennesker. Programvare finnes for å legge sammen tall i regneark og budsjetter, for eksempel, som alltid kommer opp med riktig balanse og ikke stoler på en bokholders fingre på tilleggsmaskinen. Maler kan opprettes og brukes om og om igjen for å unngå feil i standarddokumentasjonen.

Bedrifter som utelukkende er avhengige av automatisering for å drive og drive informasjonssystemene sine, kan få panikk når nettopp disse systemene svikter. Kostnadene for å reparere eller erstatte ødelagte systemer kan være ublu. Du kan ikke bare plukke opp et viskelær og gjøre rettelser. Du må enten ansette teknikere for å holde tritt med oppdateringer og programvare- og maskinvarenedbrytninger, eller ha en pålitelig tjeneste å ringe på et øyeblikks varsel. Da har du hele spørsmålet om konfidensialitet og sikkerhet. Du kan beholde forretningshemmeligheter og bare fortelle noen få pålitelige personer, men hvis data kommer ut på nettet, er det ingen mulighet til å ta det tilbake.

Ettersom kontorautomatisering fortsetter å utvikle seg og du inkorporerer ny teknologi i systemene dine forbli konkurransedyktig og lønnsom, er ulempen at du må omskolere hele din kadre brukere. Alle fra sekretæren din til ordremedarbeideren og fra kundene dine til selgerne som leverer produktet eller tjenesten din, må lære seg de nye systemene. Mange mennesker lærer ikke nye systemer lett, og andre er sta til å gjøre ting slik de alltid har gjort. Så mens du har utgiftene knyttet til omskolering, har du også sluttbrukernes holdninger til å bekjempe.