Hvordan fungerer et ERP-system?

Bedriftsressursplanlegging refererer til en integrert plattform av programvareapplikasjoner som danner et sammenhengende forretningsstyringssystem. ERP-systemer dekker et bredt spekter av forretningsfunksjoner og prosesser. Alt fra ordrebehandling til brukerautentisering kan styres sentralt og automatiseres med et godt planlagt og riktig implementert ERP-system.

Modulene som utgjør et ERP-system effektiviserer og forener virksomhetens drift. Barrierer som eksisterte mellom avdelinger blir raskt eliminert, og bedriftsdata blir lett tilgjengelig. Formålet med et ERP-system er å forenkle og automatisere den logistiske prosessen i den daglige forretningsdriften. Et godt eksempel kan være hvordan ERP forenkler en flertrinnsprosess som ordreregistrering. Når salgsrepresentanter tar bestillinger fra kunder, lar ERP-systemet dem umiddelbart få tilgang til kredittvurderinger, kundeordrehistorikk og inventar. Dette eliminerer behovet for å involvere lageret eller finansavdelingen, og eliminerer bortkastet tid og ineffektivitet.

IT-infrastrukturen som trengs for å støtte et ERP-system, må være robust og mangfoldig med mange komponenter som kan samhandle sømløst. Selve ERP-programvaren må distribueres på en applikasjonsserver, som gir kjøretidstjenester og tilkoblinger til back-end-databasen. Applikasjonsserveren, sammen med andre nøkkelkomponenter som en webserver og identitetsadministrasjonsserver, faller inn under kategorien mellomvare. Avhengig av nødvendig kapasitet, kan databasen være gruppert med flere databaseforekomster som tar opp belastningen. Alle disse hensynene kan gjøre et bedrifts ERP-system og dets støttende infrastruktur ekstremt stort og komplekst.

Gjennom bruk av mobilenhetstilkobling, har bedriftens feltpersonell tilgang til hele ERP-systemet som om de var på kontorarbeidsstasjonen. Smarttelefoner og nettbrett har gjort det mulig for selgere å fjernbehandle et salg fra begynnelse til slutt. Teknologier som Hadoop- og NoSQL-databaser kan gi ERP-systemer muligheten til å fange opp og analysere massive datasett som tradisjonelle relasjonsdatabaser tidligere ikke var i stand til å håndtere. Disse big data-analysene har forbedret forretningsintelligensmodulene i ERP-systemer betraktelig, og gir organisasjoner den innsikten som er nødvendig for nøyaktig å målrette fremtidige markedsføringskampanjer.

Tid og kostnader er viktige faktorer å vurdere når du planlegger et bedrifts ERP-system. Avhengig av prosjektets størrelse og omfang kan en gjennomføring ta alt fra flere måneder til et par år. Totale kostnader for programvaren og implementeringen er vanskelig å anslå, men de kan variere fra et par hundre tusen til flere millioner. De tre største ERP-leverandørene er SAP, Oracle og Microsoft. Å velge riktig leverandør kan ha en betydelig innvirkning på både kostnad og implementeringstid, så en grundig analyse av en leverandørs ERP-pakkemoduler, tilpassede funksjoner og støttende infrastruktur er en må.