Last ned en tilgjengelig Excel hovedbokmal fra en av de gratis nettstedene som tilbys. Malen skal fungere i alle Excel-versjoner. En hovedbok er en oversikt over transaksjonene til hver konto i ditt regnskapssystem. Siden bruk av en hovedbok, og av riktige regnskapsteknikker, krever bruk av dobbel bokføring, påvirker hver transaksjon som legges inn to kontoer.
Klikk i cellen rett over "1" og til venstre for "A". Dette vil fremheve hele siden på hovedbokarket. Hold "CTRL" og "C" tastene for å kopiere arket. Klikk på "Sett inn"-knappen i den øverste menylinjen og bla ned til "Arbeidsark"-knappen, og klikk deretter. Klikk i cellen øverst til venstre over "1" og til venstre for "A" i det nye regnearket og hold "CTRL" og "V" tastene for å lime inn hovedbokmalen i et annet ark. I denne malen er det plass til å legge inn hovedbokstransaksjoner for ni ulike kontoer.
Lag minst fem identiske ark, og gir deg totalt 45 forskjellige kontoer du kan holde styr på. Det første arket skal være for sjekk-, spare- eller lønnskontoer; gi den tittelen "Bankkontoer." Du oppretter tittelen ved å høyreklikke på fanen i nedre venstre hjørne merket «Ark 1» og velge «Gi nytt navn»-knappen. Det andre arket skal være for "Inntekt"-kontoer. Disse vil omfatte salgsinntekter, tjenesteinntekter og refusjon av utbetalte gebyrer.
Det tredje arket skal være for "Utgifts"-kontoer. Disse vil omfatte betalte husleie, verktøy, arbeidskraft og lisenser eller skatter. Det fjerde arket skal være for "Egenkapital"-kontoer, inkludert den første investeringen for å starte selskapet, eventuelle trekk som er tatt for eieren og eventuelle reinvesteringer i selskapet. Til slutt bør det femte arket være for "Gjeld", inkludert lån til bygninger, kjøretøy, utstyr og kredittkort.
Opprett flere ark for de områdene som har mer enn ni kontoer. Hvis en av kategoriene tilfeldigvis har mer enn ni kontoer, for eksempel "Utgifter", oppretter du en til eller to ark til og gi dem nytt navn til "Utgifter 2" og "Utgifter 3." Hver konto du oppretter bør tildeles en Nummer. Vanligvis vil alle bankkontoer begynne med 10--, inntektskontoer med 20--, utgiftskontoer med 30--, egenkapitalkontoer med 40-- og gjeldskontoer med 50--.
Legg merke til kolonnene på hver hovedbokoppføring. Dato- og beskrivelseskolonnene er selvforklarende. "Post Ref." kolonnen er for å angi nummeret til den andre kontoen som er berørt av transaksjonen i linjen. De resterende kolonnene er "Debet", "Kreditt" og "Saldo".
Mesteparten av tiden legger en debet til en konto penger til den kontoen, og en kreditt fjerner penger fra kontoen. For hver debet må det være en kreditering. En annen måte å tenke på er dette: En debet er "det du har" og en kreditt er "hvor kommer den fra".
For eksempel betaler du $400 for strømregningen din. Du betaler for det med en sjekk fra bedriftskontrollen din. Spør deg selv, hva fikk du? Du har elektrisitet verdt $400, så debiter Utilities-kontoen (#3010) for $400. Spør deg selv, hvor kom det fra? Den kom fra brukskontoen din, så krediter bankkontoen (#1010) $400.
Angi #1010 for Post Ref på verktøykontoen, og i bankkontoen sett #3010 for kontonummeret.
