Outlook-omdirigering vs. Framover

I noen tilfeller – for eksempel når du er borte fra kontoret, men trenger å sjekke e-posten din, eller når du sjonglerer flere e-postkontoer – Microsoft Outlook bruker et sett med kommandoer kalt regler for å videresende eller omdirigere innkommende meldinger automatisk. Videresending og omdirigering av e-post kan også brukes på enkeltmeldinger uten å opprette en regel.

Outlook bruker programkommandoer, kjent som regler eller filtre, for å hjelpe deg med å administrere e-post, organisere meldinger og holde seg på oppgaven. Den innebygde veiviseren for regler og varsler gjør det mulig for brukere å spesifisere betingelser som Outlook automatisk skal utføre én eller flere handlinger eller oppgaver på. Populære regler inkluderer flytting av meldinger fra en bestemt person til en bestemt mappe, flagging av meldinger fra en bestemt avsender for oppfølging og sending av mobilvarsel ved mottak av e-post som inneholder visse ord. Blant de brukerlagde reglene er kommandoer for automatisk å videresende og omdirigere innkommende meldinger.

Når e-post videresendes, vises en "FW:" i begynnelsen av emnelinjen, og som standard inneholder brødteksten i e-posten den opprinnelige meldingen og meldingens historiedetaljer. Den opprinnelige meldingen forblir i innboksen din eller dens angitte mappe. Opprett en regel for å automatisk videresende meldinger fra eller til en bestemt konto hvis bestemt informasjon er det regelmessig delt med kolleger eller andre parter, og du ønsker å gjøre det kjent at du er en del av budskapet historie. For eksempel kan en assistent med ansvar for å koordinere ukentlige lunsjmøter sette en regel til automatisk videresende e-poster fra bedriftens catering som inneholder ordet "faktura" til regnskapet avdeling.

En melding blir ofte omdirigert når den mottas ved en feil. Hovedforskjellen mellom videresending og omdirigering er at mens videresending automatisk gjør endringer i e-posten din og inkluderer detaljer om meldingen historikk, sender omdirigering diskret e-posten til den tiltenkte parten i sin opprinnelig skrevne tilstand, slik at det ser ut som om den ble mottatt direkte fra originalen avsender. Dette er en nyttig funksjon hvis den tiltenkte parten ikke trenger å vite at du har mottatt e-posten. For dine poster, omdirigering etterlater også en kopi av meldingen i innboksen din eller i den angitte mappen. Angi en regel for å omdirigere e-post automatisk hvis du regelmessig trenger å omdirigere meldinger til andre parter. For eksempel kan en høyskoleutdannet, som fortsatt mottar meldinger sendt til skolens e-postkonto, sette en regel for å omdirigere e-post automatisk til en ny e-postadresse.

Noen ganger bruker avsendere Information Rights Management, et Microsoft-alternativ som gir tillatelser til e-postmeldinger, og hindrer mottakere i å videresende, omdirigere eller dele meldingen på andre måter. Det er best praksis i disse tilfellene å varsle avsenderen om at du ikke er den tiltenkte mottakeren, i tilfelle du mottok e-posten ved en feiltakelse. Avsenderen kan fjerne eller endre tillatelsene, eller de kan sende meldingen på nytt selv. Også for de som videresender en melding, spesielt hvis e-posten inneholder sensitive data, omdirigering e-posten til en adresse utenfor bedriftens nettverk kan bryte med interne retningslinjer og personvern lover.