Å ha et digitalt filbehandlingssystem har sterke forretningsfordeler.
Når virksomheten din beveger seg inn i en tidsalder med digital distribusjon, må du bestemme deg for om du vil bytte fra et papirarkivsystem til et digitalt filbehandlingssystem. Selv om endringen til et fullstendig datastyrt arkivsystem kan virke skremmende, har de sterke fordelene ved å ha et digitalt arkivsystem fått mange til å gjøre overgangen.
Redusert kostnad
På grunn av kostnadene ved leie av eiendom for å lagre dokumentasjon, begynner digital arkivering å betale seg selv så snart den er implementert. Siden det ikke er fysisk papirarbeid, reduseres kostnadene ved håndtering og overføring av dokumenter frem og tilbake kraftig. Dette gjør også at dokumenter som må lagres som papir kan arkiveres på mindre og rimeligere steder.
Dagens video
Blir grønn
Å redusere karbonfotavtrykket til virksomheten din kan være en viktig faktor for å nå dagens grønne forbrukerbase. Det kan i stor grad forbedre bedriftens image, gi skattefordeler og redusere kostnadene for forsyninger. Et digitalt arkivsystem kan positivt endre hele grunnlaget for en virksomhet, og å bytte til et "grønnere" system kan gi store annonseringsmuligheter.
Mykere arbeidsflyt
Å hente papirkopier av dokumenter som er arkivert og lagret fysisk kan være en langvarig prosess som er åpen for menneskelige feil, sikkerhetsproblemer og fysisk tap. Dette er ikke tilfellet med et digitalt system. I løpet av få øyeblikk kan et dokument nås ved pulten til den personen som trenger det. Dette resulterer i en kortere arbeidsperiode, noe som gir raskere fremdrift og mer tid til å utvikle prosjekter.
Høyere sikkerhet
Mens et tradisjonelt papirarkiveringssystem kan åpnes og ses på av alle som har tilgang til det, a digitalt arkivsystem kan gi ulike nivåer av beskyttelse som kan oppbevare dokumenter konfidensiell. Bruk av passord, spesifiserte mapper for forskjellige brukere, datakryptering og revisjonsspor som lar deg beholde en registrering av hvem som har tilgang til hvilke filer og når, et filbehandlingssystem kan holde dokumentene dine mye sikrere.
Pålitelig arkivering
Papirdokumenter og filer kan bli ødelagt gjennom overhåndtering, brannskader, flomskader og andre naturkatastrofer. Siden data kan lagres på servere hvor som helst i verden, kan du arkivere forretningsdokumentene dine trygt uten å måtte stresse over potensiell skade på eiendom. Du kan også gjøre de arkiverte dataene dine bærbare ved å bruke ting som avtakbare harddisker, USB-pinner og CD-er.
