Åpne Microsoft Word-dokumentet og skann gjennom hver side for forkortelser du vil inkludere i en liste. Dobbeltklikk på eller klikk og dra gjennom et ord eller en setning som utgjør en viktig forkortelse, og velg det i teksten.
Trykk "Shift-Alt-X", eller bytt til "Referanser"-fanen på Microsoft Word-båndet og klikk på "Indeks"-delens "Mark Entry"-element for å lage en indeksoppføring basert på tekstvalget ditt. I dialogboksen Mark Index Entry klikker du på "Mark"-knappen for å legge til termen du valgte. Handlingen med å merke en indeksoppføring setter inn skjulte koder i dokumentet for å identifisere utvalget. Fortsett Mark Entry-prosessen for å merke hvert begrep som kvalifiserer for listen din som et tillegg til indeksen.
Trykk "Ctrl-End" for å navigere til slutten av dokumentet. Trykk "Enter" for å legge til en tom linje etter at teksten er ferdig. Klikk på "Sett inn indeks"-elementet i Referanse-fanens indeksseksjon for å åpne indeksdialogboksen. Klikk på "OK"-knappen uten å endre standard indeksinnstillinger.
Velg teksten i indeksen. Trykk "Ctrl-C" for å kopiere den til utklippstavlen. Trykk "Ctrl-Alt-V", eller bytt til Hjem-fanen på Microsoft Word-båndet og klikk på utklippstavlegruppens "Lim inn" element-pil for å få tilgang til alternativet "Lim inn spesial". Velg "Uformatert tekst" som limmodus. Velg teksten du limte inn og kopier den tilbake til utklippstavlen.
Opprett et nytt Microsoft Word-dokument og lim inn den kopierte indeksteksten i det. Bla gjennom teksten og finn indeksoppføringen med det høyeste sidetallet etter seg. Tell antall sifre i sidetallet.
Trykk "Ctrl-H" for å få tilgang til Finn og erstatt. Skriv inn et komma etterfulgt av et mellomrom i "Finn hva"-boksen. Etter mellomrommet skriver du inn kombinasjonen "^#," uten tegnsetting, én gang for hvert siffer i det høyeste sidetallet i listen. For eksempel, hvis den siste oppføringen dukket opp på side 53 i master Word-dokumentet, skriv "^#^#" uten anførselstegn.
Klikk på "Erstatt alle"-knappen for å fjerne alle de høyeste indekssidetallene. Slett den siste "^#" fra Finn-teksten og klikk på "Erstatt alle"-knappen igjen for å fjerne det neste settet med tall. Fortsett å forkorte Finn-teksten og bytt ut indekssidenummermarkørene til du fjerner alle.
Trykk "Ctrl-C" for å kopiere den redigerte indeksteksten til utklippstavlen. Lim inn teksten tilbake i master Word-dokumentet.
Lag et nytt Microsoft Word-dokument der du kan fjerne sidetallene fra teksten du bygde som en indeks, slik at du kan bruke Fjern alle-funksjonen til å eliminere tallene. Hvis du utfører denne funksjonen i en Word-fil som inneholder annen tekst, sletter du alt numerisk innhold fra den.
Hvis Microsoft Word-dokumentet allerede inneholder en indeks, lag en kopi av dokumentet og slett de eksisterende indeksoppføringene fra duplikatfilen. For å finne og slette indeksmarkørene, bytt til "Hjem"-fanen på Word-båndet, finn "Avsnitt"-gruppen og klikk på "Vis/skjul redigeringsmerker". Velg hver indeksoppføring, inkludert klammeparentesene som omgir den, og slett den fra dokumentkopien. Når du har fjernet de originale indeksoppføringene, kan du sette inn dine egne for å markere forkortelsene.
I stedet for å bruke kommandoen "Lim inn spesial" for å sette inn indeksinnholdet i Word-filen som vanlig tekst, kan du starte en tekstredigeringsprogram som Notisblokk, åpne et nytt dokument og lim inn indeksteksten du kopierte fra Word inn i dokumentet vindu. Velg teksten du limte inn, kopier den tilbake til utklippstavlen, gå tilbake til Word og lim inn teksten i dokumentet. Denne lime-/kopieringsprosessen fanger opp teksten til oppføringene og bryter koblingen deres til det kodede innholdet i en Word-indeks.
Klikk på "Mer"-knappen i Erstatt-funksjonen for å få tilgang til "Spesial"-knappen, som gir deg tilgang til kodene som finner spesialtegn og sekvenser i teksten din, inkludert koden som finner evt siffer. Dette kodevalget skriver inn "^#" i Finn-feltet.
Hvis du kopierer teksten til en indeks fra et Word-dokument og limer den inn i en annen Word-fil, ser du meldingen "Ingen indeksoppføringer funnet." Det er fordi indekstekst kobles direkte til dokumentet. Den kodede teksten vil ikke oversettes til et annet Word-dokument fordi Word knytter innholdet bare til filen du oppretter det i.
Informasjonen i denne artikkelen gjelder for Microsoft Word 2013. Det kan avvike noe eller betydelig med andre versjoner eller produkter.
