Hva er fordelene og ulempene med Google Docs?

Google tilbyr Google Dokumenter som et gratis alternativ til Microsoft Word. Null-dollar-prislappen for Docs gir den et ben opp på Word, og Docs er kompatibel med Word-dokumenter, men den gratis tekstbehandleren mangler noen funksjoner, for eksempel støtte for flere kolonner. Dokumenter kjører fullstendig fra Internett, noe som medfører noen begrensninger for filtilgjengelighet, men som også gir en måte å lagre en konstant strøm av revisjoner slik at du aldri mister arbeidet ditt.

I motsetning til Microsoft Word og de fleste andre tekstbehandlere, kjører Google Docs i en nettleser - du trenger ikke å installere Docs på datamaskinen. Å kjøre Docs gjennom Internett gjør det mulig å jobbe på hvilken som helst Internett-tilkoblet datamaskin, men dette gir en begrensning: Hvis du mister Internett-tilkoblingen, mister du tilgangen til programmet. Som en løsning tilbyr Google en Disk-app for Chrome og et skrivebordsprogram for Disk, som gir offline tilgang til alle Disk-filer, inkludert filer i Dokumenter. For å jobbe offline må du imidlertid planlegge på forhånd. Hvis du ikke konfigurerer Disk til å jobbe uten nett på forhånd, kan du ikke få tilgang til Dokumenter uten nett på et blunk.

Alle filer du redigerer i Dokumenter lagres automatisk i Google Disk hver gang du gjør en endring, så hvis din datamaskinen krasjer, kan du fortsette akkurat der du slapp -- Dokumenter har ikke engang et "Lagre"-alternativ i Fil-menyen. Drive lagrer hver lagring som en separat revisjon, noe som gjør det mulig å tilbakestille endringer. Google teller ikke Dokumenter-filer mot den tildelte plassen din på Disk, så du kan beholde et ubegrenset antall dokumenter og revisjoner. Selv om disse funksjonene er nyttige, fungerer de utelukkende gjennom Google Disk: Du kan ikke koble dokumenter med Dropbox, Box, SugarSync eller noen annen skylagringstjeneste. Hvis du allerede bruker en annen tjeneste og ønsker å dele en Docs-fil gjennom den tjenesten, må du laste ned filen og deretter laste den opp til din foretrukne skytjeneste.

Google Docs inkluderer de fleste av de samme funksjonene som Microsoft Word, men ikke alt fungerer identisk mellom de to programmene. I 2013 ga Microsoft ut annonser som kalte ut spesifikke funksjoner som mangler i Dokumenter, inkludert kolonner og støtte for bilderedigering. Google legger imidlertid av og til til nye funksjoner i Dokumenter, som midten av 2014-tilføyelsen av «Foreslåtte redigeringer» – tilsvarende Words funksjon for spor endringer. I noen få tilfeller tilbyr Docs funksjoner utover Word, spesielt med tanke på samarbeid: I Docs kan flere brukere jobbe med et dokument samtidig og se endringer i sanntid.

Microsoft Word tilbyr en stor fordel gjennom sin integrasjon med resten av Microsoft Office-pakken, for eksempel muligheten til å lime inn regnearkceller fra Excel i Word eller bygge inn et PowerPoint-lysbilde i en dokument. Dokumenter støtter lignende bånd med Googles andre kontorprogrammer, Sheets og Slides, men det finnes ingen Google-ekvivalenter for de mer avanserte Office-programmene, som Publisher, Access eller Visio. Dokumenter kan heller ikke koble direkte til Outlook-dataene dine for å utføre en utskriftsfletting eller lese informasjon i kalenderen din.