Beskytt din private informasjon før du sender den på e-post.
Skriv et nytt dokument som inneholder din private informasjon i en Word- eller Excel-fil. Alternativt kan du kopiere og lime inn informasjonen i dokumentet. Kopier og lim inn ved å markere teksten i originaldokumentet, og deretter klikke på "Rediger" i hovedmenyen, etterfulgt av "Kopiere." I det nye dokumentet bruker du musen til å plassere markøren der du vil at teksten skal vises, klikker på "Rediger" og deretter "Lim inn."
Lagre dokumentet du har tenkt å sende på e-post ved å klikke "Fil" i hovedmenyen og velge "Lagre som". En dialogboks vises der du kan gi filen et navn. Skriv inn et navn og legg til mottakerens initialer slik at du enkelt kan identifisere den passordbeskyttede filen senere.
Sikre filen ved å klikke "Verktøy" i hovedmenyen, deretter "Alternativer" og klikke på "Sikkerhet"-fanen. I "Passord for å åpne"-boksen skriver du inn et passord, og skriv det inn igjen i den andre boksen for å bekrefte. De beste passordene er minst åtte tegn lange og bruker en kombinasjon av store bokstaver, små bokstaver bokstaver, tall og symboler, som du kan legge til ved å flytte et av tallene fra tallraden på tastatur.
Skriv en e-post til mottakeren og legg ved dokumentet som inneholder den sensitive informasjonen. Informer mottakeren om at dokumentet er passordbeskyttet og at du vil oppgi passordet. Ikke skriv passordet i samme e-post som inneholder det passordbeskyttede dokumentet. Ring mottakeren for å oppgi passord hvis du har telefonnummer, eller send en egen e-post med passordet. Ikke spesifiser hvordan du vil kontakte mottakeren, og la emnelinjen stå tom hvis du sender et passord via e-post.
Slett passordbeskyttede dokumenter fra datamaskinen din når du er sikker på at den riktige mottakeren har mottatt kopien hennes. Hvis mottakeren trenger å gjøre endringer eller modifisere det passordbeskyttede dokumentet, må du gi instruksjoner for å fjerne passordet; se trinn tre.
Tips
For et ekstra sikkerhetsmål kan du komprimere det passordkrypterte dokumentet ditt i en WinRAR- eller WinZip-fil, som begge også kan passordbeskyttes, og sende det via e-post. Se hjelpefilen for WinRAR eller WinZip for mer informasjon.
