Data kan komme til deg i mange forskjellige formater fra mange forskjellige kilder. Enten det er en liste over kontakter, en tabell med kontoposter eller en indeks over inventar, noen ganger må du få data fra Microsoft Word til en Microsoft Access-database. Import er den mest effektive måten å flytte data fra et Word-dokument til en Access-tabell eller database. Disse instruksjonene gjelder for Microsoft Word 2010 og Microsoft Access 2010.
Trinn 1
Klargjør dataene i Word-dokumentet for import. Strukturer dataene i enten et avgrenset format eller et format med fast bredde. Avgrensede formater skiller felt med ett enkelt tegn, for eksempel komma eller semikolon. Formater med fast bredde ordner data slik at bredden på hvert felt forblir konstant for å angi når ett felt slutter og det neste begynner. Begge formatene krever at hver post er på en egen linje. Disse formatene forteller Access hvor dataene skal plasseres når de er importert.
Dagens video
Steg 2
Lagre Word-dokumentet som en ren tekstfil. Access kan bare lese data som er i ren tekst, CSV eller Excel-format. Når den er lagret, lukk filen.
Trinn 3
Start opp Microsoft Access og åpne en ny database eller en eksisterende database hvor du vil lagre de importerte dataene. Velg en ny tabell eller en eksisterende tabell for å lagre dataene. Hvis du velger en eksisterende tabell, vil Access legge til dataene til den eksisterende tabellen i det eksisterende formatet. De importerte dataene må samsvare med den eksisterende tabellens format og struktur.
Trinn 4
Naviger til fanen "Eksterne data", finn "Import"-gruppen og klikk på "Tekstfil"-ikonet. Dette åpner dialogboksen "Hent eksterne data - tekstfil".
Trinn 5
Bla til eller skriv inn navnet på tekstfilen du forberedte tidligere i "Filnavn"-boksen. Angi hvor du vil at dataene skal lagres. For en ny tabell, klikk "Importer kildedataene til en ny tabell i gjeldende database." For en eksisterende tabell, klikk "Legg til en kopi av postene til tabellen" og velg den aktuelle tabellen fra rullegardinmenyen liste.
Trinn 6
Klikk "OK" for å fortsette og åpne "Import Text Wizard". Access vil skanne dataene og anbefale en filstruktur. Bekreft eller velg alternativet som samsvarer med filformatet: «Delimited» eller «Fixed Width». Klikk "Neste".
Trinn 7
Hvis du bruker et avgrenset format, velg tegnet som brukes til å avgrense feltene. Hvis filen inneholder en tekstkvalifikator, velg kvalifikatoren du har brukt i "Tekstkvalifikator"-boksen. Hvis den første raden i Word-dokumentet inneholder feltnavnene, merker du av for "Første rad inneholder feltnavn." Hvis du er Bruk et format med fast bredde, se gjennom dataene og strukturen som vises, og juster kolonneplasseringen om nødvendig. Klikk "Neste".
Trinn 8
Se gjennom dataene og strukturen en gang til før du fortsetter. Hvis du trenger å spesifisere tilleggsinformasjon om noen av feltene, klikker du på feltoverskriften og skriver inn de riktige dataene for "Feltnavn" og "Datatype". For å opprette en indeks på det valgte feltet, sett "Indeksert" til "Ja". For å ekskludere det valgte feltet i importen, kryss av for "Ikke importer felt (Hopp over)." Klikk "Neste."
Trinn 9
Etabler en primærnøkkel hvis du importerer til en ny tabell. Du kan velge «La tilgang legge til primærnøkkel», som automatisk fyller ut en sekvens med IDer, velge din egen primærnøkkel fra et av kildefeltene eller velge «Ingen primærnøkkel». Klikk "Neste".
Trinn 10
For en ny tabell, bekreft eller endre navnet på den nye tabellen i "Importer til tabell"-boksen. Klikk "Fullfør" for å importere dataene. En dialogboks åpnes for å indikere statusen for importen.
Ting du trenger
Datamaskin
Microsoft Word 2010
Microsoft Access 2010
