![...](/f/0d8fe66682c7bd834cdee1a36c3133f5.jpg)
Å holde papirene i et enhetlig system betyr at det ikke blir uorganisert.
Et arkivsystem er en metode for å organisere papirarbeid og dokumenter for lagring. Det holdes et skap eller en boks som inneholder papirversjoner av dokumenter, mens et elektronisk system holder data på en datamaskin. Disse dataene kan være e-poster eller skannet papirarbeid. Når systemet er satt opp er det viktig at det vedlikeholdes, slik at det forblir i orden med oppdatert informasjon jevnlig lagt til. For å vedlikeholde systemet, må du opprette en prosedyre for bruk av begge systemene.
Papirarkivering
Trinn 1
Merk hver mappe, fil og skuff eller boks. Tittelen skal inneholde dokumentasjonsemnet, pluss datoen papirarbeidet begynner kl. For eksempel "Kvitteringer juni 2010 – nåtid" eller "Personalmappe februar 2008."
Dagens video
Steg 2
Opprett nye mapper, filer og skuffer eller bokser når du har en ny kategori papirarbeid å lagre, eller når eldre mapper, filer og skuffer er fulle. Bruk fargekoding for å skille mellom år eller måneder.
Trinn 3
Legg til nye dokumenter i den mest relevante mappen eller skuffen. Å legge dokumenter inn i mapper tilfeldig vil ødelegge arkivsystemet, siden informasjonen vil bli letet etter på feil sted. Hvis systemet bestiller dokumenter alfabetisk, fortsett å bruke denne prosessen i stedet for å bytte til et annet format.
Trinn 4
Fjern gamle, unødvendige dokumenter årlig. Når du fortsetter å legge til filene, vil noe informasjon bli irrelevant og utdatert. Makuler den og frigjør ekstra lagringsplass.
Elektronisk arkivering
Trinn 1
Lag mapper eller kataloger på datamaskinen. Konsolider dataene med jevne mellomrom, slik at de ikke blir uorganiserte. Å ha flere nettverksstasjoner eller flere mapper som inneholder lignende informasjon er ikke en effektiv måte å organisere dataene på.
Steg 2
Sikkerhetskopier dataene regelmessig. Bruk DVDer, en USB-stasjon, en ekstern harddisk eller et eksternt firma for å gjøre dette. Dette beskytter dataene mot tap.
Trinn 3
Sikre dataene ved å låse hver fil, gi tilgang til delegerte brukere eller legge til et passord når du åpner en fil. Dette forhindrer misbruk av dataene, svindel eller uautorisert tilgang. Pluss at du kan være sikker på at bare folk som vet hvordan systemet fungerer, bruker det.
Trinn 4
Skriv en prosedyre for bruk av det elektroniske arkivsystemet. Inkluder trinnvise instruksjoner for hvordan du finner, refererer, kategoriserer og arkiverer dataene, slik at hver bruker betjener systemet på samme måte. Hold den oppdatert hvis du avgrenser systemet for å unngå forvirring mellom brukere.
Trinn 5
Gjennomgå arkivsystemet hvert annet år. Sjekk at den fungerer bra -- dette kan defineres av hvor effektiv arkiveringen er, hvor enkelt det er å finne data og hvor organisert det er. Slett også uønskede filer og minimer elektronisk rot.
Ting du trenger
Arkivskap eller boks
Mapper
Tomme etiketter
penner eller tusjer
Datamaskin
Tips
Ha en gruppetreningsdag for å forklare hvordan hvert arkivsystem fungerer slik at det kan administreres og vedlikeholdes daglig.
Be om tilbakemelding på hvordan du kan utvikle arkivsystemet slik at det er mer brukervennlig eller bedre organisert.