Ved å bruke Google for samarbeidsinnboksen din kan du sørge for at ingen meldinger faller gjennom sprekken.
Bildekreditt: dolgachov/iStock/Getty Images
Google tilbyr en funksjon kalt Grupper som gjør det mulig for prosjektteam, klubber og klasser – eller personer innenfor en hvilken som helst annen gruppe – å kommunisere og dele innhold, for eksempel dokumenter, videoer og kalendere. En måte å bruke en gruppe på er å sette den opp som en samarbeidsinnboks. Teamet ditt kan bruke denne kontoen til å lese og svare på meldinger postet av gruppemedlemmer eller til og med kunder. Ved å bruke Groups for Business kan du inkludere et ubegrenset antall medlemmer og tildele ansvar til enkeltpersoner.
Trinn 1
Gå til Google Groups-nettstedet (se Ressurser) og klikk på "Opprett gruppe". Skriv inn et navn for gruppen og skriv inn e-postadressen du vil bruke, som ender på "@googlegroups.com." Skriv inn en beskrivelse av gruppen for medlemmer utsikt.
Dagens video
Steg 2
Velg "Collaborative Inbox" fra rullegardinlisten Velg en gruppetype. Velg typene medlemmer du vil gi tilgang til innboksfunksjoner. Velg de grunnleggende tillatelsene du vil bruke, for eksempel å la publikum se emner eller la alle gruppemedlemmer legge ut meldinger. Klikk på "Opprett" og deretter "OK" for å administrere innboksinnstillingene.
Trinn 3
Klikk på "Administrer"-koblingen nederst på emnesiden. Klikk "Inviter medlemmer" i venstre rute for å åpne et e-postinvitasjonsskjema. Skriv inn e-postadressene til personene du vil tillate å bruke innboksen, skriv inn en invitasjonsmelding og klikk "Send invitasjoner".
Trinn 4
Velg "Roler" i venstre rute og klikk "Roler". Velg rollen du vil administrere innstillinger for. Legg til medlemmer i rollen og velg tillatelsene du vil bruke. Gjenta for de resterende rollene. Avhengig av rollene du tildeler, mottar medlemmer varsler via sin primære e-postadresse når noen legger ut en ny melding.
Tips
For å holde oversikt over en diskusjon, legg den til som favoritt ved å klikke på stjerneikonet, og legg diskusjonen til i Stjernemerket-delen i hovedmenyen til venstre.
Gruppemedlemmer kan klikke på "Merk som beste svar"-knappen på deres favorittsvar på spørsmål eller "Merk som fullført"-knappen når et problem er løst.
Gruppeledere eller eiere kan vise svarene som anses best fremfor andre. Klikk på tannhjulikonet, velg "Administrer gruppe" og velg "Avansert". Klikk "Tilpass webvisning" og velg "Ja" under Vis en kopi av beste svar over andre svar.
