Hvordan lage et grunnleggende inventarregneark med Excel

Lagerstyring er avgjørende for enhver detaljhandel. Selv forretningsmodeller utenom detaljhandel krever intern lagerstyring for å spore verktøy og utstyr. Excel er usedvanlig nyttig fordi det tilbyr en billig måte å effektivt spore inventar. En stor, kompleks butikk vil dra nytte av et ende-til-ende-administrasjonsprogram, men Excel er tilstrekkelig for enkle lagerstyringsbehov.

Lagerstyring er et system som sporer varer når de kommer inn i virksomheten og logger dem ut når de selger. For eksempel vil en klesbutikk logge 100 skjorter inn i systemet etter at de er bestilt og lagerført på stativene. Når en kunde kjøper en av disse skjortene, sjekkes varen ut av varelageret og salget regnskapsføres med fortjenestemarginen vedlagt. Når 80 av disse skjortene er solgt, kan lederen eller eieren vurdere å legge inn en ny bestilling for å fylle på lagerbeholdningen.

Uten et styringssystem på plass spores ikke varelageret og butikken vet ikke hvor mye av hver vare som er på lager. Dette forstyrrer bestillingssystemer, økonomisk regnskap og muligheten til å overvåke salg og ta veloverveide kjøpsbeslutninger basert på de best og dårligst selgende varene.

Excel er mindre automatisert enn programmer som kobler opp til salgsstedet (POS). Disse POS-systemene brukes til å logge transaksjonen og behandle kredittkort. Mange er designet for å spore inventar også. Butikken legger inn nytt varelager manuelt og hver vare fjernes fra varelageret når salget er fullført. Lagre inventarprogramvare i Excel er ikke vanlig, men mange programmer tillater eksport til Excel for journalføring.

Å lage regnearket er en ganske enkel prosess. Lagerstyring Excel-formler er også nyttige for å spore den totale verdien av beholdningen som er logget inn i systemet. For å komme i gang, lag kategorioverskriftene for hver enkelt kolonne.

Bruk overskriften Punkt for den første kolonnen, Mengde for den andre og Enhetspris for den tredje og Totalsum for den fjerde. Selv om det finnes flere forskjellige systemer for sporing av beholdning, holder dette en nøyaktig telling og viser den totale verdien av alt beholdningen på lager.

For Totalverdi-kolonnen multipliserer du Mengden med Enhetsprisen for å bestemme dette tallet for hver rad. Formelen for å spore verdien for hver vare på lager er =sum (b*c). Bruk dette på hver rad slik at hver lagervare genererer en unik verdi basert på kvantum og enhetspris. For eksempel vil en t-skjorte oppført i tredje rad bruke =sum (b3*c3) for å bestemme den totale verdien på din inventarark i Excel.

Excel er nyttig, men er ikke alltid det beste alternativet. Regnearksystemet fungerer godt for bedrifter som kun håndterer noen få varer. For eksempel kan et selskap som selger medisinsk utstyr bare ha noen få forskjellige store billetter på lager. En røntgenmaskinmodell med 20 enheter er lett å spore uavhengig av verdien på hver enhet. Det er en situasjon med lavt antall og lavt lager som gjør sporing mye enklere.

Et medisinsk selskap som selger alt fra gasbind til salver vil imidlertid kreve et mer robust system for å spore inventar. Excel er fortsatt en mulighet, men å få tilgang til riktig plass på regnearket når tusenvis av elementer er oppført gjør prosessen ineffektiv. Et program med søkefunksjon kan raskt trekke elementet mens det viser all relevant informasjon angående beholdning tilgjengelig, foretatt salg, verdien av salgene og totalverdien av gjenværende beholdning i lager.

Vurder å bruke Excel som et startprogram for grunnleggende beholdningssporing og oppgrader til et mer seriøst system når det er aktuelt. Programvare for inventarsporing er dyrt, men er vel verdt kostnadene når du sporer mange enheter med høy omsetning.