Bildekreditt: Siri Stafford/Digital Vision/Getty Images
Månedlig avstemming av balansekontoer er den eneste måten å sikre at de økonomiske dataene for et selskap er riktig registrert i regnskapsbøkene. Balansekontoavstemming beskytter et selskap mot å rapportere feil i selskapets regnskap, noe som kan føre til feil ved utarbeidelse av selskapets føderale selvangivelse. Mange regnskapsførere oppretter Microsoft Excel-regneark for å hjelpe til med å avstemme hovedbokkontoer (GL) med ekstern dokumentasjon.
Trinn 1
Skriv inn navnet på hovedbokkontoen og hovedbokkontonummeret øverst i Excel-regnearket. Du kan skrive både navn og tall direkte inn i cellene i Excel og programvaren vil formatere oppføringene riktig.
Dagens video
Steg 2
Skriv inn måneden og året som skal avstemmes under GL-navnet og -nummeret.
Trinn 3
Skriv "Ending Balance per GL" i den første kolonnen i regnearket et par linjer under overskriften.
Trinn 4
Angi sluttbeløpet i hovedbokkontoen i den andre kolonnen i regnearket på samme linje som etiketten "Sluttsaldo per GL".
Trinn 5
Skriv "Sluttsaldo per (kildedokument)" i den første kolonnen i regnearket under raden som inneholder "Ending Saldo per GL." Eksempler på kildedokumenter inkluderer kundefordringsrapporter, leverandørgjeldrapporter og eiendeler oppføringer.
Trinn 6
Skriv inn sluttsaldoen per kildedokumentet for den hovedbokkontoen i den andre kolonnen i regnearket på samme linje som etiketten "Sluttsaldo per (kildedokument)".
Trinn 7
Skriv "Difference" i neste linje i den første kolonnen.
Trinn 8
Lag en beregning i den andre kolonnen ved siden av "Difference"-etiketten som trekker kildedokumentsummen fra den avsluttende hovedboksaldoen. Dette er beløpet som må avstemmes.
Trinn 9
Lag en seksjon under forskjellslinjen som heter "Avstemming av varer."
Trinn 10
List opp hvert element som skaper en avstemmingsforskjell i delen for avstemmingselementer. Inkluder en forklaring av hver vare og mengden av varen. Et eksempel på en avstemmingspost kan være en innbetaling på konto som ble bokført på bankkontoen, men ikke bokført til kundens konto.
Trinn 11
Opprett en beregning på slutten av delen Avstemmingselementer som summerer mengden av avstemmingselementer. Når totalsummen for avstemmingselementer er lik totalsummen for "Differanse", har du avstemt kontoen på riktig måte.
Ting du trenger
Microsoft Excel
Hovedbok
Kildedokumentasjon
Tips
Det er best å avstemme GL-regnskap før avslutning av regnskapsmåneden slik at du kan foreta nødvendige korrigeringer i regnskapsdataene i den aktuelle måneden.
Hvis du ikke er sikker på hvordan du oppretter avstemmingsregneark i Excel, bør du vurdere å ansette en regnskapsfører for å hjelpe deg med oppsettet.
