Excel kan kutte ned på feil ved å automatisere beregninger.
Bildekreditt: rgbdigital/iStock/Getty Images
Excel har et rykte for bruk i regnskapsavdelinger, og mens matematiske funksjoner er avgjørende for bokføring, programmets regneark og diagrammer hjelper deg med alt fra å bygge en handleliste til å analysere vitenskapelig poster. Å flytte fra Word til Excel for daglige oppgaver kan virke skremmende i begynnelsen, men når du først har blitt vant til å jobbe i et regneark, gjør Excel organisering og beregning mye enklere.
Lag en liste for hjem eller jobb
En av Excels enkleste men mest grunnleggende evner er organisere data. Excel kan ikke konkurrere med Microsoft Access for å bygge komplekse databaser, men for daglig organisasjon har Excel mange funksjoner og er langt enklere å bruke. For å lage en liste, bare skriv inn hvilke celler du trenger -- enten du trenger en grunnleggende to-kolonne dagligvareliste eller en inventar eller en katalog over hele biblioteket ditt, hjelper Excel med å holde dataene dine på plass, og gir sortering og søking.
Dagens video
For en mer avansert layout uten ekstra arbeid, start med en mal ved å søke på "Ny"-siden i Fil-menyen i Excel 2010 eller 2013. Microsoft tilbyr en rekke gratis maler for å bygge lister, alt fra sportslister til fakturaer til telefonkataloger.
Tegn dataene dine i et diagram
Skriv inn en rekke data i Excel, og programmet kan automatisk visualisere det som et diagram eller en graf. Etter at du har skrevet inn dataene dine, velger du dem og velger en av diagramstilene på Sett inn-fanen. Excel 2013 gjør prosessen enda enklere med "Anbefalte diagrammer"-knappen som skanner dataene dine og forhåndsviser de mest relevante diagrammene.
Det krever litt øvelse å legge ut data på riktig måte for et diagram. For å bygge et sektordiagram bruker du for eksempel to kolonner: den første inneholder etiketter og den andre inneholder prosenter. På samme måte bruker et linjediagram bare to kolonner: en for etiketter og en annen for punkter på Y-aksen. Hvis dataene dine inkluderer X- og Y-koordinater, bruk et punktdiagram i stedet.
Automatiser bokføring med funksjoner
Excels funksjoner automatiserer matematiske formler, forenkler bokføring, regnskap og annen datasporing. En av de vanligste funksjonene, SUM, legger sammen andre celler og har en snarvei med én knapp: velg en gruppe med celler og trykk "Alt-Equals" for å fylle ut summen. Noen funksjoner analyserer cellenes innhold og kan til og med jobbe med tekst. For eksempel sjekker EXACT om to celler har samme innhold og returnerer "TRUE" eller "FALSE".
For å angi en funksjon, skriv inn et likhetstegn, funksjonens navn og en åpen parentes, og fyll deretter ut variablene ved å klikke på andre celler for å referere til innholdet. For en veiledet forklaring på bruken av en funksjon, velg den fra funksjonsbiblioteket på Formler-fanen.
Beregn med komplekse formler
For å få mest mulig ut av Excels funksjoner, streng dem sammen i flerdelte formler for å fullføre komplekse beregninger. Nesten ethvert sett med funksjoner kan fungere sammen. For eksempel, legg til en kolonne med celler og avrund den til nærmeste hundre ved å kombinere SUM med RUND: =RUNDE(SUM(A1:A5); -2) avrunder summen av cellene A1 til A5 til to plasser igjen av desimaltallet, noe som resulterer i en runde hundrevis plass.
Formler kan også referere til andre formler. En bruk er å raskt spore fakturering og betalinger for virksomheten din. Legg sammen en kundes fakturaer i én kolonne, sum betalinger i en annen kolonne, og bruk deretter HVIS-funksjonen til å skrive ut et enkelt svar: =HVIS(B10>=A10,"BETALT","UBETALT") sjekker om summen av betalinger i B10 møter eller overstiger summen av belastninger i A10 og rapporterer enten «BETALT» eller «UBETALT» i klartekst.
