Automatiske e-posttilgangsrapporter
Microsoft Access er et kraftig, forbrukervennlig databaseprogram. Den kan brukes til individuelle husholdninger og for bedrifter. Noen komponenter i databasen inkluderer tabeller, spørringer, skjemaer, rapporter, makroer og moduler. Rapporter gir en lett lesbar presentasjon av informasjonen i databasen. Makroer gjør at rutineoppgaver kan automatiseres. Rapporter kan deles via e-post og sendes automatisk.
Trinn 1
Gå til «Start» > «Programmer» > «Microsoft Office» > «Microsoft Access», eller hvis Access nylig har blitt åpnet, gå til «Start» > «Microsoft Access».
Dagens video
Steg 2
Velg en database du vil bruke. I dette tilfellet lastes Issue-databasen ned.
Trinn 3
Klikk på "Opprett"-fanen.
Trinn 4
Klikk på "Makro".
Trinn 5
Velg "Send objekt" i rullegardinmenyen Handling.
Trinn 6
Fullfør hvert av trinnene i handlingsargumentet. Velg "Rapport" for objekttypen, velg "Åpne problemer" for objektnavnet (dette er navnet på rapporten som vil bli sendt på e-post) og velg "PDF-format (*.pdf)" for utdataformatet. Skriv inn e-postadressene til rapportmottakerne, emnet for e-posten og teksten til brødteksten i e-posten (meldingstekst). Hvis e-postmeldingen må redigeres før den sendes, velg "Ja"; ellers velger du "Nei". For HTML-filer, oppgi en bane for malen.
Trinn 7
Klikk på diskikonet for å lagre makroen.
Trinn 8
Gi makroen et navn, og klikk deretter på "OK".
Trinn 9
Klikk på utropstegnet for å kjøre makroen. Programmet vil be om at makroen lagres igjen.
Trinn 10
Klikk på "Tillat" for å tillate programmet å sende e-posten. Rapportene vil bli sendt via Outlook.
Trinn 11
Åpne navigasjonsruten ved å klikke på de doble pilene.
Trinn 12
Dobbeltklikk på den lagrede makroen for å automatisk sende rapporten på e-post.
Trinn 13
Åpne e-posten for å bekrefte at den ble sendt.
Tips
Denne prosessen fungerer også for Access 2003; skjermene vil se annerledes ut, men konseptet er det samme.
Rapporter er ikke de eneste objektene som kan sendes via e-post. Tabeller, forespørsler og skjemaer kan også sendes på e-post. Gå til Outlooks utboks for å sende meldingen, eller klikk "Send alle" hvis Outlook er åpen.
Advarsel
Send rapporten på e-post til deg selv for å sikre at de ble sendt automatisk.
