20 Ninja-tips for å få mest mulig ut av Gmail

Gmail toppet 900 millioner brukere i 2015. Ikke verst for et prosjekt hvis kodenavn kom fra en Dilbert-tegneserie. Da den ble lansert, var det ingen som trodde på den – den debuterte på 1. april.

Delvis på grunn av Gmails no-nonsense grensesnitt tar folk sjelden bryet med å lære seg de mange funksjonene. Tross alt er det allerede så enkelt. Men for de som tar seg tid til å lære dets ins og outs, blir Gmail et langt kraftigere verktøy. Her er 20 tips for å hjelpe deg på vei til å bli en Gmail-ninja.

Dette er det viktigste verktøyet for å navigere i Gmail. Hvis du er som de fleste, har du sannsynligvis aldri brukt det. Klikk på Utstyr -- plassert øverst til høyre på Gmail-skjermen -- det og gå inn i en modig ny verden.

Det første du vil legge merke til når du klikker på Utstyr er en rekke valg under en overskrift kalt Displaytetthet. Dette justerer tettheten som e-postene vises ved siden av hverandre. Det er nyttig når du arbeider med skjermer i forskjellige størrelser. Velg det alternativet som passer deg best.

Du kan også velge hvor mange e-poster som skal vises på en side. Klikk på Utstyr og så Innstillinger > Generelt. Under Maksimal sidestørrelse du kan velge antall samtaler (dvs. e-poster) per side, fra 10 til 100.

Husk at hver gang du gjør en endring i Innstillinger, må du gå ned til bunnen av siden og velge Lagre endring eller endringene dine beholdes ikke.

Å velge tema er en av de mest dramatiske visuelle endringene du kan gjøre i Gmail. Gå til Utstyr og velg Temaer. Du vil bli møtt av et utvalg av bakgrunner. En fargerik bakgrunn gir deg følelsen av at du jobber rett fra skrivebordet i stedet for i en nettleser. Og du kan også velge et av dine egne bilder som bakgrunn.

Hvis du vil gå tilbake til Gmails standardbakgrunn, velg den som er merket Lys.

Du kan også velge tekststil. Gå til Utstyr og velg Innstillinger > Generelt og du vil se Standard tekststil. Her kan du velge skrifttype, stil og farge på teksten din.

Hva synes du om trådene dine? Vi mener ikke klær. Tråder er en funksjon i mange e-postprogrammer som grupperer meldinger med svarene deres. Du liker kanskje dette eller ikke; kanskje du vil se hver e-post vist separat. Hvis du ikke vil ha e-postsamtalene nestet i hverandre, kan du slå av denne funksjonen. Gå til Utstyr og velg Innstillinger > Generelt og så Samtalevisning. Velg alternativknappen ved siden av Samtalevisning av å sette en stopper for tråder.

Du kan også endre stilen på innboksen din. Gå til Utstyr og velg Innstillinger > Innboks. Velg rullegardinmenyen ved siden av Innbokstype. Den er satt til standard, som presenterer e-poster i den rekkefølgen de ble mottatt. Men kanskje du foretrekker en annen måte. Kanskje du vil se uleste e-poster først, eller stjernemerkede e-poster, eller til og med viktige e-poster øverst.

Men du spør: Hvordan kan Gmail vite hva som er viktig? Flott spørsmål! Og det bringer oss til vårt aller neste tips.

Du kan lære Gmail hvilke meldinger som er viktige for deg. Det er et lite flagglignende ikon ved siden av hver e-post som blir gul når den klikkes (se skjermbildet for detaljer). Ved å klikke på det forteller du Gmail at det er viktig. Etter en stund fanger Gmail på og begynner automatisk å identifisere disse e-postene som viktige. For eksempel vil hver e-post som kommer inn fra sjefen din merkes som viktig. Omvendt kan du velge bort e-poster som ikke er viktige, men som Gmail feilaktig identifiserer på den måten. Snart vil du få Gmail til å gjøre jobben med å sortere e-posten for deg.

Å organisere e-postene dine visuelt kan hjelpe deg med å identifisere viktige e-poster når du gir innboksen en rask gang. Gmails to hovedverktøy for å gjøre dette er etiketter og stjerner. La oss starte med etiketter, som også fungerer som mapper i Gmail. For å lage en etikett, går du til toppen av vinduet og velger Flytte til ikon, formet som en mappe.

Når du klikker på den, får du opp en rullegardinboks. Plukke ut Lag ny. Gi den nye etiketten et navn og klikk Skape.

Som vi nevnte, er etiketter egentlig bare navnet som Gmail bruker for mapper. De vises langs venstre side av innboksen din under Skriv knapp. Du kan få merkede e-poster til å vises mer ved å tildele dem en farge. Hvis du holder markøren over et etikettnavn, ser du en liten pil til høyre. Klikk på den og en boks vises. Øverst i boksen ser du Etikettfarge. Klikk på pilen til høyre for den og en boks for valg av etikettfarge vises. Bare klikk på fargen du ønsker, og det vil være fargen på etiketten.

Stjerner er en annen fin måte å få e-postene dine til å skille seg ut visuelt. Se til høyre kant av e-postlisten i innboksen din, og du bør se hule stjerner. Når du klikker på en stjerne, blir den gul. Bom, du har nå flagget meldingen. Det kan bety hva du vil; stjernemerkede e-poster kan merke e-posten som viktig, trenger oppfølging eller noe annet. Det er opp til deg.

Gult er flott, men du har også mange flere farger å velge mellom, noe som i stor grad utvider den organisatoriske verdien til disse små ikonene. Hver gang du klikker på en stjerne, går den gjennom en av de tilgjengelige fargene.

Men her er et triks: Du kontrollerer hvilke farger (og til og med former) som er tilgjengelige. Klikk på Utstyr og velg Innstillinger > Generelt. Rull ned til Stjerner. Du kan dra stjerner (og former) mellom delene Ikke i bruk og I bruk, noe som gir deg all makt til å bestemme hva som skjer når du klikker stjerner tilbake i innboksen.

Når du har valgt det du ønsker, ikke glem å klikke Lagre endringer.

Når du er tilbake i innboksen din, kan du velge fargen på stjernen du vil ha (eller et annet ikon) ved å klikke gjentatte ganger på stjerneikonet ved siden av e-posten din. Den vil suksessivt gå gjennom fargealternativene dine.

Å lage filtre er en fin måte å forbedre Gmail-produktiviteten på. I hovedsak lager du regler som automatiserer Gmails svar på innkommende e-poster. Dette sparer deg for tid ved at du ikke lenger trenger å håndtere hver e-post individuelt. Reglene kan være hva som helst, fra å flytte e-poster, til å videresende dem, til å sende et standardsvar.

Velg først e-posten du vil opprette et filter for. Velg deretter Mer fra den øverste menylinjen og gå ned til Filtrer meldinger som disse.

I eksemplet nedenfor har vi valgt en markedsførings-e-post fra Phoenix-symfonien. Den første boksen som kommer opp har Fra: linje fylt ut. Klikk der det står Opprett filter med dette søket.

Når du er ferdig, vil du bli brakt til en annen boks hvor du kan lage regelen, eller filteret, du ønsker. I dette tilfellet skal vi lage to regler: hopp over innboksen og kategoriser disse typene e-poster som en kampanje. Når du har valgt reglene, klikker du Opprett filter. Når det er gjort, vil alle e-poster fra markedsavdelingen til Phoenix symfonien gå forbi innboksen og gå direkte til Kampanjer.

Du vil se i denne boksen at du har mange alternativer for å lage et filter. Du kan stjernemerke alle e-poster som kommer fra avsenderen, (i dette tilfellet phoenixsympony.org) sette på en etikett, merke dem som lest eller slette dem, blant andre muligheter.

Ved å lage filtre vil du introdusere en flyt til innboksen din som holder e-postene bevegelige i den retningen du ønsker, og øker e-posteffektiviteten din.

Når du oppretter et filter, vil det ikke ha noen effekt på e-poster du allerede har mottatt – med mindre du velger Bruk også filter på samsvarende samtaler som er en avmerkingsboks rett til høyre for Opprett filter knapp.

Du har sannsynligvis sendt minst én e-post du skulle ønske du kunne få tilbake.

Skulle ønske du kunne klikke på angre øyeblikk etter at du klikket på Send? Heldigvis kan du gjøre akkurat det i Gmail. Klikk på Utstyr deretter Innstillinger > Generelt. Klikk i avmerkingsboksen for å aktivere Angre Send og velg hvor mye tid du vil gi deg selv. Husk at jo lenger du angir angrefristen, desto lengre tid vil det ta hver e-post å faktisk sendes fra utboksen din, så 10 eller 20 sekunder er sannsynligvis tilstrekkelig.

Tastatursnarveier er et flott verktøy for å gå raskere gjennom Gmail. Du kan bruke dem til å navigere rundt i Gmail og også til å hjelpe deg med å sortere meldingene dine. Det første du må gjøre er å slå på hurtigtastene siden standardposisjonen deres er deaktivert. Du gjør dette ved å klikke på tannhjulet Innstillinger > Generelt. Gå til Tastatursnarveier og velg alternativknappen ved siden av Tastatursnarveier på.

For en fullstendig liste over Gmails hurtigtaster, besøk her. Du kan også finne et Gmail-jukseark her.

De fleste av oss har mer enn én e-postkonto. Og det er mulig å legge til disse kontoene i Gmail, slik at du ikke trenger å logge på flere kontoer for å sjekke e-posten din, så lenge det er vanlige POP3-kontoer.

Du må kjenne til innstillingene for e-postkontoene du planlegger å legge til. Når du har den informasjonen, gå til Gear Innstillinger > Kontoer og import. Velg deretter Legg til en POP3-e-postkonto du eier.

Herfra er det bare å skrive inn informasjonen som Gmail ber om. Gmail vil forsøke å fylle ut noe av dette automatisk, men det kan bli feil. Det er bedre å vite denne informasjonen på forhånd og legge den inn manuelt. Du vil også legge merke til en knapp ved siden av Legg igjen en kopi av hentede meldinger på serveren. Velg dette hvis du sjekker e-post ofte for den kontoen fra andre steder. Når du har fylt ut informasjonen, klikk Legg til konto. Du har nå satt opp Gmail til å motta e-post fra den andre kontoen din.

Du vil også bli spurt om du også ønsker å kunne sende e-poster fra denne kontoen. Hvis du velger ja, vil du legge merke til i neste boks at du blir spurt om du vil Behandle som et alias. Dette er et personlig valg som påvirker søkeinnstillingene mer enn noe annet. Du kan finne ut mer her. I hovedsak, hvis du velger Behandle som et alias, når du søker på «Fra: Meg», vil Gmail behandle denne nye adressen også som «Meg» – altså deg – og hente opp alle e-postene dine fra den nye kontoen du har lagt til.

Du vil også bli bedt om å fylle inn utgående serverinformasjon og passord. Når du klikker på neste, kan du bli bedt om en bekreftelseskode som beviser at du faktisk eier den kontoen, som enten sendes via e-post eller sendes til telefonen din. Når det trinnet er fullført, er du klar til å gå. Du vil se den nye e-posten under Send e-post som: i Kontoer og import under innstillinger.

Når du neste gang går for å sende en e-post, vil du legge merke til en rullegardinboks i Fra: linje i e-posten din. Det gir deg valget mellom å sende en e-post fra den opprinnelige Gmail-kontoen din eller den nye kontoen du har lagt til. Det kan være lurt å være forsiktig med at du sender fra adressen du vil sende fra. Det er en setting i Kontoer og import som lar deg Svar fra samme adresse som meldingen ble sendt til. Med dette valgt bør du unngå feil hvis målet ditt er å alltid ha din til: og fra: den samme.

Å legge til andre e-postkontoer kan være litt komplisert. Så vi følger det opp med et enkelt tips som kan spare deg for mye forverring. Kanskje du har lagt merke til at du har samlet et ugudelig antall reklame-e-poster. Det er på tide å kysse dem farvel og bruke de dyrebare 15 GB med plass Gmail gir deg til viktigere ting.

Du vet kanskje allerede at hvis du klikker på Velg alle ikonet helt til venstre på den øverste menylinjen, er bare 100 e-poster (eller hvor mange e-poster du har angitt for en enkelt side) valgt. Hvis du har mange e-poster, vil det ta lang tid å slette dem 100 om gangen.

Det viser seg at løsningen gjemmer seg for øye - og du har sannsynligvis aldri lagt merke til det. Når du velger alle, hvis det er flere e-poster i denne mappen eller etiketten enn det passer på den gjeldende siden, får du alltid muligheten til å velge alle e-postene. Klikk på lenken i den gule meldingen for å velge alt.

Når du har valgt av e-postene, klikker du Slett. Ferdig og ferdig!

Søkeoperatører er hurtigtastene i søkeverdenen. Å lære dem nå vil spare deg for mye sikting senere. De hjelper deg med å avgrense søket når du leter etter den e-posten i en høystakk.

Søkeoperatører i Gmail inkluderer Fra: som, etterfulgt av et navn, automatisk finner alle e-poster fra den personen. På samme måte er det Til: som spesifiserer en mottaker. For eksempel, hvis du raskt vil finne all fanmail til tegneserielegenden Stan Lee, skriver du Til: Stan Lee og listen vil vises i innboksen din. Du kan også søke etter emne med Emne: Tegneserier. (Merk at det ikke kan være mellomrom mellom kolon og søkeordet.) Du kan også søke etter etiketter (Merkelapp:) og sorter e-poster etter vedlegg (Har: vedlegg).

Det er mange andre måter å søke på, og Gmail gir en liste over søkeoperatører her.

Google-ingeniører legger ofte til "eksperimentelle" ting for å gjøre Gmail bedre. Google Labs er der du kan prøve noen av disse nye funksjonene først.

Dykk rett inn ved å klikke på Utstyr og velge Innstillinger > Labs. Du har nettopp gått inn i testområdet. Her finner du ting som et autentiseringsikon for bekreftede avsendere (et verktøy for å forhindre at spammere etterligner meldinger for å få dem til å se ut som de kommer fra et pålitelig nettsted). For å prøve det, klikk Muliggjøre.

Prøv ut hvilke du liker; du kan alltid deaktivere de du bestemmer deg for at du egentlig ikke trenger.