Funksjoner og funksjoner i Microsoft Excel

Enten for jobb eller hjemmebruk, et Excel-regneark er det beste verktøyet i Microsoft Office for å organisere data og lage lister. Selv om Word-dokumenter kan inneholde tabeller og kolonner, gjør Excel utformingen av informasjon mye enklere. Excel har også en rekke funksjoner for å designe formler som automatiserer beregninger. Selv om Excel ser skremmende ut til å begynne med, ligner programmets layout på andre Office-applikasjoner, så hvis du har brukt Word, vil du føle deg hjemme etter å ha sett deg rundt. For å få ekstra hjelp med en bestemt knapp på Excels bånd, hold markøren over den for å se et tips.

Hoveddelen av Excel-vinduet består av et regneark - eller arbeidsark -- av celler. Akkurat som med et papirregneark, kan hver celle inneholde alle tall eller hvilken som helst tekst - i motsetning til å jobbe med en Access-database lar Excel deg ganske enkelt klikke på en hvilken som helst celle og fylle den som passer best for deg prosjekt. I noen tilfeller, for eksempel for å spore forbruk, vil du bruke en organisert serie med rader og kolonner. Andre ganger, som å bygge en liste over teammedlemmer, vil cellebestilling og plassering ikke spille noen stor rolle. En fordel med Excel er hvor enkelt det gjør omorganisering av data: Velg en celle og dra kanten for å flytte den til et nytt sted på arket.

Hver Excel-fil, kalt a arbeidsbok, inneholder ett eller flere regneark. For å bytte mellom ark i en arbeidsbok, bruk fanene i nedre venstre hjørne av vinduet. Siden Excel 2007 bruker de fleste arbeidsbøker filtypen XLSX, mens eldre versjoner ble brukt XLS filer. Nye kopier av Excel kan lese disse gamle filene, men for å åpne en ny arbeidsbok i en gammel utgave, trenger den gamle PC-en Office-kompatibilitetspakke.

Som med resten av Office siden 2007, har Microsoft erstattet Excels menyer med båndfaner. Du kan tenke på fanene som visuelle menyer som forblir åpne -- hver fane inneholder et sett med relaterte funksjoner med forklarende ikoner. For eksempel inneholder fanen Hjem de vanligste alternativene, som font og tekstfarge, mens fanen Sett inn tilbyr måter å sette inn tabeller, tekstbokser og diagrammer på. Én fane, Fil, oppfører seg annerledes. Filen inneholder fortsatt grunnleggende oppgaver, inkludert "Ny", "Åpne" og "Lagre", men viser disse oppgavene i et fullskjermområde med ekstra alternativer, kalt utsikt bak scenen. For eksempel tilbyr "Ny"-knappen i backstage-visningen et søkbart utvalg av maler for nye arbeidsbøker.

I tillegg til å inneholde ren tekst og tall, kan celler inneholde formler, som alltid starter med et likhetstegn. Med en formel viser Excel resultatet av en ligning i en celle, men holder automatisk resultatet oppdatert når du endrer komponentene. En grunnleggende formel kan erstatte en kalkulator: skriv "=2+4" og Excel viser "6." Formler fungerer også med data i andre celler: "=A1+B1" legger til verdiene til cellene A1 og B1.

For andre prosedyrer enn direkte aritmetikk, bruk funksjoner å utføre ulike operasjoner på data. Funksjoners evner spenner fra enkel matematikk, for eksempel "GJENNOMSNITT" til gjennomsnitt av et celleområde, til å endre tekst, for eksempel "LOWER" for å konvertere en linje til små bokstaver. De to begrepene forveksles ofte, men husk at hver celle bare kan inneholde én formel, men hver formel kan bruke flere funksjoner, for eksempel "=GJENNOMSNITT(A1, B1)+SUM(A2, B2)" for å legge summen av to celler til gjennomsnittet av to andre celler.