Åpne en Access-database som inneholder en tabell du vil slå sammen til en annen tabell. Sørg for at datatypene i kilde- og måltabellene er kompatible. For eksempel, hvis det første feltet i kildetabellen er et tallfelt, må det første feltet i måltabellen være et tallfelt. Som Microsoft bemerker, "Tekstfelt er kompatible med de fleste andre typer felt." Det er med andre ord greit hvis en feltet i kildetabellen er et tallfelt og det tilsvarende feltet i måltabellen er et tekstfelt.
Klikk "Create" og klikk deretter "Query Design" for å vise Vis tabell-vinduet som viser databasens tabeller. Klikk på tabellen som inneholder postene du ønsker å kopiere. Klikk "Legg til" etterfulgt av "Lukk". Excel plasserer tabellen og dens felt i spørringsdesigneren.
Dobbeltklikk på stjernen øverst i spørringsdesigneren, og Excel legger til alle tabellens felt i spørringsdesignrutenettet.
Klikk "Kjør" for å kjøre spørringen og se en tabell som viser tabellens poster. Klikk "Vis" etterfulgt av "Designvisning" og klikk deretter "Legg til" for å åpne Legg til-vinduet.
Klikk på "Gjeldende database" hvis måltabellen er i gjeldende database, og klikk deretter på "Tabellnavn"-kombinasjonsboksen. Velg tabellen som du ønsker å legge til kildetabellens poster. Ellers klikker du "Another Database" og skriver inn navnet og plasseringen til databasen som inneholder måltabellen. Skriv inn tabellens navn i kombinasjonsboksen "Tabellnavn" og klikk "OK".
Høyreklikk på toppen av søkedesignvinduet og velg "Dataark View" for å se en forhåndsvisning som viser postene spørringen vil legge til. Høyreklikk på toppen av vinduet igjen og velg "Design View".
Klikk "Vis" etterfulgt av "Dataark og klikk deretter "Kjør." Et dialogvindu spør om du vil legge til radene fra kildetabellen til måltabellen. Klikk "Ja" for å gjøre det eller klikk "Nei" for å avbryte operasjonen. Når du klikker "Ja", slår Excel sammen tabellene dine.
Det er mulig at append-søkoperasjonen din ikke vil kjøre. Hvis ingenting skjer etter at du har klikket på "Kjør", sjekk statuslinjen nederst i Excel og se etter en melding som lyder "Dette handling eller hendelse har blitt blokkert av deaktivert modus." Hvis du ser den meldingen, klikker du på "Aktiver innhold" i meldingen bar.
Hvis du vil lage en sikkerhetskopi av måltabellen før du slår sammen data til den, høyreklikker du på tabellens navn i Tabellpanelet og velg "Kopier". Du kan deretter høyreklikke på en tom plass i det panelet og velge "Lim inn" for å lime inn en kopi av bord. Sikkerhetskopier sikrer at du ikke mister viktig informasjon hvis det oppstår et problem under en databaseendring.
Dette eksemplet illustrerer sammenslåing av alle postene fra en kildetabell til en måltabell. Du har også muligheten til å velge postene du vil kopiere til måltabellen. Etter at du har valgt en tabell fra Vis tabell-vinduet, må du ikke klikke på stjernen for å velge alle tabellens felt. Dobbeltklikk i stedet på hvert felt for å legge det til i spørringsrutenettet. Når du er ferdig, vises hvert felt i en egen kolonne i rutenettet. Du kan deretter skrive inn utvalgskriterier i tekstboksen Kriterier ved siden av et hvilket som helst felt. Hvis du for eksempel bare vil slå sammen poster der totalsalg-feltet er større enn 200, "skriv inn > 200" (uten anførselstegn) i tekstboksen Kriterier ved siden av totalsalg-feltet. Se Access-hjelpedokumentasjonen for å finne ut hvordan du bruker andre typer kriterier på spørringer.
